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無紙化智能會議系統怎么用 使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

本文章由注冊用戶 荊湖酒徒 上傳提供 2024-05-26 評論 0
摘要:無紙化會議系統的使用并不復雜,包括準備會議資料、邀請參會人員、設備接入、展示會議資料、互動交流等多個流程,使用過程中,與會人員通過無紙化會議終端進行操作。無紙化會議系統節省了紙張,但有朋友擔心數據泄密的問題,可以通過買斷無紙化會議系統,做好無紙化會議系統的安全防護工作來保障數據安全保密。下面一起來了解一下無紙化智能會議系統怎么用以及使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性吧。

一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代,無紙化會議系統逐(zhu)漸受到了企業的青睞(lai),使用無(wu)紙化會(hui)議(yi)系統不(bu)僅綠色環保,而且(qie)方便(bian)安全,那么如何(he)使用無(wu)紙化會(hui)議(yi)系統呢?

1、準備會議資料

在會(hui)(hui)議(yi)(yi)開始前,主(zhu)持(chi)人需要將會(hui)(hui)議(yi)(yi)資(zi)(zi)(zi)料上傳到會(hui)(hui)議(yi)(yi)服務平臺。這些資(zi)(zi)(zi)料可(ke)以(yi)包括會(hui)(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程、會(hui)(hui)議(yi)(yi)背景資(zi)(zi)(zi)料、報告(gao)文(wen)稿(gao)、數據表格等。會(hui)(hui)議(yi)(yi)服務平臺會(hui)(hui)自動對(dui)資(zi)(zi)(zi)料進行(xing)歸類(lei)和整(zheng)理,方便參會(hui)(hui)人員查(cha)閱。

2、邀請參會人員

主持人(ren)可以通過會(hui)(hui)(hui)(hui)議服(fu)務平臺發送會(hui)(hui)(hui)(hui)議邀(yao)請(qing),告知(zhi)參會(hui)(hui)(hui)(hui)人(ren)員會(hui)(hui)(hui)(hui)議時間、地點(dian)和(he)議程(cheng)等(deng)信息。參會(hui)(hui)(hui)(hui)人(ren)員收到邀(yao)請(qing)后,可以提前通過無紙化會(hui)(hui)(hui)(hui)議終端查閱會(hui)(hui)(hui)(hui)議資料(liao),為會(hui)(hui)(hui)(hui)議做好(hao)準(zhun)備。

3、設備接入

會(hui)(hui)(hui)議(yi)開(kai)始前,參會(hui)(hui)(hui)人(ren)員需要(yao)將無紙化會(hui)(hui)(hui)議(yi)終端接入會(hui)(hui)(hui)議(yi)服(fu)務(wu)平臺。這通常只(zhi)需要(yao)在(zai)終端設備上(shang)輸入會(hui)(hui)(hui)議(yi)服(fu)務(wu)平臺的地址和賬戶信息(xi)即可。接入成功后,參會(hui)(hui)(hui)人(ren)員可以實時查看會(hui)(hui)(hui)議(yi)資料(liao)、發言和提問。

4、展示會議資料

會(hui)議進(jin)行中(zhong),主持(chi)(chi)人可(ke)以(yi)通過投影設備展示會(hui)議資(zi)料,讓(rang)參(can)會(hui)人員(yuan)更直(zhi)觀地了解(jie)會(hui)議內容(rong)。在無紙化會(hui)議系統中(zhong),主持(chi)(chi)人可(ke)以(yi)實時控制投影設備的(de)內容(rong)和順序,以(yi)便根(gen)據會(hui)議進(jin)程靈活(huo)調整。

5、互動交流

無紙化會(hui)議(yi)系(xi)統提(ti)供了(le)豐富的(de)互動功能,如實時聊天、文(wen)件共享(xiang)、屏幕共享(xiang)等(deng),方便參會(hui)人員進行(xing)溝通(tong)和交(jiao)流。參會(hui)人員可以在終(zhong)端設備上(shang)向主(zhu)持人或其他參會(hui)者提(ti)問、發表意見,主(zhu)持人也可以實時回應(ying)。

6、記錄會議內容

會議(yi)(yi)進行(xing)中(zhong),參會人(ren)員(yuan)可以在無紙化會議(yi)(yi)終端上對會議(yi)(yi)內容進行(xing)記錄。這些記錄可以包括文字(zi)、圖片、語音等多種形式,方便參會人(ren)員(yuan)回顧和(he)整(zheng)理(li)。

7、歸檔會議資料

會(hui)(hui)(hui)(hui)議結(jie)束后,主持人需(xu)要在會(hui)(hui)(hui)(hui)議服務(wu)平臺(tai)上對會(hui)(hui)(hui)(hui)議資(zi)料進行歸檔(dang)。歸檔(dang)的(de)資(zi)料包括會(hui)(hui)(hui)(hui)議議程、參會(hui)(hui)(hui)(hui)名(ming)單、會(hui)(hui)(hui)(hui)議記錄等,以便(bian)未來(lai)查閱和(he)回顧。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨(sui)著節能環保(bao)觀念(nian)的(de)普及,無紙(zhi)化會議系統(tong)開始在企業中(zhong)廣為(wei)應用。雖然(ran)節省了很多紙(zhi)張,但是無紙(zhi)化會議系統(tong)的(de)數據安全保(bao)密(mi)性一直讓用戶有所(suo)擔心,那么使用無紙(zhi)化會議系統(tong)是怎(zen)么保(bao)障(zhang)會議的(de)安全和保(bao)密(mi)的(de)呢?

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接的辦(ban)法就是(shi)將無紙化會議(yi)系統買斷,將無紙化會議(yi)系統服務(wu)器部署到(dao)自己內部網(wang)絡中。這樣避免了無紙化會議(yi)的數據信(xin)息傳輸需要經過公網(wang)遭竊取的風(feng)險。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

(1)無紙化會議系統(tong)的(de)載體(ti)必須是企業內部提供的(de),避免第三方設備或者移動設備接入,導致數據泄密。

(2)?禁止無(wu)紙化(hua)會(hui)議(yi)室中的錄制,截屏功能,避(bi)免會(hui)議(yi)資料被拷貝或者上傳(chuan)。

(3)無紙化會議系統在純局域網中(zhong)使用(yong)的(de)同時,會議室(shi)也用(yong)的(de)是局域網,防止(zhi)外網訪問,有必要的(de)話可以禁止(zhi)4G和(he)5G信號。

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