一、電子檔案管理系統通用功能要求
1、文件管理功能:支持數據的存儲、管理、查找和歸檔,同時支持文件系統的網絡和分布在不同服務(wu)器上的(de)管理。
2、安全性功能:多級用戶權限管理、主從簽名機制,支持部分歸檔文檔的多層次加密。
3、備份功能:支持本(ben)地備份功能,可以定期(qi)、自動進行(xing)文檔的(de)備份與恢復。
4、共享功能:支持(chi)(chi)不同的(de)系統間(jian)的(de)文檔共享,支持(chi)(chi)跨IDE網絡的(de)文檔傳輸。
5、審核功能:支持(chi)全流程文檔審核管(guan)理,允許單用(yong)戶或組(zu)文檔審核功能(neng)。
6、報表功能:支持電子檔案管理系統所涉及的文檔內容分析,支持用戶查看和打印報(bao)表。
7、系統改進功能:支持程序(xu)校驗機(ji)制,及定期改進更新程序(xu)。
8、報警提示功能:支持文件有效期及文件狀態的監控,可以以郵件或短信的方式發出報警信息(xi)。
9、其它功能:支(zhi)持對文檔的檢(jian)索(suo)、排版、編輯(ji)、打印和影像處理等(deng)功能。
10、系統性能調優和容災功能:支持系統(tong)水(shui)平擴展(zhan),提供及時和可靠(kao)的數據恢(hui)復能(neng)力。
11、其他特色功能:可以根據特定的應用場景,通過API和其它開發框架來實現個性化(hua)的高級功(gong)能。
二、電子檔案管理系統有什么特點
1、數字化管理
電子檔(dang)案管理(li)系統主要基(ji)于計算機技術,將傳統的紙質檔(dang)案照片(pian)、文字(zi)、電子文檔(dang)等通過數(shu)字(zi)化(hua)的手段(duan)轉(zhuan)化(hua)為數(shu)字(zi)檔(dang)案,再通過網絡、存儲設備(bei)等手段(duan)進行記錄、備(bei)份、管理(li)等各項工作。
2、網絡化傳輸
電子檔案管理系統采用(yong)互聯網(wang)技術,將數字化的(de)檔案通過(guo)網(wang)絡傳輸到各(ge)個部門、機構,實(shi)現各(ge)個地點之(zhi)間的(de)檔案共享。同(tong)時還能夠實(shi)現遠(yuan)程(cheng)(cheng)查(cha)詢、遠(yuan)程(cheng)(cheng)復制、遠(yuan)程(cheng)(cheng)借閱等功能,使(shi)檔案管理工作更加高(gao)效、便捷。
3、安全可靠
電子檔(dang)案(an)管(guan)理系統采(cai)用多重安(an)全技(ji)術,保證檔(dang)案(an)的安(an)全性和(he)可靠性。包括檔(dang)案(an)加密(mi)、備份、審(shen)計、權限管(guan)理等(deng)各項手(shou)段(duan),避免檔(dang)案(an)丟失、信息泄(xie)漏等(deng)問題(ti)。
4、便于借閱和利用
電子檔案(an)管(guan)理系統支(zhi)持(chi)多種檢索(suo)方式,包(bao)括(kuo)關鍵(jian)字搜索(suo)、文本檢索(suo)、全文檢索(suo)等,使檔案(an)查閱和借閱更加便(bian)利(li)(li),同(tong)時支(zhi)持(chi)檔案(an)數(shu)字化閱讀,便(bian)于檔案(an)的利(li)(li)用和共享(xiang)。
三、電子檔案管理系統的實現需要具備什么條件
1、信息化建設
電子檔案管理(li)系統是(shi)信息化建(jian)設的一部分,需要建(jian)立完整的信息化體(ti)系,實(shi)現(xian)各項(xiang)業(ye)務的數字化、網絡化以及信息化,包括協同(tong)辦公(gong)、數字化加工、信息化監(jian)管等(deng)。
2、技術支持
電子檔案管(guan)理系(xi)統需(xu)要依(yi)靠計算機技(ji)(ji)術(shu)、網絡(luo)技(ji)(ji)術(shu)、存(cun)儲(chu)技(ji)(ji)術(shu)等(deng)技(ji)(ji)術(shu)支(zhi)持(chi),還(huan)需(xu)要專業的(de)檔案管(guan)理軟件和硬件系(xi)統支(zhi)持(chi),包(bao)括(kuo)數據庫、存(cun)儲(chu)設備、網絡(luo)通信設備等(deng)。
3、規范管理
電子檔(dang)案管(guan)理系統(tong)需(xu)要遵循一定的(de)(de)管(guan)理規(gui)(gui)范(fan)和標準,包括(kuo)文件分類(lei)、文件編號(hao)、文件保管(guan)和借(jie)閱管(guan)理等規(gui)(gui)范(fan),還需(xu)要制(zhi)定完善(shan)的(de)(de)檔(dang)案安全(quan)防(fang)范(fan)措施,保障檔(dang)案的(de)(de)安全(quan)性(xing)(xing)和可靠性(xing)(xing)。
4、人才培養
電(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)(dang)案(an)管理系統(tong)需要專業的(de)(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)管理人才,需要培養一批具(ju)有電(dian)(dian)腦技術、檔(dang)(dang)案(an)管理、信息檢索等(deng)專業技能的(de)(de)(de)高素質(zhi)人才,這些(xie)人才將成為電(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)(dang)案(an)管理系統(tong)實(shi)現的(de)(de)(de)關鍵。
總之,電子檔案(an)管(guan)(guan)理(li)系(xi)統是現代化(hua)檔案(an)管(guan)(guan)理(li)的(de)重要(yao)形式,其(qi)具(ju)有數字(zi)化(hua)管(guan)(guan)理(li)、網絡化(hua)傳輸、安全可靠、便于借(jie)閱和利用(yong)等(deng)特點,同時也需(xu)(xu)要(yao)具(ju)備信息化(hua)建設、技(ji)術(shu)支持、規范(fan)管(guan)(guan)理(li)和人才培(pei)養等(deng)條件(jian)的(de)支持,實現電子檔案(an)管(guan)(guan)理(li)系(xi)統需(xu)(xu)要(yao)通過不斷(duan)地優化(hua)和改進,才能更好(hao)地發(fa)揮(hui)其(qi)應用(yong)和推廣的(de)效果和價值。