辦公設備管理制度
1? 總則
1.1?目的(de)：為規范辦公設備設施的(de)管(guan)理，保障生產和辦公活動的(de)正常進行，降低成本，杜(du)絕(jue)浪費(fei)， 特(te)制定(ding)本制度(du)。
1.2?適(shi)用范圍(wei)：
1.2.1本制(zhi)度適用(yong)于公(gong)司各(ge)部門。
1.2.2本制度對辦公(gong)設備(bei)設施(shi)的(de)采購、驗收、使用和管理等進行了規定。
2?辦公設備設施分類
2.1?辦公(gong)用具：辦公(gong)桌、椅、櫥、柜等；
2.2?文件處理設備：電腦、移動(dong)硬盤(pan)、掃描儀(yi)、復印(yin)機、打印(yin)機等；
2.3?培訓用(yong)具(ju)：投影儀(yi)、白板等；
2.4?空氣調節(jie)設備(bei):空調、風扇等(deng)；
2.5?通訊(xun)設(she)施:電話機(ji)、傳真機(ji)、對講機(ji)等；
2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電視(shi)機(ji)等；
2.7?接待飲(yin)水用具：飲(yin)水機(ji)、茶具、開水壺(hu)、燒水壺(hu)、茶水桶等；
2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；
2.9?其他(ta)設備設施(shi)：與辦公有(you)關(guan)的其他(ta)設備設施(shi)。
3?辦(ban)公(gong)設備設施(shi)管理的職責
3.1?行政(zheng)部負(fu)責辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的歸口管(guan)理(li)。負(fu)責辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施規劃、選(xuan)型(xing)、組織安裝調試、統一(yi) 調配(pei)、使用、維修、盤點(dian)、報廢和更(geng)新的全過程實(shi)行綜合管(guan)理(li)。
3.2?采購(gou)部負責(ze)按(an)要求進行辦公設(she)備設(she)施的采購(gou)。
3.3?生產部負責協助實施辦公設備設施的安(an)裝和維修(xiu)。
3.4?使(shi)(shi)用部門(men)負責辦公(gong)(gong)設備設施的分級(ji)管(guan)理，負責辦公(gong)(gong)設備設施的正確使(shi)(shi)用和日常(chang)維(wei)護保養，延 長(chang)辦公(gong)(gong)設備設施使(shi)(shi)用壽命，保證辦公(gong)(gong)設備設施的正常(chang)運行。
3.5?財務部負責對辦公設備設施的采購(gou)、發放和管理進(jin)行監督、檢查(cha)和審計。
4?辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)的購置
4.1?行政部應廣(guang)泛收集辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的(de)發展資訊以及(ji)市場信息，并收集使用單位對有關辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的(de)使用意見，為新辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的(de)購置提供(gong)建議。
4.2?各部門需要(yao)新增辦公(gong)設(she)備設(she)施應填寫《辦公(gong)設(she)備設(she)施購置(zhi)申請(qing)單》，送(song)行政部審(shen)查、主管副 總審(shen)核(he)、常務副總或總經理批準。
4.3?對于新辦公設(she)備(bei)設(she)施(shi)的購置(zhi)，行(xing)政部(bu)應(ying)提出辦公設(she)備(bei)設(she)施(shi)的先進性(xing)(xing)(xing)、可靠性(xing)(xing)(xing)和維(wei)修性(xing)(xing)(xing)等(deng)要求， 并對大型、關鍵(jian)辦公設(she)備(bei)設(she)施(shi)進行(xing)經濟技術可行(xing)性(xing)(xing)(xing)分析，把好選型和安裝(zhuang)驗收質量關，為搞(gao)好辦公設(she)備(bei)設(she)施(shi)的后期管理奠(dian)定基礎。
