辦(ban)公設備管理制度(du)
1? 總則
1.1?目(mu)的(de)：為規范辦公(gong)設備設施的(de)管理，保障生(sheng)產和(he)辦公(gong)活動的(de)正常進行，降低成本，杜(du)絕浪(lang)費(fei)， 特制(zhi)定本制(zhi)度(du)。
1.2?適用范圍(wei)：
1.2.1本制度(du)適用于公司各(ge)部門。
1.2.2本制度(du)對(dui)辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施的采(cai)購、驗收、使用和管理等進行了規(gui)定。
2?辦公設備(bei)設施分類
2.1?辦(ban)公(gong)用具：辦(ban)公(gong)桌、椅、櫥、柜等；
2.2?文件處理設備：電腦、移動硬盤、掃描(miao)儀、復(fu)印(yin)機、打印(yin)機等；
2.3?培訓用具：投影儀、白板(ban)等；
2.4?空氣調節設備:空調、風扇等；
2.5?通訊設施(shi):電(dian)話機、傳(chuan)真機、對講機等；
2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電(dian)視機等；
2.7?接(jie)待飲水(shui)用具：飲水(shui)機、茶(cha)(cha)具、開水(shui)壺、燒(shao)水(shui)壺、茶(cha)(cha)水(shui)桶等(deng)；
2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；
2.9?其(qi)他設(she)備設(she)施：與辦公(gong)有關的其(qi)他設(she)備設(she)施。
3?辦公設備設施管理的職責
3.1?行政部(bu)負責(ze)辦公(gong)設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施(shi)的歸(gui)口管理(li)。負責(ze)辦公(gong)設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施(shi)規劃、選型、組(zu)織(zhi)安裝調(diao)(diao)試(shi)、統一 調(diao)(diao)配(pei)、使用、維(wei)修、盤點、報廢和(he)更新的全過程實(shi)行綜合管理(li)。
3.2?采購部負責(ze)按要(yao)求進(jin)行辦(ban)公設備設施的采購。
3.3?生產部負責協助實施辦公設(she)備設(she)施的(de)安裝和維修。
3.4?使(shi)用(yong)(yong)(yong)部門負責(ze)辦公(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)的(de)分(fen)級管理，負責(ze)辦公(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)的(de)正(zheng)確使(shi)用(yong)(yong)(yong)和(he)日(ri)常維護保(bao)養，延 長(chang)辦公(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)使(shi)用(yong)(yong)(yong)壽(shou)命(ming)，保(bao)證辦公(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)的(de)正(zheng)常運行。
3.5?財(cai)務部(bu)負(fu)責(ze)對(dui)辦公(gong)設備設施的采購、發放和(he)管(guan)理進行(xing)監督、檢查和(he)審計。
4?辦公設備設施(shi)的購置
4.1?行政(zheng)部應(ying)廣泛收(shou)集辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的發展資(zi)訊以及市場(chang)信息，并收(shou)集使用單位(wei)對(dui)有關辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的使用意見，為新辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的購置提供建議(yi)。
4.2?各(ge)部門(men)需(xu)要新增辦公設(she)備設(she)施應填寫《辦公設(she)備設(she)施購(gou)置申請單》，送行(xing)政(zheng)部審查、主管副 總(zong)審核(he)、常務副總(zong)或(huo)總(zong)經理批準。
