一、辦公協作是指什么
辦公協(xie)作(zuo)(zuo)就(jiu)是(shi)多(duo)人協(xie)作(zuo)(zuo)辦公的(de)(de)方式(shi),隨著經(jing)濟(ji)全(quan)球化發展(zhan),時(shi)代對于企業協(xie)同辦公的(de)(de)要求越來(lai)越高(gao),特別是(shi)近幾(ji)年,市場(chang)對高(gao)效(xiao)、低成(cheng)本(ben)的(de)(de)追逐(zhu)愈來(lai)愈明顯,企業想提高(gao)競爭力必須(xu)對現(xian)有(you)辦公方式(shi)作(zuo)(zuo)出改變(bian),辦公協(xie)作(zuo)(zuo)是(shi)一(yi)種升級后的(de)(de)全(quan)新辦公方式(shi),擁有(you)效(xiao)率更高(gao)、成(cheng)本(ben)更低的(de)(de)特性。
舉個例子說明:有一個文檔需要幾個共同完成,我們平時的做法是,第一個人完成后交給第二個人補充,然后交給第三個人補充……,直到所有人都完成。有了協作辦公后就不一樣啦,所有人可以通過辦公軟件同時編輯(ji)這(zhe)個文檔,任何人(ren)保存后其他人(ren)都可以立即看到修改的內容(rong)。
二、辦公協作的優點有哪些
1、規范管理,提高工作效率
通過(guo)工(gong)(gong)作(zuo)流(liu)(liu)(liu)系(xi)統,員工(gong)(gong)不(bu)用(yong)(yong)拿著各種文(wen)件(jian)、申(shen)請、單據(ju)(比如(ru):公文(wen)會簽(qian)、計(ji)劃日志、用(yong)(yong)款(kuan)報銷等(deng)工(gong)(gong)作(zuo)流(liu)(liu)(liu)程(cheng)審批)在各部門之間跑來跑去(qu),等(deng)候(hou)審批、簽(qian)字、蓋章,這些工(gong)(gong)作(zuo)都可(ke)(ke)在網(wang)絡上進行(xing)。一(yi)些處理彈性大而(er)不(bu)易規范的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)流(liu)(liu)(liu)程(cheng)也(ye)可(ke)(ke)變得井然有序。同時由于系(xi)統設定的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)流(liu)(liu)(liu)程(cheng)是(shi)可(ke)(ke)以(yi)(yi)變更(geng)的(de)(de),可(ke)(ke)以(yi)(yi)隨時根據(ju)實際情況(kuang)來調整不(bu)合理的(de)(de)環(huan)節,為企業流(liu)(liu)(liu)程(cheng)的(de)(de)重組提供有效的(de)(de)事實依(yi)據(ju)。
2、節省運營成本
辦公協(xie)作最主要的特點之一是實現無紙化(hua)辦公,無紙化(hua)辦公節約了(le)大(da)量的紙張(zhang)及表格印刷(shua)費(fei)用(yong);工(gong)作審(shen)批(pi)流程的規(gui)范(fan)可(ke)為員(yuan)工(gong)節省(sheng)大(da)量工(gong)作時(shi)間;完善的信息交流渠(qu)道(dao)甚(shen)至可(ke)以(yi)大(da)幅降低(di)電(dian)話費(fei)及差(cha)旅費(fei)用(yong)。
3、消除信息孤島、資源孤島
辦公協作可以徹底消除(chu)由于企業內(nei)部各業務系統(tong)相互(hu)獨立、數(shu)據(ju)不一(yi)致,信息共(gong)享(xiang)程度不高、管理分散,管理維護工作量大(da)等因(yin)素形成(cheng)的一(yi)個個“信息孤島”、“資源孤島”。
4、促進知識傳播
實現企(qi)業對其最重要資產――知識(shi)的高效管理、積累沉淀(dian)、傳(chuan)播、應用。完全擺(bai)脫人員(yuan)流動造成的知識(shi)的流失。
5、提高企業競爭力、凝聚力
員(yuan)工(gong)與上級溝通很(hen)方便,信息(xi)反饋暢通,為(wei)發揮員(yuan)工(gong)的(de)智慧和積極性提供(gong)了舞(wu)臺。