一、合同管理系統功能有哪些

合(he)(he)(he)同管(guan)理(li)系統是企業管(guan)理(li)的(de)重要組(zu)成部分，主要管(guan)理(li)企業的(de)往來合(he)(he)(he)同，如采購、銷(xiao)售、工(gong)程合(he)(he)(he)同等，它(ta)的(de)具體功能主要有：

1、合同起草

提(ti)供合同(tong)示(shi)范文本(ben)(ben)庫，起草人選(xuan)擇對(dui)應的(de)合同(tong)范本(ben)(ben)，填寫合同(tong)要(yao)素，合同(tong)示(shi)范文本(ben)(ben)只允許(xu)起草人填空(kong)，不允許(xu)修改固(gu)定條款格式。

2、合同審批

根據企業的(de)業務(wu)流程(cheng)自定(ding)義軟件中合同審批流程(cheng)，保存所有的(de)審批意(yi)見，幫(bang)助評審人員參考，最(zui)后打印出合同審批單。

3、合同文件管理

管理(li)所有與合同有關的文(wen)件，包括(kuo)合同原(yuan)稿、變更文(wen)件、附(fu)圖(tu)等內(nei)容，將(jiang)任意(yi)格(ge)式的電(dian)子(zi)版(ban)文(wen)檔可(ke)以直接導入系統中。

4、結算管理

解決(jue)企業的資(zi)(zi)金管理，為(wei)合同細化了何時(shi)應該(gai)結算賬款(kuan)，無論是(shi)對收款(kuan)還是(shi)付款(kuan)均有重要意義(yi)，可以及時(shi)安(an)排資(zi)(zi)金調度及收回(hui)款(kuan)項，既保證按時(shi)守信，又(you)合理充分(fen)利用資(zi)(zi)金，降低執行風險。

5、合同進度記錄

明確記(ji)錄合同進度，并與(yu)計劃(hua)情況(kuang)進行對比，方便領(ling)導隨(sui)時了解(jie)合同動態(tai)執行的情況(kuang)，到底完成到何種程度，完成的百(bai)分比是多少(shao)，方便領(ling)導調整進度，安排下一步的工(gong)作。

6、商品管理

采用合(he)同(tong)商(shang)品清單、詢價、報價表單管(guan)理(li)對應標的物型號、規格(ge)等(deng)明細(xi)，可以按商(shang)品類型、交貨期等(deng)信息統計(ji)合(he)同(tong)商(shang)品數量和金額(e)，為(wei)公司市場(chang)策略、財務規劃、招投標管(guan)理(li)等(deng)提供依據。

7、合同變更

記錄合(he)同變更的(de)原因、影響(xiang)，并將變更依據作為附(fu)件導入系統，從而兼顧了變更過(guo)程管理的(de)嚴謹和自動性，關(guan)聯結果，有據可查，權(quan)責明晰。

8、預警

系(xi)統(tong)自動掃描并對(dui)所有快到期(qi)的結款(kuan)(kuan)、審批、收貨、驗收、付款(kuan)(kuan)等關鍵(jian)節(jie)點或事項進行預(yu)警(jing)，幫助(zhu)用(yong)戶(hu)提前做(zuo)好財務(wu)規劃(hua)和(he)分析(xi)決策(ce)。

9、報表

從不同角度對系統數據(ju)進行統計(ji)分(fen)析(xi)，輔助經營決策，多樣化(hua)的統計(ji)方式(shi)，自(zi)定義統計(ji)條件，并將統計(ji)結果輸出圖形。

二、合同管理系統是如何進行合同管理的

合(he)同管(guan)理系統可以讓(rang)企業更高效地管(guan)理合(he)同，其進行(xing)合(he)同管(guan)理主(zhu)要(yao)可分為預執行(xing)和(he)執行(xing)后兩個階段：

1、預執行階段

（1）挑選適合的模板并起草合同

從模板(ban)庫(ku)中依據合同(tong)請(qing)(qing)求(qiu)、使用預置的標準語(yu)言和條款起草合同(tong)。在(zai)合同(tong)管理系(xi)統中請(qing)(qing)求(qiu)訪(fang)問權(quan)限(xian)是很容易的，使用簡單的訪(fang)問請(qing)(qing)求(qiu)表單，用戶就(jiu)可以申請(qing)(qing)到(dao)訪(fang)問權(quan)限(xian)。這個過程(cheng)比傳統的通過電子郵件或電話申請(qing)(qing)的方法更(geng)安(an)全。

除了請求表單，團隊還可以(yi)訪問預先批準(zhun)的合同條款和(he)(he)模(mo)板庫，從而更快地實現(xian)文檔和(he)(he)合同組裝，同時消除標準(zhun)法律語言的偏(pian)差。

（2）執行合同，包括談判、審批和簽字

現在(zai)，您已使用預先批準的模板或(huo)條款創(chuang)建了(le)合(he)同草稿，下(xia)一階段(duan)是執行合(he)同。執行合(he)同草案必須(xu)先做到兩件(jian)事。

