一、協同辦公系統的建立意義是什么

所謂的(de)(de)(de)協(xie)(xie)同(tong)(tong)辦公(gong)系(xi)統指(zhi)(zhi)的(de)(de)(de)是解決(jue)企業三(san)大孤(gu)島問題，即(ji)信息孤(gu)島、應用孤(gu)島和資源孤(gu)島。協(xie)(xie)同(tong)(tong)的(de)(de)(de)體現具體在于企業中任(ren)何的(de)(de)(de)一(yi)(yi)個(ge)點都可以關聯到企業其他(ta)的(de)(de)(de)任(ren)何的(de)(de)(de)一(yi)(yi)個(ge)點（這(zhe)里的(de)(de)(de)點是一(yi)(yi)個(ge)泛指(zhi)(zhi)），如果(guo)一(yi)(yi)個(ge)辦公(gong)系(xi)統做不(bu)到這(zhe)點，是不(bu)能稱為協(xie)(xie)同(tong)(tong)辦公(gong)系(xi)統的(de)(de)(de)。

協同辦公系統對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。具體來說，協同辦公系統對于公司現(xian)階段的工(gong)作具有(you)如(ru)下意(yi)義：

1、有利(li)于(yu)公(gong)司的(de)(de)(de)健(jian)康發展和整(zheng)體凝(ning)聚力提(ti)升，OA協同辦公(gong)系統是集(ji)團整(zheng)體使(shi)用的(de)(de)(de)，在使(shi)用的(de)(de)(de)過程中能夠使(shi)各部(bu)門真切感受(shou)的(de)(de)(de)一個集(ji)團的(de)(de)(de)實(shi)實(shi)在在的(de)(de)(de)存在，能夠增加主(zhu)人翁意(yi)識，促進品牌的(de)(de)(de)提(ti)升。

2、有(you)利(li)于(yu)公(gong)司各部門轉變管理觀念(nian)和工作模(mo)式，提高辦(ban)事效率，克服傳(chuan)統管理模(mo)式和辦(ban)公(gong)模(mo)式帶(dai)來的不良做(zuo)法，是各部門權利(li)與義務明(ming)確，方(fang)便公(gong)司領導(dao)監督與指導(dao)。

3、有(you)利(li)于節約(yue)行政開支，節省人力、財力。同(tong)時，在全局(ju)內部建(jian)立一個高效的協(xie)同(tong)管理(li)工作平臺(tai)和集中的信息整合(he)呈現平臺(tai)，形成各部信息共享、和諧互助的良(liang)好氛圍，建(jian)立健(jian)全組(zu)織文化，實現真(zhen)正的以人為(wei)本。

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二、協同辦公系統現狀分析及功能需求

1、現狀分析：

（1）辦(ban)公(gong)(gong)軟(ruan)件(jian)系(xi)(xi)統功能(neng)(neng)利用(yong)率低，存在資源浪費情(qing)況縱觀市(shi)(shi)面OA的(de)(de)使(shi)用(yong)歷程，現(xian)階(jie)段使(shi)用(yong)的(de)(de)OA系(xi)(xi)統，依舊(jiu)是基(ji)于(yu)傳統OA系(xi)(xi)統，存在著工作(zuo)(zuo)合作(zuo)(zuo)不合理性，OA系(xi)(xi)統中(zhong)有(you)大量的(de)(de)功能(neng)(neng)并(bing)未使(shi)用(yong)到(dao)，管理流程的(de)(de)混亂等都降低了(le)工作(zuo)(zuo)效(xiao)率。辦(ban)公(gong)(gong)軟(ruan)件(jian)系(xi)(xi)統給企業成(cheng)員(yuan)帶來的(de)(de)并(bing)不是享(xiang)受(shou)高效(xiao)、便捷(jie)的(de)(de)辦(ban)公(gong)(gong)體驗，恰恰相反(fan)，市(shi)(shi)面上(shang)功能(neng)(neng)繁(fan)雜、界(jie)面不友好的(de)(de)辦(ban)公(gong)(gong)軟(ruan)件(jian)系(xi)(xi)統讓那些(xie)原(yuan)本(ben)熟悉業務(wu)流程規范的(de)(de)企業成(cheng)員(yuan)無法迅(xun)速上(shang)手全新的(de)(de)操作(zuo)(zuo)方式(shi)，導致(zhi)工作(zuo)(zuo)的(de)(de)效(xiao)率達不到(dao)使(shi)用(yong)預(yu)期，優(you)秀的(de)(de)辦(ban)公(gong)(gong)體驗成(cheng)為空談。而(er)從(cong)團(tuan)隊協調(diao)性，在現(xian)有(you)的(de)(de)OA系(xi)(xi)統中(zhong)體現(xian)的(de)(de)又微乎其(qi)微，無法用(yong)系(xi)(xi)統完成(cheng)業務(wu)流程，還需要手工或(huo)者其(qi)他形式(shi)對團(tuan)隊進(jin)行管理，資源的(de)(de)浪費。

（2）網(wang)(wang)絡(luo)安全(quan)(quan)性(xing)(xing)問題基(ji)于網(wang)(wang)絡(luo)辦公(gong)(gong)中，能(neng)否保(bao)證軟件(jian)系統(tong)的(de)(de)(de)安全(quan)(quan)性(xing)(xing)一(yi)直是研究的(de)(de)(de)重(zhong)(zhong)要(yao)部(bu)分(fen)。例如，項目(mu)的(de)(de)(de)建立(li)，項目(mu)的(de)(de)(de)審批，項目(mu)的(de)(de)(de)驗收，金額的(de)(de)(de)往來等(deng)，在網(wang)(wang)絡(luo)中都存著安全(quan)(quan)性(xing)(xing)問題。對于企(qi)事業一(yi)些重(zhong)(zhong)要(yao)的(de)(de)(de)數據(ju)(ju)、記錄如何做到保(bao)護，不被攻擊或者篡(cuan)改數據(ju)(ju)等(deng)，都涉(she)及網(wang)(wang)絡(luo)安全(quan)(quan)性(xing)(xing)問題。存在著以上內容的(de)(de)(de)缺陷，本(ben)系統(tong)提出(chu)了在各行(xing)業，可根據(ju)(ju)用戶需(xu)要(yao)自定(ding)義，滿足其辦公(gong)(gong)使用的(de)(de)(de)協同辦公(gong)(gong)系統(tong)，更有效、方便的(de)(de)(de)管理項目(mu)。

2、功能需求

（1）可按企業或(huo)者(zhe)團隊規模需求定制系統(tong)負載能力。

（2）可(ke)進行任務(wu)的創(chuang)建(jian)與(yu)管理，并將任務(wu)分配到(dao)適合的任務(wu)分組。

（3）針(zhen)對(dui)每個任(ren)務(wu)，可以分解子任(ren)務(wu)、上傳(chuan)附件、設(she)定起止日期。

（4）在任何終端都(dou)可以(yi)使用熊貓辦公軟(ruan)件系統(tong)。

（5）針(zhen)對(dui)多種文件的云端存儲，并可以(yi)關(guan)聯到某個(ge)任(ren)務或某個(ge)項(xiang)目。

（6）管理人(ren)員(yuan)可(ke)以制定人(ren)員(yuan)安排會議，并且(qie)會議通(tong)知會準(zhun)時到達(da)與(yu)會人(ren)員(yuan)的通(tong)知提(ti)醒中。