一、電子檔案管理系統通用功能要求

1、文件管理功能：支持數據的存儲、管理、查找和歸檔，同時支持文件系統的網絡和分布在不同服務器上的管理。

2、安全性功能：多級用戶權限管理、主從簽名機制，支持部分歸檔文檔的多層次加密。

3、備份功能：支持本(ben)地備(bei)份功能，可以定期、自動進行文檔的備(bei)份與恢(hui)復。

4、共享功能：支持不同(tong)的系統(tong)間的文檔(dang)(dang)共享，支持跨IDE網絡(luo)的文檔(dang)(dang)傳(chuan)輸。

5、審核功能：支(zhi)持(chi)全流(liu)程文(wen)檔審(shen)核管理，允許單用戶(hu)或組文(wen)檔審(shen)核功能。

6、報表功能：支持電子檔案管理系統所涉及的文檔內容分析，支持用戶查看和打印報表。

7、系統改進功能：支持(chi)程序校驗機制，及定期改(gai)進更新程序。

8、報警提示功能：支持文件有效期及文件狀態的監控，可以以郵件或短信的方式發出報警信息。

9、其它功能：支持(chi)對(dui)文(wen)檔的檢索、排(pai)版、編輯、打印(yin)和影(ying)像處(chu)理等功能。

10、系統性能調優和容災功能：支持系統水平擴展，提供及時和(he)可靠的數據恢復能力。

11、其他特色功能：可以根據特定的應用場景，通過API和其它開發框架來實現個性化的(de)高級功能。

二、電子檔案管理系統有什么特點

1、數字化管理

電子檔案管(guan)理(li)系統主(zhu)要(yao)基于計算機技術，將傳統的(de)紙質檔案照(zhao)片(pian)、文字(zi)、電子文檔等通過數字(zi)化的(de)手(shou)段轉化為數字(zi)檔案，再通過網絡、存儲設備等手(shou)段進行記(ji)錄、備份、管(guan)理(li)等各項工(gong)作。

2、網絡化傳輸

電子檔(dang)案(an)(an)管理系統采用互聯網(wang)技術，將數字化(hua)的檔(dang)案(an)(an)通過網(wang)絡傳(chuan)輸到各個部門、機(ji)構，實現(xian)各個地點之(zhi)間的檔(dang)案(an)(an)共享。同(tong)時(shi)還能夠實現(xian)遠(yuan)程(cheng)查詢、遠(yuan)程(cheng)復(fu)制、遠(yuan)程(cheng)借閱等功能，使(shi)檔(dang)案(an)(an)管理工(gong)作更加高效、便捷。

3、安全可靠

電子檔案(an)管理系統采用多重(zhong)安全(quan)(quan)技(ji)術，保證檔案(an)的安全(quan)(quan)性(xing)和可靠(kao)性(xing)。包括檔案(an)加密、備份(fen)、審計(ji)、權限(xian)管理等各(ge)項手(shou)段，避(bi)免檔案(an)丟(diu)失(shi)、信息泄(xie)漏等問(wen)題。

4、便于借閱和利用

電子檔(dang)(dang)(dang)案(an)管理系統支(zhi)持(chi)多種(zhong)檢索(suo)方式，包括(kuo)關鍵(jian)字搜(sou)索(suo)、文(wen)本檢索(suo)、全文(wen)檢索(suo)等(deng)，使(shi)檔(dang)(dang)(dang)案(an)查閱(yue)和(he)借閱(yue)更加便利(li)，同時支(zhi)持(chi)檔(dang)(dang)(dang)案(an)數字化閱(yue)讀，便于檔(dang)(dang)(dang)案(an)的(de)利(li)用和(he)共(gong)享。

三、電子檔案管理系統的實現需要具備什么條件

1、信息化建設

電子(zi)檔案管理(li)系統是(shi)信(xin)息(xi)(xi)化(hua)建設的(de)一部分，需(xu)要建立完整(zheng)的(de)信(xin)息(xi)(xi)化(hua)體(ti)系，實(shi)現各項業務的(de)數(shu)字化(hua)、網絡化(hua)以及信(xin)息(xi)(xi)化(hua)，包括協同辦公、數(shu)字化(hua)加工、信(xin)息(xi)(xi)化(hua)監管等。

2、技術支持

電子檔(dang)案管理系(xi)統(tong)(tong)需要依靠計(ji)算(suan)機技術、網(wang)絡(luo)技術、存(cun)儲技術等技術支持(chi)，還(huan)需要專(zhuan)業的檔(dang)案管理軟件和硬件系(xi)統(tong)(tong)支持(chi)，包括(kuo)數據庫、存(cun)儲設備(bei)、網(wang)絡(luo)通信設備(bei)等。

3、規范管理

電子(zi)檔(dang)案管(guan)(guan)理系統需(xu)(xu)要(yao)遵循一定的管(guan)(guan)理規(gui)范(fan)和(he)(he)標準，包括文件分類、文件編號、文件保(bao)管(guan)(guan)和(he)(he)借閱管(guan)(guan)理等(deng)規(gui)范(fan)，還需(xu)(xu)要(yao)制(zhi)定完善的檔(dang)案安全(quan)防范(fan)措施，保(bao)障檔(dang)案的安全(quan)性(xing)和(he)(he)可靠(kao)性(xing)。

4、人才培養

電子檔案(an)管(guan)理(li)(li)(li)系(xi)統需要專業(ye)的檔案(an)管(guan)理(li)(li)(li)人才(cai)，需要培(pei)養(yang)一批(pi)具有(you)電腦技術、檔案(an)管(guan)理(li)(li)(li)、信息(xi)檢索等專業(ye)技能的高(gao)素質(zhi)人才(cai)，這些人才(cai)將成為電子檔案(an)管(guan)理(li)(li)(li)系(xi)統實現(xian)的關鍵。

總之，電子檔(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)系統是現(xian)(xian)代(dai)化(hua)(hua)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)的(de)(de)重要形式，其具(ju)有(you)數字化(hua)(hua)管(guan)理(li)(li)、網絡化(hua)(hua)傳(chuan)輸、安全(quan)可靠、便于借閱和利用等(deng)特點，同(tong)時也(ye)需(xu)要具(ju)備信息化(hua)(hua)建設、技(ji)術支持、規范管(guan)理(li)(li)和人才培養(yang)等(deng)條件的(de)(de)支持，實現(xian)(xian)電子檔(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)系統需(xu)要通過(guo)不斷地優(you)化(hua)(hua)和改(gai)進，才能(neng)更好地發(fa)揮其應用和推廣的(de)(de)效果和價值。