4.3?對于新(xin)辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的購(gou)置，行政部應提出(chu)辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的先進(jin)性(xing)、可(ke)靠(kao)性(xing)和維修(xiu)性(xing)等要求， 并對大(da)型(xing)、關(guan)(guan)鍵辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施進(jin)行經濟技術可(ke)行性(xing)分析，把好選型(xing)和安裝驗收(shou)質量關(guan)(guan)，為搞好辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的后(hou)期管理奠(dian)定基礎(chu)。
4.4?選購的大(da)型、關鍵辦公設備(bei)設施應備(bei)有齊全的安(an)裝(zhuang)、使用、潤滑、維修等技術資料(liao)和必要(yao)的 維修配件、易損件。
4.5?辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)到貨后，由(you)采(cai)購(gou)部組織行政部、使用部門、供(gong)方派員共同參加(jia)開箱驗(yan)收，并(bing)認 真做好開箱記(ji)錄(lu)，按(an)照裝箱單核(he)對主辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)、附件(jian)、工具、備件(jian)和(he)技術資料，辦理入庫和(he)安裝手續(xu)。
4.6?辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備設(she)施安(an)裝調試完(wan)畢，要(yao)按說(shuo)明書及(ji)有關(guan)規定(ding)進行性能檢(jian)查、調試，屬于固定(ding)資產(chan)的 要(yao)辦(ban)(ban)理固定(ding)資產(chan)移交(jiao)手續。
4.7?驗收后采購部應負責組織填(tian)寫《辦公設備(bei)設施驗收報告單(dan)》一式三(san)份，采購部、行政(zheng)部、使 用部門各留一份。
4.8?驗收(shou)(shou)后行(xing)政部將相關資料收(shou)(shou)集(ji)、整理、存檔。
5?辦公設備設施的(de)臺(tai)帳和(he)檔案管(guan)理
5.1?辦公設備(bei)設施的臺(tai)帳管理(li)
5.1.1?財務部對對公司的(de)所有屬于固定(ding)資產的(de)辦公設(she)備設(she)施(shi)按照(zhao)規定(ding)建立固定(ding)資產臺帳，并進行(xing)監(jian) 督和管(guan)理。
5.1.2?行政部對公(gong)司的所有(you)辦(ban)(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)按照規定逐(zhu)臺進行統(tong)一編號，建立《辦(ban)(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)臺帳》 和卡片，填寫《辦(ban)(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)檔案資(zi)料卡》，做(zuo)到(dao)隨機附件和資(zi)料齊全。
5.1.3?各使用部(bu)門要建立本部(bu)門辦公設(she)備設(she)施臺賬。
5.2?辦公設備設施的檔(dang)案(an)管(guan)理
5.2.1?行政部行政助(zhu)理，負責為列(lie)入固定資產的大(da)型(xing)辦公設(she)備設(she)施建(jian)立技術檔案和(he)狀(zhuang)態檔案。
5.2.2?辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的(de)技(ji)術檔案是指辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的(de)安裝、零部件(jian)、自制辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施、特種辦(ban)公(gong) 設(she)(she)備設(she)(she)施、使用說明書、圖紙等技(ji)術資料(liao)。
5.2.3?狀(zhuang)態檔案是指辦公設備設施的分布、購進和安裝日期(qi)、使用年限(xian)、維修(xiu)記錄、調(diao)撥記錄等資 料(liao)。
5.2.4?辦(ban)公(gong)設備設施檔案資(zi)料(liao)發生(sheng)變更時，應根據實際情況(kuang)，及時更新(xin)檔案資(zi)料(liao)。
6?辦公設(she)備(bei)設(she)施的使用與(yu)保養
