一、檔案數字化的目的和意義

檔案數字化是將紙質檔案或其他形式的信息資料通過數字技術手段進行處理和轉化，使其具備數字化存儲、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔案數(shu)字化的(de)(de)主要目的(de)(de)是提高檔案的(de)(de)管理效(xiao)率和(he)服務水平。數(shu)字化檔案能夠方便快捷地進行存儲、檢索(suo)和(he)利用(yong)，為(wei)檔案工作提供更加(jia)精準、高效(xiao)的(de)(de)支持。

2、意義

（1）檔案數字(zi)化意義在于可以更好的(de)(de)保存歷(li)史資(zi)料。以前的(de)(de)保存手段(duan)和技術是(shi)有限(xian)的(de)(de)，這使(shi)歷(li)史檔案可能(neng)出(chu)現(xian)不(bu)同(tong)程度(du)的(de)(de)破(po)壞，非常可惜(xi)。但現(xian)在科技發展，檔案數字(zi)化手段(duan)就避免了(le)類似的(de)(de)情(qing)況(kuang)發生。通過掃(sao)描、攝影等技術可以對檔案進行更好的(de)(de)保護。

（2）檔案(an)數字化意義是提高(gao)工(gong)作(zuo)效率，方便了檔案(an)的管(guan)理。檔案(an)記(ji)載著不同時期不同種類的知識，所以(yi)整理工(gong)作(zuo)是很繁瑣重復的，而數字化管(guan)理有事半(ban)功倍的效果，足不出戶，在電腦面前就(jiu)可以(yi)完成檔案(an)的察借閱(yue)工(gong)作(zuo)。

（3）檔案(an)(an)數字(zi)化(hua)還為檔案(an)(an)的編研工作(zuo)提供了數據支持，從繁重(zhong)的立卷中解脫出來，集中時間和(he)精力致力于(yu)檔案(an)(an)與信息資源的開發和(he)利用工作(zuo)，進一(yi)步開發檔案(an)(an)資源，文獻(xian)匯編、數據匯編、專題匯編等(deng)各(ge)項工作(zuo)。

二、檔案數字化的流程與要求介紹

檔案(an)數(shu)字化流程(cheng)主要包括檔案(an)出庫(ku)、數(shu)字化前處(chu)(chu)理、數(shu)據庫(ku)建(jian)立、檔案(an)掃描或(huo)信息采(cai)集、圖像處(chu)(chu)理或(huo)音(yin)視頻(pin)處(chu)(chu)理、數(shu)據掛接、數(shu)字化成果驗收與移(yi)交(jiao)、檔案(an)入庫(ku)。

1、檔案出庫

檔(dang)(dang)案(an)保(bao)管部門(men)(men)應按照紙質檔(dang)(dang)案(an)數字(zi)化工(gong)作方案(an)確(que)定的數字(zi)化對(dui)象(xiang)開展(zhan)檔(dang)(dang)案(an)調取、清點、登記等前期準備工(gong)作，并提(ti)交(jiao)檔(dang)(dang)案(an)出(chu)庫申請，經相(xiang)關(guan)責任人批準后，嚴格按照檔(dang)(dang)案(an)庫房管理規定為數字(zi)化對(dui)象(xiang)辦理出(chu)庫相(xiang)關(guan)手續(xu)，并與數字(zi)化部門(men)(men)共同清點無誤(wu)后，對(dui)檔(dang)(dang)案(an)進行(xing)交(jiao)接出(chu)庫。

紙質(zhi)檔案數字(zi)化過程中，應設(she)置距離數字(zi)化加(jia)工(gong)(gong)場所較近的(de)(de)保(bao)(bao)管庫(ku)用以臨時存放(fang)紙質(zhi)檔案，并(bing)對紙質(zhi)檔案的(de)(de)領取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清(qing)點(dian)、登記等工(gong)(gong)作，確(que)保(bao)(bao)紙質(zhi)檔案的(de)(de)安全。

2、數字化前處理

（1）紙質檔案

紙(zhi)質檔案數字(zi)化前處理包括(kuo)確定(ding)掃描頁、編制頁號、目錄數據準備、拆除裝訂、技術修復等內容(rong)。

（2）錄音錄像檔案

錄音(yin)錄像檔案數字化(hua)前(qian)處理包括確定(ding)信息采集范圍(wei)、檔案檢查(cha)及清洗(xi)、修(xiu)復工(gong)作。

3、目錄數據庫建立

應制定目錄數(shu)據(ju)庫數(shu)據(ju)規則，包括數(shu)據(ju)字段長度(du)、字段類型、字段內(nei)容要求等。

數(shu)據(ju)(ju)庫(ku)選(xuan)擇應考(kao)慮可轉(zhuan)換為通用數(shu)據(ju)(ju)格式，以便于數(shu)據(ju)(ju)交(jiao)換。數(shu)據(ju)(ju)庫(ku)結構的設計應特(te)別注意保持檔案(an)的內在聯系(xi)，有利于紙質檔案(an)數(shu)字化(hua)成果的管理(li)和(he)利用。

