一、無紙化智能會議系統怎么用
在智能化時代,無紙化會議系統逐(zhu)漸受到了企業的青睞(lai),使用無(wu)紙化會(hui)議(yi)系統不(bu)僅綠色環保,而且(qie)方便(bian)安全,那么如何(he)使用無(wu)紙化會(hui)議(yi)系統呢?
1、準備會議資料
在會(hui)(hui)議(yi)(yi)開始前,主(zhu)持(chi)人需要將會(hui)(hui)議(yi)(yi)資(zi)(zi)(zi)料上傳到會(hui)(hui)議(yi)(yi)服務平臺。這些資(zi)(zi)(zi)料可(ke)以(yi)包括會(hui)(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程、會(hui)(hui)議(yi)(yi)背景資(zi)(zi)(zi)料、報告(gao)文(wen)稿(gao)、數據表格等。會(hui)(hui)議(yi)(yi)服務平臺會(hui)(hui)自動對(dui)資(zi)(zi)(zi)料進行(xing)歸類(lei)和整(zheng)理,方便參會(hui)(hui)人員查(cha)閱。
2、邀請參會人員
主持人(ren)可以通過會(hui)(hui)(hui)(hui)議服(fu)務平臺發送會(hui)(hui)(hui)(hui)議邀(yao)請(qing),告知(zhi)參會(hui)(hui)(hui)(hui)人(ren)員會(hui)(hui)(hui)(hui)議時間、地點(dian)和(he)議程(cheng)等(deng)信息。參會(hui)(hui)(hui)(hui)人(ren)員收到邀(yao)請(qing)后,可以提前通過無紙化會(hui)(hui)(hui)(hui)議終端查閱會(hui)(hui)(hui)(hui)議資料(liao),為會(hui)(hui)(hui)(hui)議做好(hao)準(zhun)備。
3、設備接入
會(hui)(hui)(hui)議(yi)開(kai)始前,參會(hui)(hui)(hui)人(ren)員需要(yao)將無紙化會(hui)(hui)(hui)議(yi)終端接入會(hui)(hui)(hui)議(yi)服(fu)務(wu)平臺。這通常只(zhi)需要(yao)在(zai)終端設備上(shang)輸入會(hui)(hui)(hui)議(yi)服(fu)務(wu)平臺的地址和賬戶信息(xi)即可。接入成功后,參會(hui)(hui)(hui)人(ren)員可以實時查看會(hui)(hui)(hui)議(yi)資料(liao)、發言和提問。
4、展示會議資料
會(hui)議進(jin)行中(zhong),主持(chi)(chi)人可(ke)以(yi)通過投影設備展示會(hui)議資(zi)料,讓(rang)參(can)會(hui)人員(yuan)更直(zhi)觀地了解(jie)會(hui)議內容(rong)。在無紙化會(hui)議系統中(zhong),主持(chi)(chi)人可(ke)以(yi)實時控制投影設備的(de)內容(rong)和順序,以(yi)便根(gen)據會(hui)議進(jin)程靈活(huo)調整。
5、互動交流
無紙化會(hui)議(yi)系(xi)統提(ti)供了(le)豐富的(de)互動功能,如實時聊天、文(wen)件共享(xiang)、屏幕共享(xiang)等(deng),方便參會(hui)人員進行(xing)溝通(tong)和交(jiao)流。參會(hui)人員可以在終(zhong)端設備上(shang)向主(zhu)持人或其他參會(hui)者提(ti)問、發表意見,主(zhu)持人也可以實時回應(ying)。
6、記錄會議內容
會議(yi)(yi)進行(xing)中(zhong),參會人(ren)員(yuan)可以在無紙化會議(yi)(yi)終端上對會議(yi)(yi)內容進行(xing)記錄。這些記錄可以包括文字(zi)、圖片、語音等多種形式,方便參會人(ren)員(yuan)回顧和(he)整(zheng)理(li)。
7、歸檔會議資料
會(hui)(hui)(hui)(hui)議結(jie)束后,主持人需(xu)要在會(hui)(hui)(hui)(hui)議服務(wu)平臺(tai)上對會(hui)(hui)(hui)(hui)議資(zi)料進行歸檔(dang)。歸檔(dang)的(de)資(zi)料包括會(hui)(hui)(hui)(hui)議議程、參會(hui)(hui)(hui)(hui)名(ming)單、會(hui)(hui)(hui)(hui)議記錄等,以便(bian)未來(lai)查閱和(he)回顧。
二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性
隨(sui)著節能環保(bao)觀念(nian)的(de)普及,無紙(zhi)化會議系統(tong)開始在企業中(zhong)廣為(wei)應用。雖然(ran)節省了很多紙(zhi)張,但是無紙(zhi)化會議系統(tong)的(de)數據安全保(bao)密(mi)性一直讓用戶有所(suo)擔心,那么使用無紙(zhi)化會議系統(tong)是怎(zen)么保(bao)障(zhang)會議的(de)安全和保(bao)密(mi)的(de)呢?
1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性
直接的辦(ban)法就是(shi)將無紙化會議(yi)系統買斷,將無紙化會議(yi)系統服務(wu)器部署到(dao)自己內部網(wang)絡中。這樣避免了無紙化會議(yi)的數據信(xin)息傳輸需要經過公網(wang)遭竊取的風(feng)險。
2、做好無紙化會議系統的安全防護工作
(1)無紙化會議系統(tong)的(de)載體(ti)必須是企業內部提供的(de),避免第三方設備或者移動設備接入,導致數據泄密。
(2)?禁止無(wu)紙化(hua)會(hui)議(yi)室中的錄制,截屏功能,避(bi)免會(hui)議(yi)資料被拷貝或者上傳(chuan)。
(3)無紙化會議系統在純局域網中(zhong)使用(yong)的(de)同時,會議室(shi)也用(yong)的(de)是局域網,防止(zhi)外網訪問,有必要的(de)話可以禁止(zhi)4G和(he)5G信號。