一、會展策劃有什么作用
成功的(de)會(hui)展活動源于(yu)成功的(de)會(hui)展策劃,會(hui)展策劃作為(wei)一個系統工程,主要具(ju)有以下幾個作用:
1、戰略指導作用
策劃(hua)是一種(zhong)(zhong)理性(xing)(xing)思維,以(yi)確保(bao)(bao)未來(lai)即將進(jin)行(xing)(xing)的(de)活動,有條(tiao)不紊地按預(yu)定的(de)目(mu)標(biao)(biao)進(jin)行(xing)(xing),是策劃(hua)者為策劃(hua)目(mu)標(biao)(biao)進(jin)行(xing)(xing)決策謀(mou)劃(hua)、探(tan)索、設計多種(zhong)(zhong)備選方案的(de)過程。決策者以(yi)策劃(hua)方案為基礎,進(jin)行(xing)(xing)選擇和決斷,從而保(bao)(bao)證決策的(de)程序(xu)化和科學性(xing)(xing)。
戰略指(zhi)導作(zuo)用是指(zhi)會(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)策劃能為(wei)會(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)活(huo)動的執行(xing)提供總體的指(zhi)導思想。以展(zhan)(zhan)(zhan)覽策劃為(wei)例,如(ru)展(zhan)(zhan)(zhan)覽場地(di)、展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)規(gui)模、展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的主題及時間的安排、展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)品牌、主要(yao)合作(zuo)伙伴(行(xing)業)等方面(mian),在會(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)策劃方案中都(dou)要(yao)事(shi)先(xian)提出詳細的預(yu)案。
2、實施規劃作用
實施規劃(hua)作用是(shi)指會展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)能為(wei)會展(zhan)(zhan)活(huo)動(dong)提供具(ju)體(ti)的行動(dong)計劃(hua)。一般來說,會展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)方案(an)通(tong)過(guo)之后,在具(ju)體(ti)的實施過(guo)程中可以根(gen)據(ju)(ju)情況作適當調整,但(dan)會展(zhan)(zhan)活(huo)動(dong)運行的總體(ti)思路與(yu)要求是(shi)不(bu)會改變的,策(ce)劃(hua)方案(an)是(shi)會展(zhan)(zhan)活(huo)動(dong)實施的主要依據(ju)(ju)。
3、進程制約作用
進(jin)程(cheng)制約作(zuo)用是(shi)指會(hui)(hui)展策劃(hua)能安排并制約會(hui)(hui)展活(huo)(huo)動(dong)(dong)的(de)(de)進(jin)程(cheng)。尤其是(shi)大型會(hui)(hui)展活(huo)(huo)動(dong)(dong),所(suo)(suo)涉及的(de)(de)工作(zuo)千頭萬緒,在會(hui)(hui)展活(huo)(huo)動(dong)(dong)執行(xing)的(de)(de)進(jin)程(cheng)中,必(bi)領嚴格按照策劃(hua)所(suo)(suo)提出(chu)的(de)(de)方案進(jin)行(xing)工作(zuo),這樣才能確保(bao)會(hui)(hui)展活(huo)(huo)動(dong)(dong)的(de)(de)順利進(jin)行(xing)。
4、效果控制作用
策劃(hua)一般會(hui)對會(hui)展(zhan)活(huo)動發展(zhan)的長遠問題(ti)或本(ben)質問題(ti),針對會(hui)展(zhan)環境的未來變(bian)化(hua)發展(zhan),進行超(chao)前研究、預測發展(zhan)趨勢(shi)、思(si)考未來發展(zhan)問題(ti),以提高會(hui)展(zhan)活(huo)動策劃(hua)主體適(shi)應(ying)未來和(he)創造未來的主動性。
效(xiao)(xiao)果(guo)控制作(zuo)用是指會(hui)展策(ce)劃(hua)能預測、監督會(hui)展項目活動(dong)的(de)效(xiao)(xiao)果(guo)。某一(yi)(yi)會(hui)展活動(dong)在執行(xing)過程中是否達到預期的(de)效(xiao)(xiao)果(guo),,通過對照策(ce)劃(hua)方(fang)案的(de)相關要求就(jiu)能夠清晰地看出(chu)。會(hui)展策(ce)劃(hua)一(yi)(yi)方(fang)面能對會(hui)展活動(dong)的(de)最終(zhong)完成效(xiao)(xiao)果(guo)進行(xing)控制,另(ling)一(yi)(yi)方(fang)面也可以對策(ce)劃(hua)方(fang)案本身的(de)可行(xing)性(xing)、合理性(xing)進行(xing)檢驗。
5、規范運作作用
