一、檔案管理系統操作流程是什么

檔案管理系統(tong)在(zai)檔案管理流(liu)程方面可(ke)以概括(kuo)為以下四步：

1、檔案的收集

檔(dang)案管理系統支持多(duo)種采集渠道與采集方(fang)法，可(ke)通過新(xin)建、掃(sao)描、上傳、導入等多(duo)種方(fang)式(shi)，對電子文(wen)檔(dang)及實體文(wen)檔(dang)進(jin)行創建與采集。

2、檔案的整理

（1）歸(gui)檔鑒定：預歸(gui)檔文(wen)件庫中的文(wen)件由檔案管理人員通過“自動(dong)歸(gui)檔”或(huo)“歸(gui)檔編(bian)輯”功能進行檔案歸(gui)檔。

（2）自(zi)動歸檔(dang)：可將(jiang)預歸檔(dang)文(wen)件庫(ku)中的文(wen)件按照歸檔(dang)年度保(bao)管期(qi)限、類(lei)(lei)型組合的歸檔(dang)分類(lei)(lei)規則，批量轉移到(dao)設定的檔(dang)案庫(ku)下。

（3）歸(gui)(gui)(gui)檔編輯：歸(gui)(gui)(gui)檔編輯功(gong)能(neng)提(ti)供(gong)方便(bian)的(de)歸(gui)(gui)(gui)檔操作(zuo)界面，可(ke)方便(bian)地將待歸(gui)(gui)(gui)檔文件歸(gui)(gui)(gui)入(ru)相應的(de)案卷(juan)中，并提(ti)供(gong)著錄項(xiang)目的(de)修改(gai)、卷(juan)內(nei)文件的(de)排(pai)序等功(gong)能(neng)。

有的檔案管理系統還具備自定(ding)(ding)義(yi)功(gong)能(neng)，用戶可以(yi)根(gen)據(ju)自己需(xu)求(qiu)，對(dui)各(ge)(ge)層級(ji)文檔的分(fen)類架構、目(mu)錄(lu)、屬性等(deng)進(jin)行自定(ding)(ding)義(yi)預(yu)設(she)。文件需(xu)按什(shen)么分(fen)類歸檔、各(ge)(ge)層級(ji)有什(shen)么目(mu)錄(lu)、需(xu)錄(lu)入哪些信(xin)息(xi)等(deng)，完全可根(gen)據(ju)自己需(xu)求(qiu)而定(ding)(ding)。

3、檔案的存儲

（1）檔案(an)(an)庫：通過歸(gui)檔編輯(ji)與自動歸(gui)檔均(jun)可將檔案(an)(an)放(fang)入(ru)檔案(an)(an)庫中。

（2）資料(liao)庫(ku)：管理員(yuan)檔(dang)案鑒定后不需(xu)要歸檔(dang)的文(wen)件即可轉移到(dao)資料(liao)庫(ku)中(zhong)管理。

4、檔案的利用

在(zai)一定權(quan)限內(nei)，員(yuan)工(gong)可(ke)以(yi)(yi)申請(qing)借(jie)閱(yue)(yue)(yue)，并(bing)且管理員(yuan)可(ke)以(yi)(yi)查看到系統(tong)的借(jie)閱(yue)(yue)(yue)列(lie)表(biao)，可(ke)進行(xing)在(zai)線(xian)的歸還、領(ling)用(yong)(yong)、催還、收回等操(cao)作。員(yuan)工(gong)借(jie)閱(yue)(yue)(yue)電子檔案可(ke)按批準的時(shi)效在(zai)線(xian)查閱(yue)(yue)(yue)；借(jie)閱(yue)(yue)(yue)實體檔案可(ke)以(yi)(yi)線(xian)上(shang)申請(qing)，線(xian)下(xia)取(qu)用(yong)(yong)；借(jie)閱(yue)(yue)(yue)打(da)印(yin)(yin)復印(yin)(yin)件可(ke)由檔案管理員(yuan)設置(zhi)閱(yue)(yue)(yue)讀與打(da)印(yin)(yin)水印(yin)(yin)，限定文件使(shi)用(yong)(yong)用(yong)(yong)途(tu)。

二、檔案管理系統如何導入數據

前文(wen)已經簡單(dan)了解到可通過新(xin)建(jian)、掃(sao)描、上傳、導入等多種方式(shi)，對電子(zi)文(wen)檔及實體(ti)文(wen)檔進行創建(jian)與(yu)采集，那(nei)么具體(ti)的檔案管(guan)理系統如何導入數(shu)據(ju)呢？

檔(dang)(dang)案(an)(an)導入，對于紙質檔(dang)(dang)案(an)(an)而言，是(shi)指檔(dang)(dang)案(an)(an)卷宗(zong)信息的(de)導入，通(tong)過檔(dang)(dang)案(an)(an)收集模塊的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)導入即可實現。如(ru)果紙質檔(dang)(dang)案(an)(an)經過數字(zi)化，有具體的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)內(nei)容(rong)文(wen)件，則同電子檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)導入工作相同。

電(dian)子檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)導(dao)(dao)(dao)入(ru)，首先(xian)仍然是(shi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)卷宗信(xin)(xin)息的(de)(de)(de)導(dao)(dao)(dao)入(ru)。通過(guo)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)收集(ji)模(mo)塊的(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)導(dao)(dao)(dao)入(ru)界面下載模(mo)板(ban)，根據模(mo)板(ban)錄入(ru)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)卷宗信(xin)(xin)息（包括(kuo)卷內目錄），然后(hou)導(dao)(dao)(dao)入(ru)系(xi)統中，形成相應(ying)的(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)信(xin)(xin)息。其次是(shi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)全(quan)文(wen)的(de)(de)(de)導(dao)(dao)(dao)入(ru)。通過(guo)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)收集(ji)中的(de)(de)(de)文(wen)件導(dao)(dao)(dao)入(ru)，將檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)全(quan)文(wen)文(wen)件導(dao)(dao)(dao)入(ru)系(xi)統，并與相應(ying)的(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)卷宗對應(ying)。

在檔案(an)(an)導入(ru)和文(wen)件導入(ru)后(hou)，如果發現有漏上傳文(wen)件的或者缺失信息的檔案(an)(an)，可通(tong)過“檔案(an)(an)收集模塊”中(zhong)的檔案(an)(an)新增和檔案(an)(an)編(bian)輯進行補充(chong)處(chu)理。