一、什么是采購管理系統

在當今的(de)商業環境中，采購(gou)(gou)作為企業運營的(de)重(zhong)要環節，不僅(jin)涉及到成本控制，還直接關系到企業的(de)供應(ying)鏈穩(wen)定性和市場(chang)競爭力，為了優化采購(gou)(gou)流程，提(ti)高采購(gou)(gou)效率(lv)，越(yue)來(lai)越(yue)多(duo)的(de)企業開始(shi)引入(ru)采購(gou)(gou)管理系統(tong)。

采(cai)購(gou)管理(li)系(xi)統(tong)是(shi)一種基(ji)于信息(xi)技術(shu)的(de)企業資源(yuan)規(gui)劃系(xi)統(tong)，旨在實現(xian)采(cai)購(gou)流程的(de)自(zi)動(dong)化、規(gui)范化和(he)透明化，該系(xi)統(tong)通過集成(cheng)供應商(shang)管理(li)、需求計劃、訂單管理(li)、合同管理(li)、庫存管理(li)等(deng)多個功(gong)能模塊，幫助企業實現(xian)采(cai)購(gou)活動(dong)的(de)全面監(jian)控和(he)管理(li)。

二、采購管理系統的功能有哪些

采購管(guan)理(li)系統能夠保證計劃的準確性和采購的合(he)理(li)性，提(ti)升企(qi)業的競爭力(li)，其功(gong)能眾多，主要有(you)：

1、訂單管理功能

采(cai)購(gou)訂單(dan)是物資(zi)在采(cai)購(gou)業務(wu)中流(liu)動的(de)起(qi)點，它通(tong)過(guo)采(cai)購(gou)申請獲(huo)取來自生產和(he)銷(xiao)(xiao)售等(deng)系(xi)統的(de)信(xin)息，將供應鏈(lian)整體的(de)信(xin)息有機地(di)聯系(xi)起(qi)來。訂單(dan)管理主要記錄、跟蹤和(he)控(kong)制訂單(dan)執(zhi)行(xing)(xing)的(de)情(qing)(qing)況，包(bao)(bao)括針(zhen)對采(cai)購(gou)合同的(de)執(zhi)行(xing)(xing)，控(kong)制購(gou)貨價格、折扣(kou)及(ji)數(shu)量(liang)。隨時跟蹤訂單(dan)完(wan)成(cheng)情(qing)(qing)況，控(kong)制訂單(dan)的(de)執(zhi)行(xing)(xing)；根據實(shi)際補貨情(qing)(qing)況追加執(zhi)行(xing)(xing)訂單(dan)，通(tong)過(guo)比(bi)較訂單(dan)執(zhi)行(xing)(xing)差異，以及(ji)通(tong)過(guo)業務(wu)和(he)分析(xi)報表反(fan)映(ying)訂單(dan)執(zhi)行(xing)(xing)情(qing)(qing)況等(deng)。如果企業有集團(tuan)內部的(de)購(gou)銷(xiao)(xiao)業務(wu)，還要包(bao)(bao)括集團(tuan)內部購(gou)貨或(huo)調撥訂單(dan)的(de)執(zhi)行(xing)(xing)情(qing)(qing)況。

2、發票管理功能

采(cai)購(gou)發票(piao)具有業(ye)(ye)務(wu)和財務(wu)雙重性質，發票(piao)的(de)業(ye)(ye)務(wu)處理和控制是企業(ye)(ye)采(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)中的(de)一(yi)個重要環節。采(cai)購(gou)發票(piao)與全部(bu)業(ye)(ye)務(wu)單據都有聯(lian)系，與其與采(cai)購(gou)合同、付(fu)款(kuan)單及預付(fu)單據聯(lian)系緊密。采(cai)購(gou)管(guan)理系統(tong)提供增值(zhi)稅(shui)專用(yong)發票(piao)和普通(tong)發票(piao)管(guan)理，并與應付(fu)款(kuan)系統(tong)實現發票(piao)共(gong)享。

3、購貨質檢管理功能

工業(ye)系統提(ti)供(gong)比較全面的(de)(de)質量檢(jian)(jian)驗管理，包括購貨檢(jian)(jian)驗、完工檢(jian)(jian)驗和(he)庫存抽檢(jian)(jian)3種(zhong)質量檢(jian)(jian)驗業(ye)務。在采(cai)購管理系統中，為(wei)非免檢(jian)(jian)貨物(wu)提(ti)供(gong)檢(jian)(jian)倉和(he)送(song)貨流程，并根(gen)據(ju)檢(jian)(jian)驗結果確認入庫貨物(wu)，同時提(ti)供(gong)相關的(de)(de)業(ye)務查詢報(bao)表。

4、供應商供貨管理功能

供(gong)(gong)應(ying)商供(gong)(gong)貨信息管理(li)以購(gou)貨價(jia)格為中(zhong)心(xin)，完善地記錄(lu)、控制并管理(li)供(gong)(gong)應(ying)商的(de)(de)(de)供(gong)(gong)貨業務資料，包括對不同供(gong)(gong)應(ying)商、不同物料、不同數量段、不同幣別的(de)(de)(de)價(jia)格和(he)折扣(kou)信息的(de)(de)(de)詳細(xi)記錄(lu)，以及業務傳遞(di)、自動更(geng)新及數據(ju)分析，同時進(jin)行采購(gou)最高限價(jia)的(de)(de)(de)控制和(he)預警管理(li)，是采購(gou)管理(li)系統(tong)，乃至(zhi)整個供(gong)(gong)應(ying)鏈體系中(zhong)重(zhong)要的(de)(de)(de)綜合數據(ju)處理(li)中(zhong)心(xin)之一。