6.1?使用人(ren)員(yuan)在獨立(li)使用辦公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)前，必須對(dui)其進行辦公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)的(de)結構、性能(neng)、技術規(gui)范、 維護基礎知識和安(an)全操作(zuo)規(gui)程的(de)培訓(xun)。
6.2?各部(bu)門要指定專人負(fu)責公(gong)用辦公(gong)設(she)備設(she)施的(de)管理。
6.3?操(cao)作(zuo)人員要嚴(yan)格執行辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的(de)操(cao)作(zuo)規程(cheng)，嚴(yan)禁辦(ban)公設備(bei)設施(shi)超負荷、超范圍和帶(dai)故障 運轉。
6.4?使用部門負(fu)責(ze)(ze)指定專人進(jin)行辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施的日常維護(hu)保(bao)養(yang)，行政部負(fu)責(ze)(ze)依據辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施的 特點和使用情況(kuang)進(jin)行定期維護(hu)。
6.5?使用(yong)部門、行政部要定(ding)期或(huo)不定(ding)期對辦公設備設施(shi)的使用(yong)和保養情(qing)況進(jin)行檢查。
6.6?對(dui)于使(shi)用部(bu)門不正當使(shi)用和(he)維(wei)護的行為，行政部(bu)有權提出(chu)整改(gai)要求和(he)處罰建議，對(dui)由(you)此而造 成(cheng)的辦公設備設施的損壞，經行政部(bu)進行責任認定，由(you)相關責任人承擔賠償責任。
6.6.1?對(dui)純屬人(ren)(ren)為原因導致辦公設(she)備設(she)施(shi)損壞(huai)的(de)，如責任(ren)人(ren)(ren)清楚，視情況由(you)責任(ren)人(ren)(ren)賠償修理費用的(de) 70%-100%；造成報廢或丟(diu)失的(de)，視情況由(you)責任(ren)人(ren)(ren)賠償原值的(de)70%-100%。如責任(ren)人(ren)(ren)不清的(de)，由(you)該部門負責人(ren)(ren)承擔賠償額的(de)50%，保管人(ren)(ren)承擔50%。
6.6.2?因保(bao)管不當造成辦公設備設施遺(yi)失的，由保(bao)管人賠(pei)償(chang)原值的80%-100%賠(pei)償(chang)或責(ze)令(ling)自行增購 并不得報支(zhi)費(fei)用。
7?辦公設備(bei)設施的維修
7.1?辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)發生故障，使用部門不能(neng)解決時，應立(li)即填寫(xie)《辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)報修單》，通知(zhi) 行(xing)政(zheng)部組(zu)織有關人員進行(xing)排除，并填好維修記(ji)錄。
7.2?在接(jie)到辦公設備設施報修(xiu)以后，行政部應(ying)根據辦公設備設施的故障程度和原因，組織維(wei)修(xiu)人(ren) 員進行修(xiu)理。
7.3?維(wei)修人員(yuan)在(zai)維(wei)修完畢后，應通知(zhi)使用單(dan)位的員(yuan)工進行(xing)驗收，并(bing)在(zai)報修單(dan)上簽字，對(dui)維(wei)修用時 和維(wei)修材料進行(xing)確認。
7.4?對(dui)于緊急情況，使用部(bu)(bu)門可電話(hua)或口頭通知(zhi)行政部(bu)(bu)，行政部(bu)(bu)及(ji)時安排維修(xiu)。但使用部(bu)(bu)門應及(ji) 時補辦(ban)報修(xiu)及(ji)驗收手續。
7.5?對于公(gong)司現有技術力量(liang)無(wu)法完成的(de)辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)設(she)(she)施報(bao)修(xiu)，應(ying)由行政部填寫《辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)設(she)(she)施委(wei)外 修(xiu)理申(shen)請(qing)單(dan)(dan)》，報(bao)常務副總經理審批后。《辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)設(she)(she)施委(wei)外修(xiu)理申(shen)請(qing)單(dan)(dan)》應(ying)詳細注(zhu)明維修(xiu)辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)設(she)(she)施的(de)名(ming)稱(cheng)、故障原(yuan)因(yin)、外協廠家和預(yu)計(ji)費用(yong)。
