一、檔案數字化的目的和意義

檔案數字化是將紙質檔案或其他形式的信息資料通過數字技術手段進行處理和轉化，使其具備數字化存儲、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔案數字化的主要目的是提高檔案的管(guan)理效率和(he)服務水平。數字化檔案能夠方便快捷地進(jin)行(xing)存(cun)儲、檢索和(he)利(li)用，為檔案工作(zuo)提供(gong)更加精準、高效的支持。

2、意義

（1）檔案數字(zi)(zi)化意義在于可(ke)以更好的保存(cun)歷史(shi)(shi)資料。以前(qian)的保存(cun)手段(duan)和技(ji)術是有限的，這使歷史(shi)(shi)檔案可(ke)能出現(xian)不同程度的破(po)壞，非常可(ke)惜。但現(xian)在科技(ji)發(fa)展，檔案數字(zi)(zi)化手段(duan)就避免了類似(si)的情況發(fa)生。通過掃描、攝(she)影等技(ji)術可(ke)以對檔案進行更好的保護。

（2）檔(dang)案(an)數字化意義(yi)是提高(gao)工作效率(lv)，方便了(le)檔(dang)案(an)的(de)(de)管理。檔(dang)案(an)記載著不同時期不同種類的(de)(de)知(zhi)識，所(suo)以整理工作是很繁瑣重復的(de)(de)，而數字化管理有事半(ban)功倍的(de)(de)效果，足不出(chu)戶，在電腦面前就可(ke)以完成檔(dang)案(an)的(de)(de)察(cha)借閱(yue)工作。

（3）檔(dang)(dang)案數(shu)字化還(huan)為檔(dang)(dang)案的編(bian)(bian)研工作(zuo)提供了(le)數(shu)據(ju)支(zhi)持，從繁重(zhong)的立卷中解(jie)脫出來，集中時間和精力(li)致(zhi)力(li)于(yu)檔(dang)(dang)案與信息資(zi)源(yuan)的開發和利用工作(zuo)，進一步開發檔(dang)(dang)案資(zi)源(yuan)，文獻(xian)匯(hui)編(bian)(bian)、數(shu)據(ju)匯(hui)編(bian)(bian)、專題匯(hui)編(bian)(bian)等各(ge)項(xiang)工作(zuo)。

二、檔案數字化的流程與要求介紹

檔(dang)案(an)(an)數(shu)(shu)字化流程主要包括檔(dang)案(an)(an)出(chu)庫、數(shu)(shu)字化前處理、數(shu)(shu)據(ju)庫建立(li)、檔(dang)案(an)(an)掃(sao)描或信息采集、圖像處理或音視(shi)頻處理、數(shu)(shu)據(ju)掛接、數(shu)(shu)字化成果驗收與移交(jiao)、檔(dang)案(an)(an)入庫。

1、檔案出庫

檔(dang)(dang)案保管(guan)部門(men)應按照紙質檔(dang)(dang)案數(shu)(shu)(shu)字(zi)化(hua)工作(zuo)方案確(que)定(ding)(ding)的數(shu)(shu)(shu)字(zi)化(hua)對(dui)象開(kai)展(zhan)檔(dang)(dang)案調取、清點(dian)、登記等前期準備工作(zuo)，并提交檔(dang)(dang)案出(chu)庫申請，經相關責任人批準后，嚴格按照檔(dang)(dang)案庫房管(guan)理(li)規定(ding)(ding)為數(shu)(shu)(shu)字(zi)化(hua)對(dui)象辦理(li)出(chu)庫相關手續，并與數(shu)(shu)(shu)字(zi)化(hua)部門(men)共同(tong)清點(dian)無(wu)誤后，對(dui)檔(dang)(dang)案進行交接出(chu)庫。

紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案數字化過(guo)程中，應設置(zhi)距離(li)數字化加(jia)工場所(suo)較近(jin)的(de)(de)保管(guan)庫用(yong)以臨時(shi)存放紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案，并對紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案的(de)(de)領取(qu)與(yu)歸還進行嚴(yan)格管(guan)理(li)，認真做好(hao)檢查、清點、登記等工作，確保紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案的(de)(de)安全。

