一、合同管理系統功能有哪些

合(he)同(tong)管理(li)系統(tong)是企業(ye)管理(li)的(de)(de)重(zhong)要組成部分，主要管理(li)企業(ye)的(de)(de)往來(lai)合(he)同(tong)，如采(cai)購、銷售、工(gong)程合(he)同(tong)等，它的(de)(de)具體功能主要有(you)：

1、合同起草

提(ti)供合(he)(he)同(tong)示(shi)范文本(ben)庫，起草人選擇對應的合(he)(he)同(tong)范本(ben)，填寫(xie)合(he)(he)同(tong)要素，合(he)(he)同(tong)示(shi)范文本(ben)只(zhi)允(yun)許起草人填空，不允(yun)許修(xiu)改(gai)固定條(tiao)款格式。

2、合同審批

根據企業(ye)的業(ye)務流程(cheng)自(zi)定(ding)義軟(ruan)件中合同審批(pi)流程(cheng)，保(bao)存(cun)所有的審批(pi)意(yi)見，幫助評(ping)審人員參考，最后(hou)打印出合同審批(pi)單。

3、合同文件管理

管理所有(you)與合(he)同有(you)關的文(wen)(wen)件，包括合(he)同原(yuan)稿、變(bian)更文(wen)(wen)件、附(fu)圖等(deng)內容，將任意格式(shi)的電(dian)子版(ban)文(wen)(wen)檔可以(yi)直接導入(ru)系統(tong)中。

4、結算管理

解(jie)決企業的資金(jin)管理(li)，為合(he)同(tong)細化了(le)何時(shi)應該結算賬款，無論是對(dui)收款還是付款均有重要意義，可以及時(shi)安排資金(jin)調度及收回款項，既保證(zheng)按時(shi)守信，又合(he)理(li)充分(fen)利用資金(jin)，降低執行風險(xian)。

5、合同進度記錄

明(ming)確記(ji)錄合同進度，并與計劃情況進行(xing)對比(bi)(bi)，方(fang)(fang)便領(ling)導(dao)隨時了解(jie)合同動態執行(xing)的(de)情況，到底完(wan)成(cheng)到何種程度，完(wan)成(cheng)的(de)百分比(bi)(bi)是多少(shao)，方(fang)(fang)便領(ling)導(dao)調整進度，安排下一步的(de)工作。

6、商品管理

采用合同(tong)商品清(qing)單(dan)、詢價(jia)(jia)、報價(jia)(jia)表(biao)單(dan)管理(li)對應標的(de)物型號、規格等明細，可以按商品類型、交貨期等信息統計合同(tong)商品數量和金(jin)額，為公司(si)市場策略、財務規劃、招投標管理(li)等提供依(yi)據。

7、合同變更

記錄合同變(bian)更的原因、影(ying)響，并將變(bian)更依據(ju)作為附件導入系統(tong)，從而兼顧了變(bian)更過(guo)程管理的嚴謹和自(zi)動性，關聯結果(guo)，有據(ju)可查，權責明晰。

8、預警

系統自動掃描(miao)并對所有快(kuai)到期的(de)結款、審批、收貨、驗(yan)收、付款等關鍵節點或事(shi)項進行預警，幫助(zhu)用戶提前做(zuo)好(hao)財務規劃和分析決策。

9、報表

從不同角度(du)對系統(tong)數據進行統(tong)計分析，輔助(zhu)經營(ying)決策，多(duo)樣化的統(tong)計方(fang)式，自定義統(tong)計條件，并將統(tong)計結果輸出圖形。

二、合同管理系統是如何進行合同管理的

合同(tong)(tong)管(guan)理(li)系統可以讓(rang)企業更高效地管(guan)理(li)合同(tong)(tong)，其(qi)進行合同(tong)(tong)管(guan)理(li)主(zhu)要(yao)可分為預執行和執行后兩個階段：

1、預執行階段

（1）挑選適合的模板并起草合同

從模板庫中依據(ju)合(he)同(tong)請(qing)(qing)(qing)求(qiu)、使用(yong)預置的(de)(de)(de)標(biao)準(zhun)語(yu)言和條款起(qi)草合(he)同(tong)。在合(he)同(tong)管理系統(tong)(tong)中請(qing)(qing)(qing)求(qiu)訪問權(quan)限(xian)是很容易(yi)的(de)(de)(de)，使用(yong)簡單(dan)的(de)(de)(de)訪問請(qing)(qing)(qing)求(qiu)表單(dan)，用(yong)戶(hu)就可以申(shen)請(qing)(qing)(qing)到訪問權(quan)限(xian)。這個(ge)過程比傳統(tong)(tong)的(de)(de)(de)通過電子郵件(jian)或(huo)電話(hua)申(shen)請(qing)(qing)(qing)的(de)(de)(de)方法更安全。

除了請求表(biao)單，團(tuan)隊還(huan)可以訪問預先批準(zhun)的(de)合同條款和模板(ban)庫，從而更(geng)快(kuai)地實現文檔和合同組裝，同時消除標準(zhun)法(fa)律語言的(de)偏(pian)差。

