書信的格式是什么

書信歷史悠久，其格式也幾經變(bian)化。今天，按通行的習慣，書信格式主(zhu)要包括五(wu)個部分：稱呼、正文、結(jie)尾(wei)、署名和日期。

1、開頭稱呼

也(ye)稱(cheng)“起首(shou)語”，是對收信人的稱(cheng)呼。

稱呼要在(zai)信(xin)紙第一行(xing)頂格寫(xie)(xie)起，后加“：”，冒號(hao)后不再寫(xie)(xie)字。稱呼和署(shu)名(ming)要對(dui)應，明(ming)確(que)自(zi)己和收信(xin)人的關系。（具體(ti)可參見第四編《應酬稱謂》）稱呼可用(yong)姓(xing)名(ming)、稱謂，還可加修飾(shi)語(yu)或直(zhi)接用(yong)修飾(shi)語(yu)作(zuo)稱呼。這里簡要說明(ming)幾(ji)條細則：

（1）給長輩(bei)的(de)(de)信(xin)。若(ruo)是近(jin)親(qin)，就只寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽(ma)”、“哥”、“嫂”等；親(qin)戚關(guan)系的(de)(de)，就寫關(guan)系的(de)(de)稱謂，如“姨媽(ma)”、“姑媽(ma)”等。對(dui)非近(jin)親(qin)的(de)(de)長輩(bei)，可在(zai)稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔(shu)叔(shu)”等。

（2）給平輩的信。夫妻或(huo)戀愛關系，可(ke)直接(jie)用對方名字，愛稱(cheng)加(jia)修(xiu)飾語或(huo)直接(jie)用修(xiu)飾語，如(ru)“麗”、“敏華”、“親愛的”等；同(tong)學、同(tong)鄉(xiang)、同(tong)事(shi)、朋友的信，可(ke)直接(jie)用名字、昵稱(cheng)或(huo)加(jia)上“同(tong)學”、“同(tong)志”，如(ru)“瑞(rui)生”、“老紀”、“小鄒”、“三(san)毛”等。

（3）給晚輩(bei)的(de)信(xin)。一(yi)般直(zhi)接寫名字，如“樂毅”、“君平”、“阿明”等(deng)(deng)；也可(ke)在名字后(hou)加上輩(bei)分稱(cheng)謂，如“李花侄女”等(deng)(deng)；亦可(ke)直(zhi)接用(yong)稱(cheng)謂作稱(cheng)呼，如“孫女”、“兒(er)子”等(deng)(deng)。

（4）給師(shi)長(chang)的(de)信，通常只(zhi)寫其姓(xing)(xing)(xing)或(huo)其名(ming)(ming)，再加(jia)“老(lao)(lao)(lao)師(shi)”二字(zi)，如(ru)“段老(lao)(lao)(lao)師(shi)”、“周(zhou)師(shi)傅”、“宏(hong)海老(lao)(lao)(lao)師(shi)”等(deng)。對(dui)于十分熟悉的(de)師(shi)長(chang)，也可單稱“老(lao)(lao)(lao)師(shi)”、 “師(shi)傅”。假如(ru)連名(ming)(ming)帶姓(xing)(xing)(xing)，在信首直稱“孫松平老(lao)(lao)(lao)師(shi)”、“王達夫師(shi)傅”，就顯得不大自(zi)然且欠恭(gong)敬(jing)。對(dui)于學有專長(chang)、德高望(wang)重的(de)師(shi)長(chang)，往(wang)往(wang)在姓(xing)(xing)(xing)后加(jia)一“老(lao)(lao)(lao)”字(zi)，以示尊重，如(ru)“戴老(lao)(lao)(lao)”、“周(zhou)老(lao)(lao)(lao)”，亦可在姓(xing)(xing)(xing)名(ming)(ming)后加(jia)“先生”二字(zi)。為鄭(zheng)重起見(jian)，也有以職(zhi)務相稱的(de)，如(ru)“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師(shi)”等(deng)。

（5）給一個單位(wei)或(huo)幾(ji)個人(ren)的(de)信(xin)，又不指定姓名(ming)(ming)的(de)，可(ke)寫(xie)“同(tong)志(zhi)們”、“諸位(wei)先生(sheng)”、“XX等(deng)同(tong)志(zhi)”等(deng)。給機(ji)關(guan)(guan)(guan)團(tuan)體(ti)(ti)的(de)信(xin)，可(ke)直(zhi)接(jie)寫(xie)機(ji)關(guan)(guan)(guan)團(tuan)體(ti)(ti)名(ming)(ming)稱。如 “XX委員會”、“XX公司”。致機(ji)關(guan)(guan)(guan)團(tuan)體(ti)(ti)領導(dao)人(ren)的(de)信(xin)，可(ke)直(zhi)接(jie)用姓名(ming)(ming)，加上“同(tong)志(zhi)”、“先生(sheng)”或(huo)職務作稱呼(hu)(hu)，亦可(ke)直(zhi)接(jie)在機(ji)關(guan)(guan)(guan)團(tuan)體(ti)(ti)稱呼(hu)(hu)之后加上“領導(dao)同(tong)志(zhi)”、“負責(ze)同(tong)志(zhi)”、“總經理”、“廠長(chang)”等(deng)。