2、數字化前處理

（1）紙質檔案

紙質檔案數字化(hua)前處理包括確定(ding)掃(sao)描頁(ye)、編制頁(ye)號(hao)、目錄數據準備、拆除裝訂、技術修復等內(nei)容。

（2）錄音錄像檔案

錄音(yin)錄像檔案數字化前處理(li)包括(kuo)確(que)定(ding)信息(xi)采(cai)集范圍、檔案檢查及清洗、修復工作。

3、目錄數據庫建立

應制(zhi)定目錄數(shu)據庫(ku)數(shu)據規則，包括數(shu)據字段長(chang)度、字段類型、字段內容要求(qiu)等。

數據庫(ku)選擇(ze)應考慮(lv)可轉換為通用數據格(ge)式(shi)，以便于數據交換。數據庫(ku)結構(gou)的設計(ji)應特(te)別注意保持檔案的內在聯(lian)系，有利于紙質檔案數字(zi)化(hua)成果(guo)的管理和(he)利用。

可(ke)采用(yong)計(ji)算機自動校對(dui)與人工校對(dui)相結合(he)的(de)(de)(de)方式，對(dui)目(mu)錄(lu)數(shu)據的(de)(de)(de)質量進行檢(jian)查，包括著錄(lu)項完(wan)整性(xing)、著錄(lu)內容的(de)(de)(de)規(gui)范(fan)性(xing)和準確性(xing)等。發(fa)現不合(he)格(ge)的(de)(de)(de)數(shu)據應及時進行修改。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質檔案掃描

檔(dang)案掃(sao)(sao)描(miao)(miao)應(ying)根據紙質檔(dang)案原件(jian)實際情況、數(shu)(shu)(shu)字化目的、數(shu)(shu)(shu)字化規(gui)模(mo)、計算機網絡和(he)存儲條件(jian)等選擇相應(ying)的掃(sao)(sao)描(miao)(miao)設(she)備，進行相關(guan)參(can)數(shu)(shu)(shu)的設(she)置和(he)調整。參(can)數(shu)(shu)(shu)的設(she)置和(he)調整應(ying)保(bao)證掃(sao)(sao)描(miao)(miao)后數(shu)(shu)(shu)字圖像(xiang)清晰、完整、不失真(zhen)，圖像(xiang)效果最接(jie)近檔(dang)案原貌(mao)。

在命(ming)名(ming)方(fang)面，應(ying)以檔(dang)號(hao)(hao)為(wei)(wei)基礎對數字圖像命(ming)名(ming)，命(ming)名(ming)方(fang)式的(de)選擇(ze)應(ying)確保圖像命(ming)名(ming)的(de)唯(wei)一性(xing)。建議將用于(yu)長期(qi)保存的(de)數字圖像存儲為(wei)(wei)單頁文件，并(bing)按檔(dang)號(hao)(hao)與圖像流水號(hao)(hao)的(de)組合對圖像命(ming)名(ming)。用于(yu)提供利用的(de)數字圖像可存儲為(wei)(wei)多頁文件，采用該(gai)檔(dang)案的(de)檔(dang)號(hao)(hao)對圖像命(ming)名(ming)。

如(ru)檔號(hao)為(wei)Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的紙質(zhi)文書檔案有(you)3頁，其用于(yu)長期保(bao)存的數(shu)字(zi)圖像(xiang)計算機文件名(ming)分別為(wei)：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提供利用(yong)的數字圖像計算機文件(jian)名為(wei)：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應科學建立(li)紙(zhi)質檔案(an)數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。

（2）錄音錄像檔(dang)案信息采集(ji)

應(ying)(ying)根(gen)據(ju)檔案(an)原件實際情況、數字(zi)化目的、數字(zi)化規(gui)模、計算機網(wang)絡和存(cun)儲條件等(deng)選(xuan)擇相(xiang)應(ying)(ying)的信息采集設(she)備，進行(xing)相(xiang)關參數的設(she)置和調整。參數的設(she)置和調整應(ying)(ying)保證采集后的數字(zi)音視頻信息清(qing)晰、完(wan)整、不失真，聲音和畫面效果(guo)最(zui)接近檔案(an)原貌。應(ying)(ying)按(an)有關規(gui)定(ding)對從(cong)庫房調用的錄音錄像檔案(an)進行(xing)溫(wen)濕度平(ping)衡(heng)調整后方可進行(xing)信息采集。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質檔(dang)案數字復制件圖像(xiang)處理主要包括圖像(xiang)拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等。

