一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統逐漸(jian)受(shou)到了企業的青睞，使用無紙(zhi)化(hua)會議系統不(bu)僅綠色環保，而(er)且方(fang)便安全(quan)，那么如何使用無紙(zhi)化(hua)會議系統呢？

1、準備會議資料

在(zai)會(hui)(hui)議(yi)開始前，主持(chi)人需要將會(hui)(hui)議(yi)資料(liao)上傳到會(hui)(hui)議(yi)服務(wu)平臺。這些資料(liao)可(ke)以(yi)包括會(hui)(hui)議(yi)議(yi)程、會(hui)(hui)議(yi)背(bei)景資料(liao)、報告文稿、數據表(biao)格(ge)等。會(hui)(hui)議(yi)服務(wu)平臺會(hui)(hui)自(zi)動對資料(liao)進行歸類和整理(li)，方便參(can)會(hui)(hui)人員查閱。

2、邀請參會人員

主持人可以(yi)通過會(hui)議服務平臺發(fa)送會(hui)議邀請，告知參會(hui)人員(yuan)會(hui)議時間(jian)、地(di)點和議程等(deng)信息。參會(hui)人員(yuan)收到邀請后，可以(yi)提前通過無紙化會(hui)議終端查(cha)閱會(hui)議資料，為會(hui)議做(zuo)好準(zhun)備(bei)。

3、設備接入

會(hui)議(yi)(yi)開始(shi)前，參會(hui)人員需(xu)要將無紙化(hua)會(hui)議(yi)(yi)終端接入(ru)會(hui)議(yi)(yi)服務(wu)平(ping)臺。這(zhe)通(tong)常只需(xu)要在終端設備上(shang)輸入(ru)會(hui)議(yi)(yi)服務(wu)平(ping)臺的(de)地址(zhi)和賬戶信(xin)息即可。接入(ru)成功后，參會(hui)人員可以實時查(cha)看(kan)會(hui)議(yi)(yi)資(zi)料(liao)、發(fa)言和提問。

4、展示會議資料

會(hui)(hui)議(yi)(yi)進(jin)行中，主持人可以(yi)通過投影設(she)備展示會(hui)(hui)議(yi)(yi)資料，讓(rang)參會(hui)(hui)人員更(geng)直觀地(di)了解會(hui)(hui)議(yi)(yi)內容。在無紙(zhi)化(hua)會(hui)(hui)議(yi)(yi)系(xi)統中，主持人可以(yi)實時控制投影設(she)備的內容和順序(xu)，以(yi)便根據會(hui)(hui)議(yi)(yi)進(jin)程靈(ling)活調(diao)整。

5、互動交流

無紙化(hua)會議系(xi)統(tong)提供了豐富的互動功(gong)能，如實時聊天(tian)、文件共(gong)享、屏幕共(gong)享等，方便參(can)會人員進行溝通和交流。參(can)會人員可以在終端設備上向(xiang)主持人或其他(ta)參(can)會者提問、發(fa)表意見，主持人也可以實時回(hui)應。

6、記錄會議內容

會(hui)議(yi)進行中，參會(hui)人員可以在(zai)無紙化會(hui)議(yi)終端上對會(hui)議(yi)內容進行記錄。這些記錄可以包括文字、圖片、語(yu)音(yin)等多種形式，方(fang)便參會(hui)人員回顧(gu)和整理。

7、歸檔會議資料

會(hui)(hui)議(yi)(yi)結束后(hou)，主持人需要在(zai)會(hui)(hui)議(yi)(yi)服(fu)務平(ping)臺上對會(hui)(hui)議(yi)(yi)資料(liao)進行歸檔。歸檔的資料(liao)包括會(hui)(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程、參會(hui)(hui)名單、會(hui)(hui)議(yi)(yi)記錄等，以(yi)便未來查閱(yue)和回顧。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨(sui)著節(jie)能環保(bao)(bao)觀念的普及，無(wu)紙化會(hui)議(yi)(yi)系統(tong)開始在企業中(zhong)廣為應(ying)用。雖然節(jie)省了很多紙張(zhang)，但是無(wu)紙化會(hui)議(yi)(yi)系統(tong)的數據安(an)全保(bao)(bao)密性一直讓用戶有(you)所擔心(xin)，那么(me)使用無(wu)紙化會(hui)議(yi)(yi)系統(tong)是怎么(me)保(bao)(bao)障會(hui)議(yi)(yi)的安(an)全和保(bao)(bao)密的呢？

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接(jie)的辦法就是將無(wu)紙化會議系(xi)統(tong)買斷，將無(wu)紙化會議系(xi)統(tong)服(fu)務(wu)器部(bu)署到自己內部(bu)網絡中。這樣避免(mian)了無(wu)紙化會議的數據信息傳輸需要經過(guo)公網遭竊取的風險。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

（1）無紙化(hua)會議系(xi)統的載體必須是(shi)企業內部提供(gong)的，避免第三方設備或者移動設備接入(ru)，導致數據(ju)泄密。

（2）?禁(jin)止無紙化會(hui)議室中的錄制，截屏功能，避免會(hui)議資料被拷貝或者上傳。

（3）無(wu)紙化會議(yi)系統在(zai)純局域(yu)網(wang)中使用(yong)的(de)同時，會議(yi)室也用(yong)的(de)是局域(yu)網(wang)，防止外(wai)網(wang)訪(fang)問，有必要的(de)話可以(yi)禁止4G和(he)5G信號(hao)。