7.6?在維修完成以后，使用部(bu)(bu)門和行政部(bu)(bu)應(ying)當(dang)對(dui)辦(ban)公設備設施進行檢查驗收。
7.7?對于經(jing)常發(fa)生故障的部位(wei)，行政(zheng)部應組織使用部門認(ren)真分析，制訂改善維修措施，盡量從(cong)根 本(ben)上消除故障以及(ji)發(fa)生原因。
8?辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的移交、閑置及報廢處理
8.1?辦公(gong)設備設施的移交
8.1.1?員工崗位變(bian)動或離職時，應及時將個人領用的辦(ban)公設備設施移交(jiao)給接手人或退還行政(zheng)部。
8.1.2?各部門負(fu)責人崗(gang)位變(bian)動(dong)或離職(zhi)時(shi)，應及時(shi)將部門共用的辦公設(she)備設(she)施移交(jiao)給接手(shou)人或退還行 政部。
8.1.3?部(bu)門(men)負責人移交(jiao)(jiao)(jiao)時(shi)由(you)行政部(bu)監(jian)交(jiao)(jiao)(jiao)，一般(ban)員工移交(jiao)(jiao)(jiao)時(shi)由(you)部(bu)門(men)人監(jian)交(jiao)(jiao)(jiao)，移交(jiao)(jiao)(jiao)人、接(jie)手人、監(jian)交(jiao)(jiao)(jiao)人 如實記錄并填寫(xie)《辦(ban)公設(she)備設(she)施移交(jiao)(jiao)(jiao)單》一式三(san)份，三(san)方(fang)簽字后各留(liu)一份。
8.2?辦公設備(bei)設施(shi)的(de)調撥
8.2.1?辦公設備設施的調撥必須由行政部(bu)統一安排，各部(bu)門不得私自調撥。
8.2.2?各(ge)部(bu)門(men)如需辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)的調撥(bo)(bo)，應由移入部(bu)門(men)經理填寫《辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)調撥(bo)(bo)單(dan)》，交行政 助理審查，行政部(bu)經理審批(pi)。
8.2.3?行政部組織(zhi)調撥雙方進行辦公設(she)備設(she)施交接，調撥出的辦公設(she)備設(she)施必須隨(sui)帶(dai)原有輔機、附 件和技術(shu)文(wen)件。
8.2.4?屬(shu)于固(gu)定資產的辦公(gong)設備設施的調(diao)撥(bo)應報財務部備案(an)。
8.3?閑置(zhi)辦(ban)公(gong)設備設施的處理
8.3.1?辦公設備設施閑(xian)置在(zai)半年(nian)以上(shang)的(de)應(ying)進(jin)(jin)行(xing)封(feng)存管(guan)理，辦公設備設施的(de)封(feng)存和啟封(feng)時必須由使用 部門、行(xing)政部共同(tong)進(jin)(jin)行(xing)。
8.3.2?封存要有(you)明(ming)顯的標識(shi)。
8.3.3?辦公設備設施封存前(qian)要進行一次全面的維(wei)護，并(bing)采取(qu)防(fang)塵、防(fang)銹和防(fang)潮措施。
8.3.4?所(suo)有封存辦公(gong)設備(bei)設施都要達到完(wan)好辦公(gong)設備(bei)設施的要求，并(bing)列(lie)入辦公(gong)設備(bei)設施檢(jian)查范圍。
8.3.5?對風扇(shan)等季節性(xing)強的辦公(gong)設備設施，可由(you)各(ge)部門做好(hao)清潔維持后交倉(cang)庫(ku)暫存，由(you)倉(cang)庫(ku)統一集 中保管。雙方辦好(hao)入倉(cang)和領用手續(xu)。
