什么是文員

其實所(suo)(suo)謂的(de)(de)(de)文(wen)員(yuan)也就(jiu)(jiu)是文(wen)職人(ren)員(yuan)，即主管經理(li)之(zhi)助理(li)之(zhi)類的(de)(de)(de)。但是在(zai)不(bu)同(tong)的(de)(de)(de)公司，文(wen)員(yuan)一(yi)職所(suo)(suo)做的(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)都有所(suo)(suo)不(bu)同(tong)。通常(chang)情況(kuang)下，文(wen)員(yuan)是做些文(wen)字處(chu)理(li)、文(wen)檔整理(li)、復印文(wen)件、接聽(ting)電話(hua)(hua)及處(chu)理(li)辦公室日常(chang)事(shi)(shi)務(wu)（接待客人(ren)、清潔衛生、購買辦公用(yong)品等）之(zhi)類的(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)。總之(zhi)都比(bi)較繁瑣的(de)(de)(de)事(shi)(shi)。另(ling)外(wai)，有些公司的(de)(de)(de)文(wen)員(yuan)還要協(xie)助會(hui)(hui)計(ji)做一(yi)些記帳工(gong)作(zuo)(zuo)。一(yi)般要求(qiu)會(hui)(hui)基本(ben)(ben)的(de)(de)(de)電腦(nao)(nao)操作(zuo)(zuo)（公司不(bu)同(tong)會(hui)(hui)有具體的(de)(de)(de)要求(qiu)：就(jiu)(jiu)是指對電腦(nao)(nao)的(de)(de)(de)操作(zuo)(zuo)內容和熟(shu)練程度(du)有所(suo)(suo)不(bu)同(tong)，當(dang)然少數公司可能也不(bu)需(xu)要電腦(nao)(nao)的(de)(de)(de)），一(yi)些大的(de)(de)(de)公司對語言也有所(suo)(suo)要求(qiu)的(de)(de)(de)（普通話(hua)(hua)，英語之(zhi)類的(de)(de)(de)），另(ling)外(wai)就(jiu)(jiu)是當(dang)事(shi)(shi)人(ren)本(ben)(ben)身所(suo)(suo)具備的(de)(de)(de)一(yi)些綜(zong)合(he)素質（工(gong)作(zuo)(zuo)態度(du)、思(si)想品德、工(gong)作(zuo)(zuo)能力等）。

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文員分類

工行(xing)文(wen)員(yuan)分(fen)兩類：第(di)一(yi)類，文(wen)員(yuan)即(ji)(ji)普通(tong)意義的(de)文(wen)員(yuan)；第(di)二類，“文(wen)員(yuan)”即(ji)(ji)非普通(tong)意義的(de)文(wen)員(yuan)。

主要(yao)分：行(xing)政(zheng)文(wen)(wen)員、人事(shi)文(wen)(wen)員、文(wen)(wen)案(an)文(wen)(wen)員、檔案(an)文(wen)(wen)員、銷(xiao)售文(wen)(wen)員

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人(ren)事文員主(zhu)要負責人(ren)事考勤(qin)(qin)、人(ren)員招聘、薪酬(chou)計算、社保辦理及后勤(qin)(qin)的管理。

文(wen)(wen)案(an)文(wen)(wen)員主要負(fu)現起草文(wen)(wen)件合同等文(wen)(wen)件。

檔案文員主(zhu)要負責管理公司文件、合同等相關的資料。

銷售文員主(zhu)要負責協助銷售合同(tong)及其他(ta)營銷文件資(zi)料的管(guan)理(li)、歸類、整理(li)、建(jian)檔和(he)保管(guan)工作。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接(jie)待來(lai)訪(fang)：來(lai)訪(fang)者不同，事有大小，文(wen)員(yuan)要(yao)區(qu)別對待。對應該會見(jian)的(de)人(ren)，應直(zhi)接(jie)轉達對方(fang)的(de)意圖(tu)，并引其(qi)進入會客室或告知各部門(men)接(jie)洽人(ren)，不論對方(fang)要(yao)求見(jian)面(mian)還是預約。對不宜(yi)會見(jian)的(de)人(ren)，在(zai)請示相關人(ren)員(yuan)后以(yi)“不在(zai)”、“正在(zai)開會”或“工作很(hen)忙”等為由，拒絕對方(fang)或是將個(ge)人(ren)意見(jian)報經理后接(jie)受答復。

2、接(jie)聽電話：接(jie)聽電話時(shi)一(yi)定(ding)要先聲(sheng)明(ming)“這里是××公司(si)”，然后記下對方(fang)的(de)姓名、工作單位(wei)等，根據(ju)對方(fang)情況，不妨礙時(shi)可明(ming)確回答(da)，但一(yi)般不說總經理是否在。

3、轉達：需要(yao)轉達時(shi)要(yao)正確(que)聽取對(dui)方的身份(fen)和要(yao)轉達的內容，并準(zhun)確(que)、迅速地轉達。

4、文件的收發及(ji)分送(song)(song)：收到的郵件或(huo)送(song)(song)來的文件首(shou)先(xian)要區(qu)別(bie)是(shi)直接呈送(song)(song)辦公室主(zhu)任(ren)的，還是(shi)需(xu)文員(yuan)再進行處置和整理的，或(huo)者是(shi)私(si)用文書（這些區(qu)分的范圍需(xu)事先(xian)請示主(zhu)任(ren)）。需(xu)主(zhu)任(ren)辦理的要直接送(song)(song)主(zhu)任(ren)，主(zhu)任(ren)不在(zai)時(shi)如(ru)果(guo)有(you)于之人直接有(you)關的留言、電報、快遞，可用電話告知。