4.4?選(xuan)購的大型、關鍵(jian)辦公設備設施應備有齊全的安裝、使(shi)用、潤(run)滑、維修(xiu)等技(ji)術資料和必要的 維修(xiu)配件、易損件。
4.5?辦公設(she)備(bei)設(she)施到(dao)貨后，由采購部(bu)組(zu)織(zhi)行政(zheng)部(bu)、使(shi)用(yong)部(bu)門、供方派(pai)員共(gong)同參加(jia)開(kai)箱(xiang)驗收，并認 真做(zuo)好開(kai)箱(xiang)記錄，按(an)照裝(zhuang)箱(xiang)單核(he)對主辦公設(she)備(bei)設(she)施、附件(jian)、工具、備(bei)件(jian)和(he)技術資料，辦理入庫(ku)和(he)安裝(zhuang)手續。
4.6?辦公設備設施安裝調(diao)試(shi)完畢，要按說明(ming)書及有關規定進行性能檢查(cha)、調(diao)試(shi)，屬于(yu)固(gu)定資(zi)產(chan)的(de) 要辦理固(gu)定資(zi)產(chan)移交手(shou)續。
4.7?驗(yan)收后采購(gou)部應負責組織填寫《辦公設備設施(shi)驗(yan)收報(bao)告(gao)單》一式(shi)三份，采購(gou)部、行政部、使 用部門各留一份。
4.8?驗收后行政部將相關資(zi)料(liao)收集、整(zheng)理、存檔。
5?辦公設備(bei)設施(shi)的臺帳(zhang)和檔(dang)案管理
5.1?辦公設備(bei)設施的臺(tai)帳(zhang)管理
5.1.1?財務部對對公司的所有(you)屬于固定資產(chan)的辦公設備(bei)設施按照規(gui)定建(jian)立固定資產(chan)臺帳，并進(jin)行監 督和管(guan)理(li)。
5.1.2?行(xing)政部(bu)對公司的所(suo)有(you)辦公設(she)備設(she)施按(an)照規定逐臺進行(xing)統一編(bian)號，建立《辦公設(she)備設(she)施臺帳》 和(he)卡(ka)片，填寫(xie)《辦公設(she)備設(she)施檔案資料卡(ka)》，做到隨機附件和(he)資料齊全。
5.1.3?各使(shi)用部門要建立(li)本部門辦公設備設施臺賬。
5.2?辦公設備(bei)設施(shi)的檔(dang)案管理
5.2.1?行政部行政助理，負責(ze)為列入(ru)固(gu)定(ding)資產(chan)的大型辦公(gong)設(she)備設(she)施建立技術檔(dang)案(an)和狀態(tai)檔(dang)案(an)。
5.2.2?辦(ban)(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)的技術(shu)(shu)檔案是(shi)指辦(ban)(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)的安裝、零部件、自制辦(ban)(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)、特種(zhong)辦(ban)(ban)公(gong)(gong) 設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)、使用(yong)說(shuo)明書、圖紙等技術(shu)(shu)資料。
5.2.3?狀態檔案是(shi)指(zhi)辦公(gong)設備設施(shi)的分(fen)布、購進和安裝日期、使用年限、維修記錄、調撥記錄等資 料。
5.2.4?辦公(gong)設備設施檔(dang)案(an)資料發生(sheng)變更時(shi)(shi)，應根據實際情況，及時(shi)(shi)更新(xin)檔(dang)案(an)資料。
6?辦(ban)公設備設施的(de)使用與保養
6.1?使用人(ren)員在獨(du)立使用辦公(gong)(gong)設(she)備(bei)設(she)施前，必須對(dui)其進行辦公(gong)(gong)設(she)備(bei)設(she)施的結構、性能(neng)、技術規范(fan)、 維(wei)護基礎知識和安全(quan)操(cao)作規程的培訓。
6.2?各部門要(yao)指(zhi)定專(zhuan)人負責公用(yong)辦公設備設施的管理。
6.3?操作人員要嚴格(ge)執行辦公(gong)設備(bei)設施的操作規(gui)程，嚴禁辦公(gong)設備(bei)設施超負荷、超范(fan)圍和帶故障 運轉。