8.3.6?對于長(chang)期不用(yong)、連續停(ting)用(yong)一年以(yi)上的閑置(zhi)辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施，由使用(yong)部門(men)填(tian)寫《閑置(zhi)辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she) 施處理(li)申請單(dan)》，報(bao)行政(zheng)部積極組(zu)織外調、出租或轉讓，以(yi)提高辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施的利用(yong)率。
8.4?辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的報廢
8.4.1?辦公設備(bei)設施報損、報廢條(tiao)件：
a) 因意外事故或災害(hai)，造成(cheng)主要部(bu)件、主要結構嚴重損壞而無法使(shi)用的辦(ban)公設備設施。
b)?制造質量低劣，達(da)不到使用要求(qiu)的(de)辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)。
c)?使用不當(dang)造成損壞、無修復價值的辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)。
d)?機器陳(chen)舊，技(ji)術性(xing)能(neng)不能(neng)滿足使用要求，且無法改造的辦公設備設施(shi)。
e)?耗能高(gao)，嚴重污(wu)染環境的辦公設備設施。
f)?超過(guo)使(shi)用年限、已無(wu)使(shi)用價(jia)值的辦公設(she)備(bei)設(she)施。
8.4.2?報(bao)損(sun)、報(bao)廢辦公設(she)備設(she)施的處(chu)理(li)方(fang)法：
a)?按現(xian)有(you)價值整(zheng)件或(huo)整(zheng)機出售。
b)?拆(chai)卸、轉(zhuan)讓可利用的零部件。
c)?不能利用的(de)部件(jian)按廢(fei)料處理。
8.4.3?報廢(fei)申請由使用(yong)部門(men)(men)提出，使用(yong)部門(men)(men)填寫《辦公設備(bei)設施報廢(fei)申請單》，行(xing)政部進(jin)行(xing)審查(cha)， 必要(yao)時組(zu)織相關(guan)專(zhuan)家(jia)進(jin)行(xing)審查(cha)，財務部門(men)(men)進(jin)行(xing)價值評估，主管副總(zong)經(jing)理審查(cha)、常務副總(zong)經(jing)理或總(zong)經(jing)理批準。
8.4.4?報廢申(shen)請經批(pi)準后使(shi)用(yong)(yong)部(bu)(bu)門(men)(men)由(you)使(shi)用(yong)(yong)部(bu)(bu)門(men)(men)交行政部(bu)(bu)進(jin)行臺帳及檔(dang)案調(diao)整，屬于固定資產(chan)的辦公 設備設施還須由(you)申(shen)請部(bu)(bu)門(men)(men)轉(zhuan)財務部(bu)(bu)門(men)(men)進(jin)行固定資產(chan)減損處(chu)理。
9?辦公設備設施的盤點
9.1?公司(si)辦(ban)公設備設施實行定期(qi)盤(pan)點，一般為每年六月(yue)和十(shi)二月(yue)。
9.2?辦(ban)公設備設施的盤(pan)點(dian)由行(xing)(xing)政(zheng)部會同財務部、使用部門(men)共(gong)同進(jin)行(xing)(xing)。
9.3?辦公設備設施(shi)盤點的依據(ju)為財務部固(gu)定(ding)資產臺帳、行政部辦公設備設施(shi)臺帳、辦公設備設施(shi) 卡片(pian)、領用記錄、調撥記錄、報廢記錄等。
9.4?辦公設備(bei)設施(shi)盤點時應實事求是，如實記錄盤點情況，嚴禁弄虛作假。
9.5?盤(pan)點(dian)結束(shu)后(hou)行政(zheng)部(bu)應(ying)及時如實編制盤(pan)點(dian)報(bao)(bao)告，說明盤(pan)點(dian)盈(ying)虧原因(yin)及處(chu)理(li)意見，報(bao)(bao)告主管(guan)副總 經(jing)理(li)審核、常務副總經(jing)理(li)或(huo)總經(jing)理(li)審批(pi)。
10?附則
10.1?本制度由行政部制定，并負(fu)責解(jie)釋和(he)組(zu)織實施。
10.2?本制(zhi)度(du)報總經理批準(zhun)后施行，修改時(shi)亦同。
10.3?本制(zhi)度實施(shi)后(hou)，凡既有的類似規定自行終(zhong)止，與(yu)本制(zhi)度相抵觸的，以(yi)本制(zhi)度準。
10.4?本(ben)制度自頒布(bu)之日(ri)起施(shi)行(xing)。
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