（2）執行合同，包括談判、審批和簽字

現(xian)在，您已使用預先(xian)批準的(de)模(mo)板(ban)或條款創建了合同草稿，下一(yi)階段(duan)是執(zhi)行(xing)合同。執(zhi)行(xing)合同草案必須先(xian)做到兩件事。

首先，有(you)關各方必須(xu)審查合同(tong)草案，這(zhe)可(ke)能(neng)需要(yao)也可(ke)能(neng)不需要(yao)談判。其次，相關人員必須(xu)批準該合同(tong)文(wen)件。使用電(dian)子合同(tong)管(guan)理系統審查和修(xiu)訂合同(tong)，可(ke)以(yi)簡化這(zhe)一過(guo)程

被授予權限(xian)的內部(bu)團隊可以(yi)直接在電子合同管理系統中同時審閱和修訂文檔(dang)(dang)，而不是通過(guo)電子郵件或(huo)者微(wei)信等交換和執(zhi)行修改意見(jian)。當文件準備好時，各方將收(shou)到提示。用戶可以(yi)簽(qian)署文檔(dang)(dang)并(bing)將其(qi)轉發到合同生命周期的下一階段(duan)。

（3）合同創建和執行自動化工作流

合(he)(he)同管(guan)(guan)理(li)系統的(de)工作流功能主要(yao)關注的(de)是(shi)在合(he)(he)同生(sheng)命周期(qi)中，控制(zhi)和管(guan)(guan)理(li)合(he)(he)同請(qing)求的(de)流程(cheng)，從執行到管(guan)(guan)理(li)各個(ge)階段。用(yong)簡單的(de)話(hua)說，就是(shi)這個(ge)軟件幫我們(men)在合(he)(he)同從開始到結束的(de)全(quan)過程(cheng)中，管(guan)(guan)理(li)和指導合(he)(he)同的(de)所(suo)有請(qing)求和步驟(zou)。構建(jian)自(zi)動(dong)化工作流程(cheng)，消除手(shou)動(dong)跟蹤，并(bing)簡化管(guan)(guan)理(li)合(he)(he)同所(suo)需的(de)每個(ge)階段。

合(he)同(tong)(tong)工作(zuo)流(liu)可以根據類型、角色和合(he)同(tong)(tong)記(ji)錄數據而變化(hua)。還可以關聯到微信通知(zhi)和手機日歷(li)提醒(xing)等功能，以加快組(zu)織的工作(zuo)流(liu)程。使用業務規則和流(liu)程在合(he)同(tong)(tong)生(sheng)命周期(qi)的每(mei)個(ge)階段構建工作(zuo)流(liu)，供員(yuan)工遵循。這樣做將確保整(zheng)個(ge)合(he)同(tong)(tong)生(sheng)命周期(qi)的治理和合(he)規性。

2、執行后階段

（1）將合同、組織、聯系人和文檔集中在一個安全的存儲庫中

合同管理系統(tong)允許您的團隊(dui)為所有合同和(he)文檔(dang)存儲建立一(yi)個電(dian)子存儲庫。這是合同管理流程(cheng)數(shu)字化轉型的第一(yi)階段。該軟件使您能夠(gou)實(shi)現(xian)數(shu)據安(an)全和(he)隱私(si)的數(shu)字解(jie)決方案，保(bao)持最高的數(shu)據安(an)全標準。

（2）管理合同、文件、組織、聯系人以及關鍵日期和條款

合(he)同(tong)(tong)管(guan)理(li)系統中的(de)工具改進了執行(xing)后的(de)合(he)規性和(he)管(guan)理(li)流程(cheng)，它還(huan)可以(yi)最(zui)大化(hua)組織管(guan)理(li)的(de)合(he)同(tong)(tong)的(de)價值，例如可以(yi)配置(zhi)電子郵件或(huo)微(wei)信、日(ri)歷等提醒(xing)您在截止日(ri)期(qi)之(zhi)前啟動操作；隨(sui)時訪問存檔(dang)合(he)同(tong)(tong)；進行(xing)更有效(xiao)的(de)合(he)同(tong)(tong)管(guan)理(li)和(he)審(shen)計(ji)，并自定義待辦事項列表。

（3）通過搜索、報告和儀表板訪問和分析合同數據

合同管理系統可(ke)利用(yong)和(he)構(gou)建(jian)合(he)同(tong)數據，您(nin)可(ke)以輕(qing)松(song)搜索(suo)合(he)同(tong)，并把合(he)同(tong)放置在有用(yong)的報告和(he)儀表盤中。此外，在將(jiang)現有合(he)同(tong)添加(jia)到合(he)同(tong)管(guan)理系統(tong)時(shi)，系統(tong)支持光學字符識別（OCR）技術(shu)尤(you)為重要，OCR會自動(dong)掃描文檔內容，以確保(bao)各(ge)方可(ke)以輕(qing)松(song)找到所(suo)有合(he)同(tong)內容，以便您(nin)執行(xing)任何(he)搜索(suo)。