一、什么是采購管理系統

在當今的(de)(de)商業(ye)環(huan)境中，采(cai)(cai)購(gou)作為(wei)企業(ye)運(yun)營的(de)(de)重要(yao)環(huan)節，不僅涉及到(dao)成本控制，還直接關系到(dao)企業(ye)的(de)(de)供應鏈穩定(ding)性和(he)市場競爭力，為(wei)了優化采(cai)(cai)購(gou)流程，提高(gao)采(cai)(cai)購(gou)效率，越來越多的(de)(de)企業(ye)開始引入采(cai)(cai)購(gou)管(guan)理系統。

采(cai)購管(guan)(guan)理(li)(li)系(xi)統是一種基(ji)于信息技術的企業資源規劃系(xi)統，旨在(zai)實現采(cai)購流程的自動(dong)化、規范化和透明化，該系(xi)統通過集成供應商管(guan)(guan)理(li)(li)、需求計劃、訂單管(guan)(guan)理(li)(li)、合同管(guan)(guan)理(li)(li)、庫(ku)存管(guan)(guan)理(li)(li)等多個功能模塊，幫助企業實現采(cai)購活動(dong)的全面(mian)監控和管(guan)(guan)理(li)(li)。

二、采購管理系統的功能有哪些

采購(gou)管(guan)理系(xi)統能(neng)夠(gou)保(bao)證計劃(hua)的準確性和采購(gou)的合(he)理性，提升企業的競(jing)爭力，其(qi)功能(neng)眾多，主(zhu)要有：

1、訂單管理功能

采(cai)(cai)購(gou)訂(ding)單是物資在采(cai)(cai)購(gou)業務中流動的(de)(de)(de)起(qi)點，它通(tong)過采(cai)(cai)購(gou)申請獲(huo)取來自(zi)生(sheng)產和(he)銷售等系統的(de)(de)(de)信息(xi)，將供應鏈整體的(de)(de)(de)信息(xi)有機地聯系起(qi)來。訂(ding)單管理主要記錄、跟蹤和(he)控(kong)制(zhi)訂(ding)單執(zhi)行(xing)(xing)的(de)(de)(de)情況，包括針對采(cai)(cai)購(gou)合同的(de)(de)(de)執(zhi)行(xing)(xing)，控(kong)制(zhi)購(gou)貨(huo)價(jia)格、折扣及數量。隨時跟蹤訂(ding)單完成(cheng)情況，控(kong)制(zhi)訂(ding)單的(de)(de)(de)執(zhi)行(xing)(xing)；根據實際補貨(huo)情況追加執(zhi)行(xing)(xing)訂(ding)單，通(tong)過比較訂(ding)單執(zhi)行(xing)(xing)差(cha)異，以及通(tong)過業務和(he)分析報(bao)表反映訂(ding)單執(zhi)行(xing)(xing)情況等。如果(guo)企(qi)業有集團(tuan)內(nei)部(bu)的(de)(de)(de)購(gou)銷業務，還(huan)要包括集團(tuan)內(nei)部(bu)購(gou)貨(huo)或(huo)調撥訂(ding)單的(de)(de)(de)執(zhi)行(xing)(xing)情況。

2、發票管理功能

采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)發(fa)票(piao)具有業(ye)務和財務雙重性質，發(fa)票(piao)的(de)業(ye)務處理和控制是(shi)企業(ye)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)業(ye)務中的(de)一個重要環節。采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)發(fa)票(piao)與(yu)(yu)全部業(ye)務單據都(dou)有聯系(xi)，與(yu)(yu)其(qi)與(yu)(yu)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)合同、付(fu)款(kuan)單及預付(fu)單據聯系(xi)緊(jin)密。采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)管(guan)理系(xi)統提供增值(zhi)稅專用發(fa)票(piao)和普通發(fa)票(piao)管(guan)理，并與(yu)(yu)應付(fu)款(kuan)系(xi)統實現(xian)發(fa)票(piao)共享。

3、購貨質檢管理功能

工(gong)(gong)業(ye)系統提供比較全面的質量檢(jian)(jian)驗(yan)管理(li)，包括購(gou)(gou)貨檢(jian)(jian)驗(yan)、完(wan)工(gong)(gong)檢(jian)(jian)驗(yan)和庫(ku)存抽檢(jian)(jian)3種質量檢(jian)(jian)驗(yan)業(ye)務。在(zai)采購(gou)(gou)管理(li)系統中，為非免檢(jian)(jian)貨物(wu)提供檢(jian)(jian)倉(cang)和送貨流程，并(bing)根據檢(jian)(jian)驗(yan)結果確(que)認入庫(ku)貨物(wu)，同時(shi)提供相關(guan)的業(ye)務查詢報表。

4、供應商供貨管理功能

供(gong)(gong)應(ying)商供(gong)(gong)貨信息管(guan)(guan)(guan)理(li)以購貨價(jia)格為中(zhong)心，完善地記(ji)錄(lu)、控(kong)制并(bing)管(guan)(guan)(guan)理(li)供(gong)(gong)應(ying)商的(de)(de)供(gong)(gong)貨業(ye)務資(zi)料，包括(kuo)對(dui)不(bu)同供(gong)(gong)應(ying)商、不(bu)同物料、不(bu)同數量段(duan)、不(bu)同幣(bi)別的(de)(de)價(jia)格和(he)(he)折扣信息的(de)(de)詳細記(ji)錄(lu)，以及業(ye)務傳(chuan)遞、自動更(geng)新及數據分析，同時進行采(cai)購最高限價(jia)的(de)(de)控(kong)制和(he)(he)預警管(guan)(guan)(guan)理(li)，是采(cai)購管(guan)(guan)(guan)理(li)系統(tong)，乃至(zhi)整個(ge)供(gong)(gong)應(ying)鏈體系中(zhong)重要的(de)(de)綜(zong)合數據處理(li)中(zhong)心之一。