6.4?使(shi)用部(bu)門負責指定(ding)專人(ren)進(jin)(jin)行(xing)辦(ban)公(gong)設備設施(shi)的日常維護保養，行(xing)政部(bu)負責依據辦(ban)公(gong)設備設施(shi)的 特(te)點和使(shi)用情況進(jin)(jin)行(xing)定(ding)期維護。
6.5?使(shi)用部(bu)門、行政(zheng)部(bu)要定期或不定期對辦公設備(bei)設施的使(shi)用和(he)保養情況進行檢(jian)查。
6.6?對(dui)于使用部(bu)門(men)不正(zheng)當使用和(he)維護的行為，行政(zheng)部(bu)有權提出整改要求和(he)處(chu)罰(fa)建議，對(dui)由此而造 成的辦公設備設施的損(sun)壞，經行政(zheng)部(bu)進行責(ze)任認定，由相關責(ze)任人承(cheng)擔賠償責(ze)任。
6.6.1?對純屬人為原因(yin)導致辦公設(she)備設(she)施(shi)損壞的(de)，如責任人清(qing)楚，視情況由責任人賠(pei)償(chang)修理(li)費(fei)用的(de) 70%-100%；造成報廢或(huo)丟失的(de)，視情況由責任人賠(pei)償(chang)原值的(de)70%-100%。如責任人不清(qing)的(de)，由該部(bu)門(men)負責人承擔賠(pei)償(chang)額的(de)50%，保(bao)管(guan)人承擔50%。
6.6.2?因保管不(bu)當(dang)造成辦(ban)公設備設施(shi)遺(yi)失的，由保管人賠償(chang)(chang)原值(zhi)的80%-100%賠償(chang)(chang)或責令自行增購 并不(bu)得報支費用。
7?辦公設(she)備設(she)施的(de)維(wei)修
7.1?辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施(shi)發生故障，使(shi)用部門不能解決時，應立即填寫《辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施(shi)報修(xiu)單》，通(tong)知 行(xing)政部組織有關(guan)人員進行(xing)排除(chu)，并填好維修(xiu)記錄。
7.2?在(zai)接(jie)到辦公設(she)備設(she)施報修(xiu)以(yi)后，行政部(bu)應根據辦公設(she)備設(she)施的故障程度(du)和原因，組織維(wei)修(xiu)人 員(yuan)進(jin)行修(xiu)理。
7.3?維(wei)修(xiu)人員(yuan)在維(wei)修(xiu)完畢(bi)后，應通知(zhi)使用單位的員(yuan)工進行驗收(shou)，并在報修(xiu)單上簽字(zi)，對維(wei)修(xiu)用時 和維(wei)修(xiu)材料進行確認。
7.4?對于緊(jin)急情況，使用(yong)部(bu)門(men)可電話或(huo)口(kou)頭(tou)通知行政部(bu)，行政部(bu)及時(shi)安(an)排維修(xiu)。但使用(yong)部(bu)門(men)應及 時(shi)補辦(ban)報修(xiu)及驗收手續。
7.5?對于公(gong)司(si)現有技(ji)術力量無法完成的(de)辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)報(bao)修(xiu)(xiu)，應由行政部填寫《辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)委(wei)(wei)外(wai) 修(xiu)(xiu)理(li)申(shen)請(qing)單(dan)》，報(bao)常務(wu)副(fu)總經(jing)理(li)審批后。《辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)委(wei)(wei)外(wai)修(xiu)(xiu)理(li)申(shen)請(qing)單(dan)》應詳細注明維修(xiu)(xiu)辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)的(de)名稱、故障原因(yin)、外(wai)協廠家和預計(ji)費(fei)用(yong)。
7.6?在維修完(wan)成以后，使用部門(men)和行政部應(ying)當(dang)對辦公設(she)備設(she)施進行檢查驗收。
7.7?對于經(jing)常發生(sheng)故障的部位，行政部應組織使(shi)用部門認真分析，制訂改善(shan)維修措施，盡量從根 本上消除故障以及發生(sheng)原因。
