一、會展策劃有什么作用

成功(gong)的(de)會(hui)展活(huo)動源(yuan)于成功(gong)的(de)會(hui)展策劃(hua)，會(hui)展策劃(hua)作(zuo)為一個系(xi)統工(gong)程(cheng)，主要(yao)具(ju)有(you)以(yi)下(xia)幾個作(zuo)用(yong)：

1、戰略指導作用

策(ce)劃(hua)(hua)是(shi)一種(zhong)理性(xing)思維，以(yi)確(que)保未(wei)來即將(jiang)進(jin)行(xing)(xing)(xing)(xing)的活動，有條(tiao)不紊(wen)地按預定的目(mu)標(biao)進(jin)行(xing)(xing)(xing)(xing)，是(shi)策(ce)劃(hua)(hua)者為(wei)策(ce)劃(hua)(hua)目(mu)標(biao)進(jin)行(xing)(xing)(xing)(xing)決(jue)策(ce)謀劃(hua)(hua)、探索、設計多種(zhong)備選方案(an)的過程。決(jue)策(ce)者以(yi)策(ce)劃(hua)(hua)方案(an)為(wei)基礎，進(jin)行(xing)(xing)(xing)(xing)選擇和決(jue)斷(duan)，從而保證決(jue)策(ce)的程序化和科學性(xing)。

戰略指導(dao)作(zuo)用(yong)是指會(hui)展策劃能為會(hui)展活動(dong)的執(zhi)行提供總體的指導(dao)思想(xiang)。以展覽策劃為例(li)，如(ru)展覽場地、展會(hui)規(gui)模、展會(hui)的主(zhu)題及時間的安排、展會(hui)品牌、主(zhu)要(yao)合作(zuo)伙伴(ban)（行業）等方(fang)面，在會(hui)展策劃方(fang)案中都要(yao)事(shi)先提出(chu)詳細的預(yu)案。

2、實施規劃作用

實(shi)(shi)施(shi)規劃(hua)作用是(shi)(shi)指會(hui)展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)能為會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)提供具體的(de)行動(dong)計(ji)劃(hua)。一般來說(shuo)，會(hui)展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)方案(an)通過之后，在具體的(de)實(shi)(shi)施(shi)過程中(zhong)可以根據情況作適當(dang)調整(zheng)，但會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)運(yun)行的(de)總體思路與要(yao)求是(shi)(shi)不會(hui)改(gai)變的(de)，策(ce)劃(hua)方案(an)是(shi)(shi)會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)實(shi)(shi)施(shi)的(de)主要(yao)依據。

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3、進程制約作用

進程制約作用(yong)是(shi)指會展(zhan)(zhan)策劃能安排(pai)并(bing)制約會展(zhan)(zhan)活(huo)(huo)動(dong)的(de)進程。尤其是(shi)大型會展(zhan)(zhan)活(huo)(huo)動(dong)，所涉及的(de)工作千(qian)頭萬緒(xu)，在會展(zhan)(zhan)活(huo)(huo)動(dong)執(zhi)行的(de)進程中，必領嚴格按照策劃所提出的(de)方(fang)案(an)進行工作，這樣才能確(que)保會展(zhan)(zhan)活(huo)(huo)動(dong)的(de)順(shun)利進行。

4、效果控制作用

策(ce)劃一般會對會展(zhan)活動發展(zhan)的(de)長遠(yuan)問(wen)題或本(ben)質問(wen)題，針對會展(zhan)環(huan)境的(de)未來變化發展(zhan)，進行超前研究、預測發展(zhan)趨勢、思考未來發展(zhan)問(wen)題，以提高會展(zhan)活動策(ce)劃主體適應未來和(he)創造未來的(de)主動性。

效果控制(zhi)作用是指會(hui)(hui)(hui)展(zhan)策(ce)劃能(neng)預測、監督(du)會(hui)(hui)(hui)展(zhan)項目活動(dong)的效果。某(mou)一會(hui)(hui)(hui)展(zhan)活動(dong)在執行(xing)(xing)過程(cheng)中是否(fou)達到(dao)預期的效果，，通過對照(zhao)策(ce)劃方(fang)案(an)的相關(guan)要求就能(neng)夠清晰地(di)看出(chu)。會(hui)(hui)(hui)展(zhan)策(ce)劃一方(fang)面能(neng)對會(hui)(hui)(hui)展(zhan)活動(dong)的最(zui)終(zhong)完成效果進行(xing)(xing)控制(zhi)，另一方(fang)面也可以(yi)對策(ce)劃方(fang)案(an)本(ben)身的可行(xing)(xing)性(xing)、合理性(xing)進行(xing)(xing)檢驗(yan)。

5、規范運作作用

會(hui)展策(ce)劃(hua)(hua)者在進行計劃(hua)(hua)或規劃(hua)(hua)之前，運(yun)(yun)(yun)用科(ke)學(xue)的策(ce)劃(hua)(hua)運(yun)(yun)(yun)作(zuo)(zuo)程序對計劃(hua)(hua)進行構思和設計，為計劃(hua)(hua)生成提供(gong)智謀(mou)，使(shi)(shi)(shi)計劃(hua)(hua)切實可行，使(shi)(shi)(shi)預算投向可靠。規范(fan)運(yun)(yun)(yun)作(zuo)(zuo)作(zuo)(zuo)用是指會(hui)展策(ce)劃(hua)(hua)能(neng)使(shi)(shi)(shi)會(hui)展運(yun)(yun)(yun)作(zuo)(zuo)趨于科(ke)學(xue)、合理(li)、規范(fan)。