5、業務流程設計功能

業(ye)務(wu)流(liu)程設(she)(she)計是按企(qi)業(ye)業(ye)務(wu)規范(fan)設(she)(she)計業(ye)務(wu)流(liu)程工具(ju)，是實(shi)現用(yong)戶業(ye)務(wu)處理(li)自定(ding)義的(de)必(bi)要(yao)基礎之(zhi)一。在工業(ye)系統(tong)(tong)中實(shi)現系統(tong)(tong)自定(ding)義，即(ji)在系統(tong)(tong)設(she)(she)置(zhi)的(de)所有業(ye)務(wu)單據關(guan)聯(lian)的(de)路徑中，用(yong)戶可選擇(ze)一條(tiao)、多條(tiao)或全部。系統(tong)(tong)將根(gen)據用(yong)戶的(de)設(she)(she)置(zhi)進行相(xiang)關(guan)控制(zhi)，保證企(qi)業(ye)獨特業(ye)務(wu)流(liu)程的(de)需要(yao)。

6、業務資料聯查功能

單(dan)據(ju)關(guan)聯（包括上拉式(shi)和(he)下推式(shi)關(guan)聯）是工業供(gong)應鏈業務流程的基礎，而單(dan)據(ju)聯查(cha)即(ji)查(cha)看業務流程中的單(dan)據(ju)關(guan)系(xi)。采購管理系(xi)統中提供(gong)了單(dan)據(ju)、憑證、賬薄和(he)報表的全(quan)面關(guan)聯及動態連續(xu)查(cha)詢功能。

7、多級審核管理功能

多級(ji)審(shen)(shen)核(he)管(guan)理(li)(li)(li)是(shi)對多級(ji)審(shen)(shen)核(he)、審(shen)(shen)核(he)人、審(shen)(shen)核(he)權(quan)限(xian)和(he)審(shen)(shen)核(he)效果等(deng)授權(quan)的工(gong)作(zuo)平臺，是(shi)處(chu)理(li)(li)(li)業務單據時采用多角度(du)、多級(ji)別(bie)和(he)順(shun)序審(shen)(shen)核(he)管(guan)理(li)(li)(li)方(fang)法。它體(ti)現了(le)工(gong)作(zuo)流管(guan)理(li)(li)(li)的思路，屬于采購管(guan)理(li)(li)(li)系(xi)統用戶權(quan)限(xian)性(xing)質的基本管(guan)理(li)(li)(li)。

8、代管業務管理功能

代管(guan)和(he)發(fa)運(yun)業務(wu)(wu)管(guan)理(li)為(wei)代管(guan)物料專門代管(guan)倉，提供代管(guan)物料收、發(fa)和(he)存的業務(wu)(wu)處理(li)，并提供相關報表供用戶查(cha)詢(xun)和(he)監控。此外，采購管(guan)理(li)系統(tong)還(huan)專門管(guan)理(li)貨物發(fa)運(yun)業務(wu)(wu)。

9、物料對應管理功能

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中，分別提供供應(ying)商和(he)客戶對(dui)(dui)應(ying)物料的代碼、名(ming)稱(cheng)表(biao)。在單據和(he)報表(biao)中，直接調(diao)用(yong)相應(ying)代碼、名(ming)稱(cheng)，可供查詢(xun)和(he)顯示，滿足(zu)用(yong)戶的對(dui)(dui)應(ying)業(ye)務需求。

10、報表查詢功能

該功能(neng)包括查(cha)(cha)詢并使用(yong)采(cai)(cai)(cai)購(gou)業(ye)務報(bao)(bao)(bao)表、采(cai)(cai)(cai)購(gou)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)報(bao)(bao)(bao)表、萬能(neng)報(bao)(bao)(bao)表和(he)查(cha)(cha)詢分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)工具(ju)。采(cai)(cai)(cai)購(gou)業(ye)務報(bao)(bao)(bao)表是針對用(yong)戶已經實現的業(ye)務處(chu)(chu)理(li)，將所取得得業(ye)務成果進行篩選(xuan)和(he)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)，以(yi)綜合反映企業(ye)采(cai)(cai)(cai)購(gou)業(ye)務的信息；采(cai)(cai)(cai)購(gou)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)報(bao)(bao)(bao)表分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)采(cai)(cai)(cai)購(gou)流程中(zhong)各(ge)項主要業(ye)務的處(chu)(chu)理(li)結果和(he)運作(zuo)情況；萬能(neng)報(bao)(bao)(bao)表和(he)查(cha)(cha)詢分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)工具(ju)是一(yi)種(zhong)自(zi)定(ding)義形式的報(bao)(bao)(bao)表，是方便用(yong)戶根據自(zi)身查(cha)(cha)詢分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)需要制作(zuo)自(zi)定(ding)義業(ye)務和(he)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)報(bao)(bao)(bao)表的工具(ju)。