8?辦公(gong)設備設施的移交、閑置及(ji)報廢處理
8.1?辦公設備設施的移交(jiao)
8.1.1?員(yuan)工(gong)崗位變動(dong)或(huo)離(li)職時，應及時將個人領(ling)用的辦(ban)公設(she)備設(she)施移(yi)交給接(jie)手人或(huo)退(tui)還行政部。
8.1.2?各部(bu)門負責(ze)人(ren)崗位(wei)變動(dong)或離職時，應及時將(jiang)部(bu)門共用的辦公設(she)備(bei)設(she)施移(yi)交給接手人(ren)或退還行 政部(bu)。
8.1.3?部門(men)負(fu)責人(ren)(ren)移(yi)(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)時由(you)行政部監交(jiao)(jiao)(jiao)，一(yi)般員工(gong)移(yi)(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)時由(you)部門(men)人(ren)(ren)監交(jiao)(jiao)(jiao)，移(yi)(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)人(ren)(ren)、接手人(ren)(ren)、監交(jiao)(jiao)(jiao)人(ren)(ren) 如實記錄(lu)并填(tian)寫《辦公設(she)(she)備設(she)(she)施移(yi)(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)單》一(yi)式三份，三方簽字(zi)后各(ge)留一(yi)份。
8.2?辦公(gong)設備(bei)設施的調撥(bo)
8.2.1?辦公設備(bei)設施的調撥(bo)必須由行政(zheng)部統一安排，各(ge)部門不得(de)私自(zi)調撥(bo)。
8.2.2?各(ge)部(bu)門(men)如需辦公設備設施(shi)的調撥，應由移入部(bu)門(men)經理填寫《辦公設備設施(shi)調撥單(dan)》，交行政 助理審查，行政部(bu)經理審批。
8.2.3?行(xing)政(zheng)部組織(zhi)調撥雙(shuang)方進行(xing)辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)交接，調撥出的(de)辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)必須隨帶原(yuan)有輔機、附(fu) 件(jian)和技術文件(jian)。
8.2.4?屬于固定資產的辦公(gong)設備(bei)設施的調撥應報(bao)財務(wu)部備(bei)案。
8.3?閑(xian)置(zhi)辦公設(she)備設(she)施的(de)處理(li)
8.3.1?辦(ban)公設(she)備設(she)施閑置在半年(nian)以(yi)上的應進行(xing)封(feng)存(cun)管理(li)，辦(ban)公設(she)備設(she)施的封(feng)存(cun)和啟封(feng)時必須由(you)使用 部(bu)門、行(xing)政部(bu)共同(tong)進行(xing)。
8.3.2?封存要有明顯的(de)標識。
8.3.3?辦公設(she)備(bei)設(she)施封(feng)存前要進(jin)行一次全面的維護，并采取防塵、防銹(xiu)和防潮措(cuo)施。
8.3.4?所有封存(cun)辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)都要達到完好辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的(de)要求，并列入辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)檢查范圍。
8.3.5?對(dui)風(feng)扇等(deng)季(ji)節性強的辦公設(she)備設(she)施(shi)，可由各部門(men)做好清(qing)潔維持(chi)后交倉(cang)庫暫(zan)存，由倉(cang)庫統一集 中保管(guan)。雙方辦好入倉(cang)和領用手續。
8.3.6?對于(yu)長期(qi)不用、連續停用一(yi)年(nian)以上的閑(xian)置辦(ban)公設備設施(shi)，由(you)使用部(bu)(bu)門填寫《閑(xian)置辦(ban)公設備設 施(shi)處理(li)申請單》，報行政(zheng)部(bu)(bu)積極組(zu)織外調、出(chu)租或轉(zhuan)讓，以提高辦(ban)公設備設施(shi)的利用率(lv)。