可采(cai)用計算機自(zi)動校對與(yu)人(ren)工(gong)校對相(xiang)結(jie)合(he)(he)的(de)方式，對目錄(lu)數據的(de)質(zhi)量(liang)進行(xing)檢查(cha)，包括著錄(lu)項(xiang)完整性(xing)、著錄(lu)內容的(de)規范(fan)性(xing)和準(zhun)確性(xing)等。發(fa)現(xian)不合(he)(he)格的(de)數據應及(ji)時進行(xing)修改。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質檔案掃描

檔(dang)案掃(sao)(sao)(sao)描應(ying)根據紙質檔(dang)案原件(jian)實際情(qing)況、數字(zi)(zi)化目的(de)(de)、數字(zi)(zi)化規(gui)模、計算機網絡和(he)存儲條件(jian)等選擇相應(ying)的(de)(de)掃(sao)(sao)(sao)描設(she)備，進行(xing)相關參(can)數的(de)(de)設(she)置和(he)調(diao)(diao)整。參(can)數的(de)(de)設(she)置和(he)調(diao)(diao)整應(ying)保證掃(sao)(sao)(sao)描后數字(zi)(zi)圖像清晰、完整、不失真，圖像效(xiao)果最(zui)接近檔(dang)案原貌(mao)。

在命名(ming)方面，應以檔(dang)號(hao)為基(ji)礎對數字圖(tu)像命名(ming)，命名(ming)方式的選擇(ze)應確保(bao)(bao)圖(tu)像命名(ming)的唯一性。建議(yi)將用(yong)于長期(qi)保(bao)(bao)存(cun)的數字圖(tu)像存(cun)儲為單頁(ye)文件，并按檔(dang)號(hao)與(yu)圖(tu)像流水號(hao)的組(zu)合對圖(tu)像命名(ming)。用(yong)于提供利用(yong)的數字圖(tu)像可存(cun)儲為多頁(ye)文件，采用(yong)該檔(dang)案的檔(dang)號(hao)對圖(tu)像命名(ming)。

如檔(dang)號為Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的紙(zhi)質文書檔(dang)案(an)有3頁，其(qi)用于長期保存的數字圖像(xiang)計算機文件(jian)名(ming)分別(bie)為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提供利用的數(shu)字(zi)圖(tu)像計算(suan)機文件名為(wei)：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應科學(xue)建立紙質檔(dang)案數字圖像的存(cun)儲路徑，確(que)保(bao)數據掛接(jie)的準確(que)性。

（2）錄(lu)(lu)音錄(lu)(lu)像檔案信息采集

應(ying)(ying)根(gen)據(ju)檔案原件實際情(qing)況、數(shu)字(zi)化(hua)目的(de)(de)、數(shu)字(zi)化(hua)規(gui)模、計算機(ji)網絡和存儲條件等選(xuan)擇相應(ying)(ying)的(de)(de)信(xin)息采(cai)集設備(bei)，進(jin)行(xing)相關參數(shu)的(de)(de)設置和調(diao)(diao)整。參數(shu)的(de)(de)設置和調(diao)(diao)整應(ying)(ying)保證采(cai)集后(hou)的(de)(de)數(shu)字(zi)音(yin)(yin)視(shi)頻信(xin)息清晰、完整、不失真，聲(sheng)音(yin)(yin)和畫面效果最(zui)接近檔案原貌。應(ying)(ying)按有(you)關規(gui)定對從庫房調(diao)(diao)用的(de)(de)錄音(yin)(yin)錄像(xiang)檔案進(jin)行(xing)溫濕(shi)度平衡調(diao)(diao)整后(hou)方可進(jin)行(xing)信(xin)息采(cai)集。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質檔案(an)數字復制件圖(tu)像處(chu)理主要包括圖(tu)像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等。