會(hui)展策(ce)劃(hua)(hua)者在進(jin)行計(ji)劃(hua)(hua)或規(gui)(gui)劃(hua)(hua)之前,運(yun)用(yong)科學的(de)策(ce)劃(hua)(hua)運(yun)作程序對計(ji)劃(hua)(hua)進(jin)行構思和設(she)計(ji),為計(ji)劃(hua)(hua)生(sheng)成提供(gong)智謀,使(shi)計(ji)劃(hua)(hua)切實(shi)可行,使(shi)預算投向可靠(kao)。規(gui)(gui)范(fan)運(yun)作作用(yong)是指會(hui)展策(ce)劃(hua)(hua)能使(shi)會(hui)展運(yun)作趨于(yu)科學、合理、規(gui)(gui)范(fan)。
二、會展設計策劃方案基本流程七步走
1、合理分工
策(ce)(ce)劃主管負(fu)責(ze)(ze)協調(diao)溝(gou)通整個小組各(ge)策(ce)(ce)劃人員(yuan)的工作,并(bing)全權負(fu)責(ze)(ze)策(ce)(ce)劃方(fang)案的制定和(he)修(xiu)訂;策(ce)(ce)劃人員(yuan)負(fu)責(ze)(ze)編擬會展項目計(ji)劃;文(wen)案撰寫人員(yuan)負(fu)責(ze)(ze)撰寫各(ge)類會展文(wen)案,包括會展常(chang)用文(wen)書(shu)、會展社(she)交文(wen)書(shu)、會展推(tui)介文(wen)書(shu)、會展合同等 ;美術(shu)設(she)(she)計(ji)人員(yuan)負(fu)責(ze)(ze)各(ge)類各(ge)種類型視覺形象設(she)(she)計(ji),如廣告設(she)(she)計(ji)、展示空間設(she)(she)計(ji);市場調(diao)查人員(yuan)負(fu)責(ze)(ze)進行市場調(diao)查并(bing)編寫市場調(diao)查報告;媒體(ti)聯絡人員(yuan)進行媒體(ti)宣傳(chuan)推(tui)廣。
2、市場調查與分析
市場調查與分析包括產業環境、目標(biao)市場、政策法規、同類會展、自身資(zi)源五個方面(mian)內容的調查,得出分析報告。
3、制定行動方案
(1)制(zhi)定一個統籌兼顧的(de)方案(an)(an)是會展項(xiang)目順利(li)開展的(de)重要前提,選擇合(he)適的(de)時間,合(he)適的(de)地點,并(bing)做到兩者的(de)合(he)理搭配(pei),是方案(an)(an)必(bi)須注意的(de)內容。
(2)會(hui)(hui)展(zhan)策劃方(fang)案具(ju)體(ti)化,應形成一個(ge)可(ke)供操作的(de)具(ju)體(ti)措(cuo)施。其(qi)間(jian)得需明確以下內(nei)容:會(hui)(hui)展(zhan)項目(mu)的(de)目(mu)標(biao)、實現會(hui)(hui)展(zhan)項目(mu)目(mu)標(biao)的(de)環境(jing)、會(hui)(hui)展(zhan)項目(mu)營(ying)銷戰略要素、會(hui)(hui)展(zhan)相關活動的(de)開展(zhan)、會(hui)(hui)展(zhan)策劃方(fang)案的(de)效(xiao)果與評(ping)估、會(hui)(hui)展(zhan)策劃方(fang)案實施的(de)附加條件。
(3)設(she)計行動日(ri)程(cheng)表(biao)也(ye)是必不(bu)可(ke)缺(que)少(shao)的(de)(de)(de)一環。會展項目的(de)(de)(de)行動日(ri)程(cheng)必須精心設(she)計,策劃方(fang)案(an)(an)的(de)(de)(de)制作、方(fang)案(an)(an)的(de)(de)(de)實施不(bu)得延誤,每(mei)個步驟的(de)(de)(de)開(kai)始和(he)結束(shu)都應有(you)時間的(de)(de)(de)規定和(he)限制,以保證方(fang)案(an)(an)的(de)(de)(de)實施能夠順利進行,否則(ze)就(jiu)會嚴重影響會展的(de)(de)(de)成功舉辦。
4、制定預算方案
制定一份(fen)完善的會展項目預算方(fang)案一般包(bao)括(kuo)場地費用(yong)(yong)(yong)(yong)、行(xing)政管理費用(yong)(yong)(yong)(yong)(包(bao)括(kuo)公司行(xing)政管理人(ren)員(yuan)的工資和行(xing)政辦公費用(yong)(yong)(yong)(yong)等)、宣傳推廣費用(yong)(yong)(yong)(yong)、招展、招商費用(yong)(yong)(yong)(yong)、相關活動經(jing)費和其他(ta)可能產生的費用(yong)(yong)(yong)(yong)。
5、確定會展項目收入來源
會展(zhan)收(shou)入(ru)來源(yuan)一般(ban)是會務費或展(zhan)位費收(shou)入(ru)、門(men)票收(shou)入(ru)和企(qi)業贊助收(shou)入(ru)。
6、撰寫會展策劃方案
將策劃的(de)最終成果整理成書(shu)面材料,即策劃書(shu),也稱企劃案,其主(zhu)體內(nei)容包括現狀或背景介(jie)紹、分析(xi)、目標、戰(zhan)略、戰(zhan)術(shu)或行(xing)動方案、效(xiao)益預(yu)測、控制和應急措施,各部分內(nei)容可因具體要求不同而(er)詳細程度不一。可涵蓋內(nei)容如可行(xing)性(xing)研(yan)究報(bao)告、項(xiang)目意向書(shu)、項(xiang)目建議(yi)書(shu)以及(ji)(ji)廣告策劃書(shu)、宣(xuan)傳手(shou)冊等圍繞(rao)某(mou)次戰(zhan)前、戰(zhan)中以及(ji)(ji)展后(hou)的(de)所有策劃文案。
7、評估與修正
及(ji)時召開總結會,對策劃書進行(xing)評估修正(zheng)。同(tong)時做(zuo)好相(xiang)關的善后公關工作,并準備(bei)好會展突發事故的解決(jue)備(bei)案。