8.4?辦公(gong)設備(bei)設施的報廢
8.4.1?辦公設(she)備設(she)施(shi)報損、報廢(fei)條(tiao)件：
a) 因意外事故(gu)或(huo)災害，造成主要部(bu)件、主要結(jie)構(gou)嚴重損壞而無法使用的辦公(gong)設備設施。
b)?制造質量低劣，達不到使(shi)用要求的辦公設備設施。
c)?使用不當(dang)造成損壞、無修復價值的辦公設備設施。
d)?機器陳舊，技術性能(neng)不能(neng)滿足使(shi)用要求，且無法改造的(de)辦公設備設施。
e)?耗能高，嚴重污染(ran)環境的辦公設備設施。
f)?超過使(shi)(shi)用(yong)年限(xian)、已無使(shi)(shi)用(yong)價(jia)值的(de)辦公設(she)備設(she)施。
8.4.2?報損、報廢(fei)辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)的處(chu)理(li)方法：
a)?按現有(you)價值整件(jian)或整機出售。
b)?拆卸、轉讓可利用的零部件。
c)?不(bu)能利用(yong)的部件按廢(fei)料(liao)處理。
8.4.3?報廢(fei)申請由使用部門提出(chu)，使用部門填寫《辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施報廢(fei)申請單(dan)》，行(xing)政部進行(xing)審查(cha)， 必(bi)要時組織相關專家進行(xing)審查(cha)，財務(wu)部門進行(xing)價值評估，主管(guan)副(fu)總經(jing)理審查(cha)、常(chang)務(wu)副(fu)總經(jing)理或總經(jing)理批準(zhun)。
8.4.4?報廢申請經批準后使(shi)用部(bu)門由使(shi)用部(bu)門交(jiao)行政部(bu)進行臺帳(zhang)及檔案調整，屬于(yu)固定(ding)資(zi)(zi)產(chan)的辦公 設備設施還(huan)須由申請部(bu)門轉財(cai)務部(bu)門進行固定(ding)資(zi)(zi)產(chan)減(jian)損處理。
9?辦公設備(bei)設施的盤點(dian)
9.1?公(gong)司辦(ban)公(gong)設備設施實行(xing)定期(qi)盤點，一般為(wei)每年六月和十二月。
9.2?辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的盤點由行(xing)政部會同財務部、使用部門共(gong)同進行(xing)。
9.3?辦(ban)公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施盤點的依據為財(cai)務部固定資產(chan)臺帳、行政部辦(ban)公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施臺帳、辦(ban)公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施 卡(ka)片、領用記(ji)錄(lu)、調撥記(ji)錄(lu)、報(bao)廢記(ji)錄(lu)等。
9.4?辦公設備設施盤(pan)點時應實事求是，如實記(ji)錄(lu)盤(pan)點情況(kuang)，嚴禁弄虛作假。
9.5?盤點(dian)結束后(hou)行政部(bu)應及時(shi)如實(shi)編制盤點(dian)報(bao)(bao)告，說明盤點(dian)盈虧原因及處理(li)意(yi)見，報(bao)(bao)告主管副(fu)總 經理(li)審核、常務副(fu)總經理(li)或總經理(li)審批。
10?附則
10.1?本制(zhi)度(du)由行政部制(zhi)定，并負責解(jie)釋和組織實施。
10.2?本制度報(bao)總經理批準后(hou)施行，修(xiu)改(gai)時亦同。
10.3?本(ben)制(zhi)(zhi)度(du)實(shi)施后(hou)，凡既有的類似規定自(zi)行終止，與(yu)本(ben)制(zhi)(zhi)度(du)相抵觸(chu)的，以(yi)本(ben)制(zhi)(zhi)度(du)準。
10.4?本制度(du)自頒布之日起(qi)施行。
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