（2）音視頻處理

錄(lu)(lu)音錄(lu)(lu)像檔案復制件的音視頻處理(li)主要包括切分、剪切、轉換、降噪(zao)等。

6、數據掛接

數(shu)(shu)據掛(gua)接(jie)就(jiu)是通過(guo)每件(jian)(jian)檔(dang)(dang)案(an)(an)數(shu)(shu)字(zi)復制件(jian)(jian)文(wen)件(jian)(jian)名(ming)、計算機文(wen)件(jian)(jian)名(ming)與目錄(lu)數(shu)(shu)據庫(ku)中(zhong)該件(jian)(jian)檔(dang)(dang)案(an)(an)的檔(dang)(dang)號(hao)一(yi)致性(xing)和唯(wei)一(yi)性(xing)，建立起目錄(lu)數(shu)(shu)據庫(ku)與圖像文(wen)件(jian)(jian)或音視(shi)頻文(wen)件(jian)(jian)的一(yi)一(yi)對應關(guan)系。數(shu)(shu)據掛(gua)接(jie)可(ke)通過(guo)數(shu)(shu)字(zi)化(hua)軟件(jian)(jian)批(pi)量、快速自動完成。同時(shi)應在(zai)軟件(jian)(jian)中(zhong)通過(guo)檔(dang)(dang)號(hao)等形式建立圖像文(wen)件(jian)(jian)或者音視(shi)頻文(wen)件(jian)(jian)與檔(dang)(dang)案(an)(an)原件(jian)(jian)的關(guan)聯(lian)。

7、數字化成果驗收與移交

檔案(an)(an)數字化完(wan)成(cheng)后，檔案(an)(an)部(bu)門應組(zu)織數字化成(cheng)果驗(yan)收組(zu)對檔案(an)(an)數字化成(cheng)果進(jin)行(xing)驗(yan)收。驗(yan)收采用計算機(ji)自動檢(jian)驗(yan)與人工檢(jian)驗(yan)相(xiang)結合的(de)方式進(jin)行(xing)。

（1）驗收內容

檔(dang)案數字(zi)化(hua)成果(guo)驗收對(dui)象(xiang)包括數字(zi)圖(tu)像或音視頻文(wen)件(jian)、檔(dang)案目錄(lu)數據、元數據、數字(zi)化(hua)工作文(wen)件(jian)、存儲載體等。

（2）驗收指標

能夠采用(yong)計算機(ji)自動檢驗(yan)的(de)項目應(ying)采用(yong)計算機(ji)自動檢驗(yan)的(de)方(fang)式進行(xing)100%檢驗(yan)，檢驗(yan)合格率(lv)應(ying)為100%。

紙(zhi)質檔(dang)案數(shu)字化驗(yan)(yan)收中，對于無法(fa)用(yong)計算(suan)機自動檢(jian)驗(yan)(yan)的(de)項目，可根據情況以件(jian)或卷為單位采(cai)用(yong)抽(chou)(chou)檢(jian)的(de)方式進行人(ren)工檢(jian)驗(yan)(yan)。檢(jian)驗(yan)(yan)比率(lv)不(bu)得低于5%，對于數(shu)據庫條(tiao)目與數(shu)字圖(tu)像(xiang)內容(rong)對應的(de)準確性，抽(chou)(chou)檢(jian)合(he)格率(lv)應為100%，其他內容(rong)的(de)抽(chou)(chou)檢(jian)合(he)格率(lv)不(bu)低于95%。

錄(lu)(lu)音(yin)(yin)(yin)錄(lu)(lu)像(xiang)檔案數字化應(ying)(ying)(ying)對每個音(yin)(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)進行(xing)驗收，對前部(bu)、中(zhong)部(bu)、后(hou)部(bu)進行(xing)分段播(bo)放，播(bo)放時長之和(he)應(ying)(ying)(ying)不(bu)低(di)于該音(yin)(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)時長的(de)10%。應(ying)(ying)(ying)對數字化成果進行(xing)抽(chou)檢(jian)(jian)驗收，被(bei)抽(chou)檢(jian)(jian)的(de)音(yin)(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)須完整播(bo)放，抽(chou)檢(jian)(jian)的(de)音(yin)(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)的(de)個數及持續時間總(zong)和(he)均(jun)不(bu)應(ying)(ying)(ying)低(di)于該批次的(de)音(yin)(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)的(de)5%。對于目錄(lu)(lu)數據與其(qi)音(yin)(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)對應(ying)(ying)(ying)的(de)準確性，抽(chou)檢(jian)(jian)合格(ge)率應(ying)(ying)(ying)為100%，其(qi)他(ta)內容(rong)的(de)抽(chou)檢(jian)(jian)合格(ge)率應(ying)(ying)(ying)不(bu)低(di)于95%。

8、檔案歸還入庫

紙質檔案數字化工作完成(cheng)后，拆除過(guo)裝(zhuang)(zhuang)訂(ding)物的檔案如需裝(zhuang)(zhuang)訂(ding)，應注意保持(chi)檔案原(yuan)貌，做到安(an)全、準確、無遺漏。

分(fen)別按照紙質檔(dang)(dang)案和(he)錄音錄像檔(dang)(dang)案入庫相關要求(qiu)，對完成數字化處理的檔(dang)(dang)案原件(jian)進行(xing)處理和(he)清(qing)點(dian)，并履行(xing)檔(dang)(dang)案入庫手續。