怎么選會議活動場地
1、列出(chu)可供選(xuan)擇的(de)清單
必須制作一個(ge)會議場(chang)所(suo)(suo)清單表,清單表上(shang)需注明會議要求的所(suo)(suo)有重(zhong)要條件。如果清單設(she)計的合理,表明了酒店的條件好壞,將大(da)大(da)便于各個(ge)場(chang)所(suo)(suo)的比較和選(xuan)擇。
2、選擇合(he)適類型的場地(di)
選擇適合的(de)會議(yi)(yi)場地,必須依(yi)據當地可(ke)提供的(de)會議(yi)(yi)資源(yuan)狀況(kuang)及該會議(yi)(yi)的(de)程(cheng)序(xu)、預計的(de)與會人數、與會人員的(de)背景情況(kuang),以及最(zui)重要的(de)會議(yi)(yi)目的(de)、目標(biao)和與會者的(de)偏好等(deng)因(yin)素(su)綜合考慮。
3、會議類(lei)型與場地的搭配
舉辦培訓活動的最佳環境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育(yu)場所。
研(yan)究(jiu)和開發會議需要有利于(yu)沉思默想、靈感涌現的(de)環境。
重(zhong)大的(de)獎利、表彰型會(hui)議(yi)(yi)一定要有(you)檔次(ci),要引人入勝,會(hui)議(yi)(yi)的(de)目的(de)是對杰出表現予以獎勵。
對(dui)于(yu)交易會和(he)新產(chan)品(pin)展示會,需要選(xuan)擇有展廳(ting)的(de)場所,還要求(qiu)到(dao)達會場幾所在(zai)城市(shi)的(de)交通(tong)必須便利。
4、會議(yi)場地租賃(lin)的價格
價(jia)(jia)格往往在所有條件滿足會議需求之(zhi)后起到了一(yi)(yi)個決定(ding)性的因素,但是在會議場(chang)地的租(zu)賃中。一(yi)(yi)定(ding)要(yao)注意價(jia)(jia)格的范疇及單位。按場(chang)計(ji)價(jia)(jia)和(he)按天計(ji)價(jia)(jia)有本質的區別,一(yi)(yi)般一(yi)(yi)場(chang)會議為4小時規定。大致(zhi)約為(wei)半(ban)天。有的(de)(de)酒店一(yi)天是(shi)按三(san)場計(ji)算的(de)(de)。所以(yi)一(yi)定要明晰酒店的(de)(de)會(hui)(hui)場計(ji)價單位(wei)。而一(yi)天的(de)(de)計(ji)算是(shi)包含了(le)上午,下午以(yi)及晚上。計(ji)價單位(wei)明晰之后那(nei)就(jiu)是(shi)場地(di)供(gong)應商所給予(yu)的(de)(de)搭(da)建時間(jian),一(yi)場會(hui)(hui)議的(de)(de)布(bu)置(zhi)需要時間(jian),而布(bu)置(zhi)的(de)(de)時間(jian)是(shi)否(fou)免費(fei),收費(fei)又收多少呢?所以(yi)只有在綜合比較(jiao)了(le)所有情況下的(de)(de)價格才(cai)是(shi)最終可(ke)以(yi)參(can)考比對的(de)(de)價格。
會議場地租賃注意事項
在最終確定好會議場地后要簽訂合同,簽合同也是一門學問,一定要明晰所有之前確認的項目以及價格,白紙黑字寫明。將結算帳號、結算方式和結算幣種也要寫清。包括酒店承諾給予的服務和會議場地免費配套的設施都有什么。當然大型的會議最好注明某一層面的場地方負責人是誰,以免會議進行時出現問題找不到對接的人。
會議場地布置方案
1、基(ji)本設施布置
(1)講臺:高度適中,且通(tong)向講臺走道有照(zhao)明,講臺中央應(ying)有所進行的會議名稱,和(he)會議中心(xin)或會議賓館名稱。
(2)話筒:話筒(tong)事前(qian)調節好,音量不(bu)易過(guo)大。
(3)寫字板及水筆。
(4)視聽(ting)設備:計算(suan)機、投影儀、錄像機、屏幕,音響設備,鐳射筆,免費(fei)郵件(jian)服(fu)務,DVD空調,照明(ming)等。
(5)照明:照度均勻,燈光(guang)柔和穩(wen)定,易于控制調節。
(6)音響:包(bao)括(kuo)調音臺(tai),會務話筒(tong)等。
(7)會務視頻(pin)系統(tong):錄像機、投影機、幻燈機、視(shi)(shi)頻(pin)特技機、攝(she)像頭等(deng)主要設(she)備以及視(shi)(shi)頻(pin)切換(huan)(huan)器、視(shi)(shi)頻(pin)分配(pei)器、制式轉換(huan)(huan)器等(deng)輔助設(she)備。
(8)同聲傳播和表決(jue)系統。
2、會場布置
(1)會(hui)場布置基本原則:
切(qie)題(ti):根(gen)據會(hui)議(yi)的性質,布置會(hui)場時要注意(yi)突出會(hui)議(yi)主(zhu)題和(he)宗旨。如:黨代(dai)表(biao)會議會場要求樸素、莊重、大方。
正規:任何會場布置都應有序整潔(jie),有條(tiao)理。
樸素:從會(hui)議(yi)實際效果和自身經濟能力出發,做(zuo)到以最小的成(cheng)本創造最大(da)的經濟效益(yi)。
實(shi)用:會場布置應(ying)與會議所需(xu)功能相符(fu)合。
和諧:會場(chang)顏(yan)色、會(hui)場要素大(da)小要協調(diao)。
(2)會場布置基本(ben)模式
劇場(禮堂)式:適(shi)合大(da)規模(mo),人數較多(duo)的會議,如適(shi)用于新聞發布會、論壇(tan)、辯論會、啟動儀式(shi)等(deng)。
課桌式:適用于論(lun)壇(tan)、新聞發布會(hui)、研討會(hui)、培訓(xun)等等,這種形(xing)式便于聽眾(zhong)作記錄。
中空圓(正(zheng)方形或多邊形)式:適合規模較小,且身份級別相當的會(hui)議,如洽談(tan)會(hui),研討會(hui)等
U型或馬蹄(ti)型:適合小(xiao)型培(pei)訓(xun)會議。
圍桌式:適用于中式宴會(hui),如答謝會(hui)、招待會(hui)、茶話會(hui)等。