5、業務流程設計功能

業(ye)(ye)務(wu)流(liu)(liu)程設(she)(she)計是(shi)按企(qi)業(ye)(ye)業(ye)(ye)務(wu)規范設(she)(she)計業(ye)(ye)務(wu)流(liu)(liu)程工(gong)具，是(shi)實(shi)現用戶業(ye)(ye)務(wu)處(chu)理自定(ding)義的(de)(de)必(bi)要(yao)基礎(chu)之一。在工(gong)業(ye)(ye)系(xi)統中實(shi)現系(xi)統自定(ding)義，即在系(xi)統設(she)(she)置(zhi)的(de)(de)所有業(ye)(ye)務(wu)單據關聯的(de)(de)路徑中，用戶可選(xuan)擇一條、多條或全(quan)部。系(xi)統將根據用戶的(de)(de)設(she)(she)置(zhi)進(jin)行相關控制，保證企(qi)業(ye)(ye)獨(du)特業(ye)(ye)務(wu)流(liu)(liu)程的(de)(de)需要(yao)。

6、業務資料聯查功能

單(dan)據(ju)(ju)關(guan)聯(lian)（包括上拉(la)式(shi)和(he)下推式(shi)關(guan)聯(lian)）是工業供(gong)(gong)應鏈業務流程(cheng)的(de)基礎，而(er)單(dan)據(ju)(ju)聯(lian)查(cha)即(ji)查(cha)看(kan)業務流程(cheng)中的(de)單(dan)據(ju)(ju)關(guan)系。采購管理(li)系統中提供(gong)(gong)了單(dan)據(ju)(ju)、憑證、賬薄和(he)報表的(de)全面(mian)關(guan)聯(lian)及動(dong)態連續查(cha)詢功(gong)能。

7、多級審核管理功能

多(duo)級(ji)審(shen)核管(guan)(guan)理(li)是對多(duo)級(ji)審(shen)核、審(shen)核人、審(shen)核權限(xian)和審(shen)核效果等授權的(de)(de)工作平(ping)臺(tai)，是處理(li)業(ye)務(wu)單據時采用多(duo)角度、多(duo)級(ji)別和順序審(shen)核管(guan)(guan)理(li)方法。它體現了工作流管(guan)(guan)理(li)的(de)(de)思路，屬于(yu)采購管(guan)(guan)理(li)系統用戶權限(xian)性質的(de)(de)基(ji)本管(guan)(guan)理(li)。

8、代管業務管理功能

代(dai)(dai)管(guan)(guan)和發(fa)運業務(wu)管(guan)(guan)理為代(dai)(dai)管(guan)(guan)物料(liao)專(zhuan)門代(dai)(dai)管(guan)(guan)倉，提(ti)供代(dai)(dai)管(guan)(guan)物料(liao)收、發(fa)和存的業務(wu)處理，并提(ti)供相關報表供用戶查詢和監(jian)控。此外，采購(gou)管(guan)(guan)理系統還專(zhuan)門管(guan)(guan)理貨物發(fa)運業務(wu)。

9、物料對應管理功能

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中，分(fen)別提供(gong)供(gong)應商和客戶對應物料(liao)的代碼、名(ming)(ming)稱表。在單據和報表中，直接調用(yong)相(xiang)應代碼、名(ming)(ming)稱，可供(gong)查詢和顯示，滿足(zu)用(yong)戶的對應業務需求。

10、報表查詢功能

該功能(neng)包括查(cha)詢(xun)(xun)并(bing)使用(yong)采(cai)購(gou)(gou)業(ye)務報(bao)(bao)表(biao)(biao)、采(cai)購(gou)(gou)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)報(bao)(bao)表(biao)(biao)、萬能(neng)報(bao)(bao)表(biao)(biao)和(he)(he)(he)(he)查(cha)詢(xun)(xun)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)工具(ju)。采(cai)購(gou)(gou)業(ye)務報(bao)(bao)表(biao)(biao)是針對用(yong)戶已(yi)經實現(xian)的(de)業(ye)務處理，將所(suo)取得得業(ye)務成果進行篩選(xuan)和(he)(he)(he)(he)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)，以綜合反映企業(ye)采(cai)購(gou)(gou)業(ye)務的(de)信息；采(cai)購(gou)(gou)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)報(bao)(bao)表(biao)(biao)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)采(cai)購(gou)(gou)流程(cheng)中各項主要(yao)業(ye)務的(de)處理結果和(he)(he)(he)(he)運作情(qing)況；萬能(neng)報(bao)(bao)表(biao)(biao)和(he)(he)(he)(he)查(cha)詢(xun)(xun)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)工具(ju)是一種自(zi)定義形式的(de)報(bao)(bao)表(biao)(biao)，是方便用(yong)戶根據自(zi)身查(cha)詢(xun)(xun)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)需要(yao)制作自(zi)定義業(ye)務和(he)(he)(he)(he)分(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)報(bao)(bao)表(biao)(biao)的(de)工具(ju)。