二、會展設計策劃方案基本流程七步走

1、合理分工

策(ce)劃(hua)主管負(fu)(fu)責(ze)協(xie)調(diao)溝通整(zheng)個(ge)小(xiao)組各(ge)(ge)策(ce)劃(hua)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)的(de)(de)工作(zuo)，并全(quan)權負(fu)(fu)責(ze)策(ce)劃(hua)方案的(de)(de)制定和修訂；策(ce)劃(hua)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責(ze)編(bian)擬(ni)會展項目(mu)計劃(hua)；文(wen)案撰寫人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責(ze)撰寫各(ge)(ge)類會展文(wen)案，包(bao)括會展常用文(wen)書、會展社交文(wen)書、會展推介文(wen)書、會展合同等 ；美術設計人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責(ze)各(ge)(ge)類各(ge)(ge)種類型視覺形象設計，如廣告設計、展示空間設計；市(shi)(shi)場(chang)調(diao)查(cha)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責(ze)進行市(shi)(shi)場(chang)調(diao)查(cha)并編(bian)寫市(shi)(shi)場(chang)調(diao)查(cha)報告；媒體聯絡人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)進行媒體宣傳推廣。

2、市場調查與分析

市場(chang)調(diao)查與分析包括產業(ye)環境、目標市場(chang)、政(zheng)策法規、同類會展、自身資(zi)源(yuan)五個方面內(nei)容(rong)的調(diao)查，得(de)出分析報告。

3、制定行動方案

（1）制定一個統籌兼顧(gu)的(de)(de)方(fang)案是會展(zhan)項目(mu)順利開展(zhan)的(de)(de)重要前提，選擇(ze)合適(shi)的(de)(de)時間(jian)，合適(shi)的(de)(de)地點，并做到兩者的(de)(de)合理搭配(pei)，是方(fang)案必須注意的(de)(de)內(nei)容(rong)。

（2）會(hui)展策(ce)(ce)劃方案(an)具體(ti)化，應形(xing)成一個可(ke)供操(cao)作的(de)具體(ti)措(cuo)施(shi)。其間得需(xu)明確以下內容(rong)：會(hui)展項(xiang)(xiang)目(mu)的(de)目(mu)標、實現會(hui)展項(xiang)(xiang)目(mu)目(mu)標的(de)環境、會(hui)展項(xiang)(xiang)目(mu)營銷戰略要素(su)、會(hui)展相(xiang)關活(huo)動的(de)開展、會(hui)展策(ce)(ce)劃方案(an)的(de)效果與評估、會(hui)展策(ce)(ce)劃方案(an)實施(shi)的(de)附加條件。

（3）設計(ji)行(xing)動(dong)日(ri)程表也是必不可缺少的一環。會(hui)展項(xiang)目的行(xing)動(dong)日(ri)程必須精(jing)心設計(ji)，策劃方(fang)案的制作、方(fang)案的實施(shi)(shi)不得延誤，每個步驟的開始和(he)結束(shu)都應有時間的規定和(he)限制，以保(bao)證(zheng)方(fang)案的實施(shi)(shi)能夠順利(li)進行(xing)，否則就會(hui)嚴(yan)重影響會(hui)展的成功舉辦(ban)。

4、制定預算方案

制(zhi)定一份完善的會展項目預算(suan)方案一般(ban)包括(kuo)場(chang)地費(fei)用、行(xing)政(zheng)管理費(fei)用（包括(kuo)公司行(xing)政(zheng)管理人員的工資和行(xing)政(zheng)辦(ban)公費(fei)用等(deng)）、宣(xuan)傳(chuan)推廣費(fei)用、招(zhao)展、招(zhao)商費(fei)用、相(xiang)關活動(dong)經費(fei)和其(qi)他可(ke)能產生的費(fei)用。

5、確定會展項目收入來源

會(hui)展(zhan)收(shou)入(ru)來源(yuan)一(yi)般是會(hui)務(wu)費(fei)或展(zhan)位(wei)費(fei)收(shou)入(ru)、門票收(shou)入(ru)和企業贊助收(shou)入(ru)。

6、撰寫會展策劃方案

將策劃(hua)的(de)最終(zhong)成果整理成書(shu)(shu)面材料(liao)，即策劃(hua)書(shu)(shu)，也(ye)稱企劃(hua)案(an)(an)，其主(zhu)體內(nei)容(rong)包括(kuo)現狀(zhuang)或(huo)背景介紹(shao)、分析(xi)、目標、戰(zhan)(zhan)略、戰(zhan)(zhan)術或(huo)行動方(fang)案(an)(an)、效益預(yu)測、控制和(he)應急措施，各部分內(nei)容(rong)可因(yin)具體要求不(bu)同而詳細程度不(bu)一。可涵蓋內(nei)容(rong)如(ru)可行性研究報告、項目意(yi)向(xiang)書(shu)(shu)、項目建議(yi)書(shu)(shu)以(yi)及(ji)廣告策劃(hua)書(shu)(shu)、宣傳(chuan)手冊等(deng)圍繞某次戰(zhan)(zhan)前(qian)、戰(zhan)(zhan)中以(yi)及(ji)展后的(de)所有策劃(hua)文案(an)(an)。

7、評估與修正

及時召(zhao)開總結會，對(dui)策劃(hua)書進行評估修(xiu)正。同時做好相(xiang)關(guan)的善后公(gong)關(guan)工作(zuo)，并準備好會展突發事(shi)故的解(jie)決備案。