如果信是(shi)同時寫(xie)給兩個(ge)人的，兩個(ge)稱(cheng)呼應上下并排在一起，也可一前(qian)一后，尊長者在前(qian)。

上述五種場合，有時還可按(an)特(te)殊對(dui)(dui)象(xiang)，視(shi)情況加上“尊敬(jing)(jing)的(de)”、“敬(jing)(jing)愛(ai)(ai)的(de)”、“親(qin)愛(ai)(ai)的(de)”等形容詞，以表示(shi)敬(jing)(jing)重(zhong)或親(qin)密之情。當然(ran)，這(zhe)要(yao)用得適宜，如(ru)對(dui)(dui)好友稱“尊敬(jing)(jing)的(de)”，反而顯得見外，對(dui)(dui)無(wu)特(te)殊關(guan)系(xi)的(de)年輕女性(xing)貿(mao)然(ran)稱呼“親(qin)愛(ai)(ai)的(de)”，那就有失檢(jian)點了(le)。

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2、正文

正文(wen)通常(chang)(chang)以問(wen)候(hou)語(yu)(yu)開頭。問(wen)候(hou)是(shi)(shi)一(yi)種文(wen)明禮貌行為，也是(shi)(shi)對收信(xin)人的一(yi)種禮節(jie)，體現寫(xie)信(xin)人對收信(xin)人的關心。問(wen)候(hou)語(yu)(yu)最常(chang)(chang)見的是(shi)(shi)“您好(hao)！”“近好(hao)！”依時令節(jie)氣不(bu)同(tong)，也常(chang)(chang)有所變化，如“新年好(hao)！”“春節(jie)愉快！”問(wen)候(hou)語(yu)(yu)寫(xie)在稱呼(hu)下一(yi)行，前面空(kong)兩格，常(chang)(chang)自(zi)成一(yi)段。

問候語之后，常有幾(ji)句啟始語。如“久未(wei)見面，別來無恙(yang)。”“近(jin)來一切可好？”“久未(wei)通(tong)信(xin)，甚念！”之類。問候語要注意簡潔、得體。

接下來便(bian)是正文的主(zhu)要部分(fen)(fen)——主(zhu)體文，即寫(xie)信(xin)人要說(shuo)的話。它(ta)可(ke)以是稟(bing)啟(qi)、復答、勸諭、抒懷(huai)、辭謝、致(zhi)賀(he)、請(qing)托、慰唁，也可(ke)以是敘情說(shuo)理、辯駁論證等。這一(yi)(yi)部分(fen)(fen)，動筆之前，就應該成竹在胸，明(ming)白寫(xie)信(xin)的主(zhu)旨，做到(dao)有(you)條有(you)理、層次分(fen)(fen)明(ming)。若是信(xin)中同時要談幾件事，更要注意主(zhu)次分(fen)(fen)明(ming)，有(you)頭有(you)尾，詳略得當(dang)，最好是一(yi)(yi)件事一(yi)(yi)段(duan)落，不要混為一(yi)(yi)談。

3、結尾

正文(wen)寫完后，都要寫上表示(shi)敬意、祝愿(yuan)或勉勵的(de)(de)話，作為書(shu)信(xin)的(de)(de)結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是(shi)對收信(xin)人的(de)(de)一種禮貌。祝愿(yuan)的(de)(de)話可因(yin)人、因(yin)具體情(qing)況(kuang)選(xuan)用適當的(de)(de)詞，不要亂用。（可參見下節(jie)《常用書(shu)信(xin)用語》的(de)(de)“祝頌語”。）

結尾的習慣寫(xie)法有兩種：

（1）在正文(wen)寫完之后(hou)，轉一行空兩(liang)格(ge)寫“此致”，再換(huan)一行寫“敬(jing)禮”。

（2）不寫“此致(zhi)”，只是另起(qi)一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等(deng)詞。

（3）也可以(yi)寫“平平安安”“天(tian)天(tian)開心”等詞語。

4、署名

在書信最后一(yi)行，署(shu)上(shang)寫信人的(de)(de)姓名。署(shu)名應寫在正文結尾后的(de)(de)右方空(kong)半行的(de)(de)地(di)方。

如(ru)果是寫給的(de)(de)親屬(shu)、朋友(you)，可加上自(zi)己(ji)的(de)(de)稱呼，如(ru)兒、弟(di)、兄、侄等，后邊寫名字(zi)，不必寫姓(xing)。

如(ru)果是寫給組織的信，一定要(yao)把姓與名全(quan)部寫上。

而在署(shu)名之后，有時還視(shi)情加上(shang)(shang)“恭呈(cheng)”、“謹上(shang)(shang)”、“敬上(shang)(shang)”等，以示(shi)尊敬。上(shang)(shang)述自稱，都(dou)要和信首的(de)稱謂相互吻合(he)。

5、日期

用以注明寫完(wan)信(xin)的時(shi)間，寫在署名之后或下邊。有時(shi)寫信(xin)人還(huan)加上自己的所(suo)在的地點(dian)，尤(you)其(qi)是在旅途中寫的信(xin)，更應如此。

書信寫作注意事項

1、內(nei)容要(yao)寫得清(qing)楚明白(bai)，以免造成(cheng)對方的誤(wu)(wu)會或疑(yi)問，耽誤(wu)(wu)事情。

2、用詞要熱(re)情、自然、貼切(qie)、有禮貌(mao)。

3、要(yao)按(an)照(zhao)書信(xin)的(de)格式寫，信(xin)封(feng)寫作更要(yao)規范，避免投遞(di)困(kun)難。

4、字跡要清楚，不能潦(liao)草，以免造(zao)成誤會和麻煩。