（2）音視頻處理

錄音錄像檔案復(fu)制件的音視(shi)頻處(chu)理主要包括(kuo)切分、剪切、轉換(huan)、降噪等。

6、數據掛接

數(shu)據掛接就(jiu)是通(tong)過每件(jian)(jian)檔(dang)(dang)案(an)數(shu)字(zi)復制件(jian)(jian)文件(jian)(jian)名、計(ji)算機文件(jian)(jian)名與目錄數(shu)據庫(ku)中該件(jian)(jian)檔(dang)(dang)案(an)的檔(dang)(dang)號(hao)一(yi)(yi)致性(xing)和唯一(yi)(yi)性(xing)，建立(li)起(qi)目錄數(shu)據庫(ku)與圖像文件(jian)(jian)或音(yin)視(shi)(shi)頻文件(jian)(jian)的一(yi)(yi)一(yi)(yi)對應關(guan)系。數(shu)據掛接可通(tong)過數(shu)字(zi)化(hua)軟件(jian)(jian)批量、快(kuai)速自動完成。同時應在軟件(jian)(jian)中通(tong)過檔(dang)(dang)號(hao)等形式建立(li)圖像文件(jian)(jian)或者音(yin)視(shi)(shi)頻文件(jian)(jian)與檔(dang)(dang)案(an)原(yuan)件(jian)(jian)的關(guan)聯。

7、數字化成果驗收與移交

檔(dang)案(an)(an)數字化完成(cheng)后，檔(dang)案(an)(an)部(bu)門應組(zu)織數字化成(cheng)果驗收(shou)組(zu)對(dui)檔(dang)案(an)(an)數字化成(cheng)果進行驗收(shou)。驗收(shou)采(cai)用(yong)計算機(ji)自動(dong)檢驗與人工檢驗相(xiang)結合的方(fang)式進行。

（1）驗收內容

檔案(an)(an)數字化(hua)成果驗(yan)收(shou)對象包括數字圖(tu)像或音(yin)視頻文件(jian)、檔案(an)(an)目錄數據、元數據、數字化(hua)工作文件(jian)、存儲(chu)載體等。

（2）驗收指標

能夠采用計算機(ji)自動檢(jian)驗(yan)的(de)(de)項目應(ying)采用計算機(ji)自動檢(jian)驗(yan)的(de)(de)方式進行100%檢(jian)驗(yan)，檢(jian)驗(yan)合格(ge)率應(ying)為100%。

紙質(zhi)檔案數字化驗(yan)(yan)收中，對于無法用(yong)計算(suan)機自動檢驗(yan)(yan)的(de)(de)項(xiang)目，可根據(ju)情(qing)況以件(jian)或卷為單位采用(yong)抽(chou)檢的(de)(de)方式進行人(ren)工檢驗(yan)(yan)。檢驗(yan)(yan)比率(lv)不得低(di)于5%，對于數據(ju)庫條(tiao)目與數字圖像內容(rong)對應的(de)(de)準確性，抽(chou)檢合格率(lv)應為100%，其他內容(rong)的(de)(de)抽(chou)檢合格率(lv)不低(di)于95%。

錄音(yin)錄像檔(dang)案(an)數(shu)字(zi)化(hua)應(ying)(ying)對(dui)每(mei)個音(yin)視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)件進(jin)行驗收，對(dui)前部、中部、后(hou)部進(jin)行分(fen)段(duan)播(bo)放(fang)，播(bo)放(fang)時(shi)長(chang)之和應(ying)(ying)不低于(yu)(yu)該音(yin)視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)件時(shi)長(chang)的(de)(de)10%。應(ying)(ying)對(dui)數(shu)字(zi)化(hua)成果進(jin)行抽(chou)檢驗收，被(bei)抽(chou)檢的(de)(de)音(yin)視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)件須完整播(bo)放(fang)，抽(chou)檢的(de)(de)音(yin)視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)件的(de)(de)個數(shu)及持續時(shi)間總和均不應(ying)(ying)低于(yu)(yu)該批(pi)次(ci)的(de)(de)音(yin)視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)件的(de)(de)5%。對(dui)于(yu)(yu)目(mu)錄數(shu)據與其(qi)音(yin)視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)件對(dui)應(ying)(ying)的(de)(de)準(zhun)確性，抽(chou)檢合格(ge)率應(ying)(ying)為(wei)100%，其(qi)他內容的(de)(de)抽(chou)檢合格(ge)率應(ying)(ying)不低于(yu)(yu)95%。

8、檔案歸還入庫

紙質檔案(an)(an)數字(zi)化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案(an)(an)如需(xu)裝訂，應注意(yi)保持(chi)檔案(an)(an)原貌，做到安全、準(zhun)確、無遺漏。

分別(bie)按照紙質檔案和錄音錄像檔案入庫(ku)相關(guan)要(yao)求，對完成數(shu)字化處理(li)的(de)檔案原件進行(xing)(xing)處理(li)和清點，并履(lv)行(xing)(xing)檔案入庫(ku)手續。