首(shou)先，有關各方(fang)必須(xu)審(shen)(shen)查(cha)合同草案，這(zhe)可能需要(yao)也可能不需要(yao)談判。其(qi)次，相(xiang)關人員(yuan)必須(xu)批準該(gai)合同文(wen)件。使用電(dian)子合同管理系(xi)統審(shen)(shen)查(cha)和修訂(ding)合同，可以(yi)簡化這(zhe)一過(guo)程

被(bei)授予權限的內部團隊可以(yi)直(zhi)接在電子(zi)合(he)同(tong)(tong)管(guan)理系統中同(tong)(tong)時審閱和(he)修訂文(wen)檔(dang)，而不是通過電子(zi)郵件或者微信等交換和(he)執行修改意見。當文(wen)件準備(bei)好時，各方將(jiang)收到提示。用戶可以(yi)簽署(shu)文(wen)檔(dang)并將(jiang)其轉發(fa)到合(he)同(tong)(tong)生命(ming)周期(qi)的下一(yi)階段。

（3）合同創建和執行自動化工作流

合(he)(he)同(tong)(tong)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)系統的(de)工作流功能主要關注的(de)是在(zai)合(he)(he)同(tong)(tong)生命周期中，控制和(he)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)合(he)(he)同(tong)(tong)請(qing)求的(de)流程(cheng)(cheng)，從執行到(dao)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)各個(ge)階段。用簡(jian)單(dan)的(de)話說，就是這個(ge)軟件幫我們在(zai)合(he)(he)同(tong)(tong)從開始到(dao)結束的(de)全過程(cheng)(cheng)中，管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)和(he)指導合(he)(he)同(tong)(tong)的(de)所(suo)有請(qing)求和(he)步(bu)驟。構建自動(dong)化工作流程(cheng)(cheng)，消(xiao)除(chu)手動(dong)跟蹤，并簡(jian)化管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)合(he)(he)同(tong)(tong)所(suo)需的(de)每個(ge)階段。

合(he)(he)同(tong)(tong)工(gong)(gong)作流(liu)可以(yi)根據(ju)類型、角(jiao)色和(he)(he)合(he)(he)同(tong)(tong)記錄(lu)數據(ju)而變(bian)化。還可以(yi)關(guan)聯到微信通(tong)知(zhi)和(he)(he)手機(ji)日歷提醒等功能，以(yi)加快(kuai)組織(zhi)的工(gong)(gong)作流(liu)程。使(shi)用業務規則和(he)(he)流(liu)程在合(he)(he)同(tong)(tong)生命周期的每個階(jie)段構建工(gong)(gong)作流(liu)，供員工(gong)(gong)遵循。這(zhe)樣做將(jiang)確保(bao)整個合(he)(he)同(tong)(tong)生命周期的治理(li)和(he)(he)合(he)(he)規性。

2、執行后階段

（1）將合同、組織、聯系人和文檔集中在一個安全的存儲庫中

合(he)同管(guan)(guan)理系統允許(xu)您的(de)團隊為(wei)所有合(he)同和文檔存儲建(jian)立(li)一(yi)個電子(zi)存儲庫。這(zhe)是合(he)同管(guan)(guan)理流程數字化轉型的(de)第(di)一(yi)階段。該軟件使您能(neng)夠(gou)實現(xian)數據(ju)安全和隱私的(de)數字解決方案(an)，保持(chi)最高的(de)數據(ju)安全標準。

（2）管理合同、文件、組織、聯系人以及關鍵日期和條款

合(he)同(tong)管(guan)理系(xi)統中(zhong)的(de)工具改進了執行后的(de)合(he)規性(xing)和管(guan)理流程(cheng)，它還可(ke)以(yi)(yi)最大化組織(zhi)管(guan)理的(de)合(he)同(tong)的(de)價值(zhi)，例如可(ke)以(yi)(yi)配置(zhi)電子郵件或微信、日歷等提醒您(nin)在(zai)截止日期(qi)之前啟(qi)動操作(zuo)；隨時訪問存檔合(he)同(tong)；進行更有效的(de)合(he)同(tong)管(guan)理和審計，并自定義待(dai)辦(ban)事項列表。

（3）通過搜索、報告和儀表板訪問和分析合同數據

合同管理系統可(ke)(ke)利用(yong)和構建(jian)合同(tong)數據，您可(ke)(ke)以(yi)(yi)輕松(song)搜(sou)索(suo)合同(tong)，并把(ba)合同(tong)放置在(zai)有(you)(you)用(yong)的(de)報告和儀表盤中。此外，在(zai)將現有(you)(you)合同(tong)添(tian)加(jia)到(dao)合同(tong)管理系統時，系統支持光學字(zi)符識別（OCR）技(ji)術尤為重(zhong)要，OCR會自(zi)動(dong)掃描文(wen)檔內容，以(yi)(yi)確(que)保(bao)各方可(ke)(ke)以(yi)(yi)輕松(song)找到(dao)所有(you)(you)合同(tong)內容，以(yi)(yi)便(bian)您執行任何搜(sou)索(suo)。