日常運轉工作

1、日程的(de)(de)設計及(ji)其安排：對所確(que)定(ding)的(de)(de)應(ying)由(you)主任(ren)處理的(de)(de)事項如會見、出席(xi)會議(yi)的(de)(de)日期和時(shi)間進(jin)行(xing)記錄整理，并隨時(shi)進(jin)行(xing)調查，協助主任(ren)制定(ding)出日程表。日程計劃應(ying)記入(ru)每月(yue)日程表，必要時(shi)在上面記下預(yu)定(ding)內容和變更情(qing)況(kuang)。

2、準備(bei)及安排：有(you)些工(gong)作需要特(te)別的準備(bei)和安排，這些工(gong)作通(tong)常都(dou)有(you)一(yi)定的時間限制，因此必(bi)須提前做好適(shi)當的準備(bei)。

用品的整理

文(wen)員應(ying)將主任(ren)工作(zuo)中所需要的文(wen)件資料、各(ge)項用品及備用品事先準備齊全。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及備用(yong)品，應(ying)在(zai)合適(shi)的地方放置(zhi)合適(shi)的數(shu)量，為此，應(ying)設計一(yi)張用(yong)品及備用(yong)品的明細表，在(zai)上面記(ji)下品種(zhong)和(he)一(yi)月或一(yi)周(zhou)所需數(shu)量以及補充的數(shu)量和(he)補充日期。

2、主任外出時(shi)：主任外出時(shi)需(xu)使(shi)用的(de)(de)鋼筆(bi)、鉛筆(bi)等(deng)，每天都應該注意(yi)事(shi)先(xian)(xian)做(zuo)(zuo)好(hao)準(zhun)備(bei)好(hao)一定數量(liang)，需(xu)要(yao)(yao)收入(ru)提包內(nei)的(de)(de)物品也要(yao)(yao)做(zuo)(zuo)同樣考慮。這些需(xu)要(yao)(yao)準(zhun)備(bei)的(de)(de)物品應在詢問過(guo)主任后制做(zuo)(zuo)一張明細(xi)表事(shi)先(xian)(xian)貼好(hao)以(yi)防遺漏。

3、文(wen)件、資料的(de)準備(bei)：首(shou)先要弄清楚那些文(wen)件是重(zhong)要的(de)，如果不明白。要詳細詢問，以便將(jiang)可能會用(yong)的(de)文(wen)件材(cai)料一(yi)(yi)并準備(bei)齊全，然后(hou)畫一(yi)(yi)張文(wen)件明細表以方(fang)便使用(yong)。

文件整理業務

1、為使主任處理完畢或正(zheng)在使用(yong)的文件(jian)(jian)不丟(diu)失、散亂(luan)，并且隨(sui)時可以提用(yong)，需要對(dui)文件(jian)(jian)進行整(zheng)理。整(zheng)理工作首先(xian)要根(gen)據(ju)主任的意(yi)見(jian)將文件(jian)(jian)分類，并放入(ru)固定(ding)的裝具和(he)內(nei)容器內(nei)，使用(yong)中(zhong)還要經常整(zheng)理，做到(dao)很容易(yi)查到(dao)文件(jian)(jian)。

2、整(zheng)理(li)(li)工作的(de)(de)關(guan)鍵是(shi)分類項目的(de)(de)確定和保管(guan)及(ji)整(zheng)理(li)(li)文件用品的(de)(de)選擇與(yu)整(zheng)理(li)(li)、借閱手續的(de)(de)完善(shan)。

3、業務(wu)用的(de)文(wen)(wen)件分(fen)為正(zheng)在(zai)處理的(de)文(wen)(wen)件、正(zheng)在(zai)運行(xing)的(de)現行(xing)文(wen)(wen)件和(he)已(yi)處理完畢的(de)文(wen)(wen)件，此外還(huan)有機密類的(de)文(wen)(wen)件。根據應用情況還(huan)可(ke)以分(fen)為每日必用、常(chang)(chang)用和(he)不常(chang)(chang)用的(de)三種(zhong)。

4、經(jing)過整理后(hou)(hou)，對文(wen)件(jian)進行裝(zhuang)訂，并給每一(yi)個文(wen)件(jian)集(ji)合(he)體以(yi)一(yi)定的戶頭名稱。應在聽取合(he)租人意見(jian)后(hou)(hou)再(zai)制(zhi)作一(yi)張文(wen)件(jian)分類的明細表(biao)，將表(biao)貼在保(bao)管場所或保(bao)管人的桌子上以(yi)便于參照。

整理清掃工作

1、清(qing)理桌(zhuo)面：臺歷每(mei)天調(diao)整日(ri)期(qi)，桌(zhuo)子要擦抹干凈，常用品要準備(bei)好，并(bing)按(an)要求備(bei)齊(qi)數(shu)量，將前一(yi)天取出(chu)的圖書、文件放回原處，有破損(sun)和污染的物品要清(qing)掃更換。

2、室內的(de)物(wu)品要(yao)放在固定的(de)地方。

代行業務

1、參(can)加(jia)慶典、喪禮等儀式留心(xin)服(fu)裝和(he)服(fu)飾品及行為以表達(da)得體，同時還要十(shi)分講究(jiu)寒(han)暄、應酬的用語。

2、轉達(da)主(zhu)任意(yi)見(jian)或命令：表達(da)主(zhu)任意(yi)見(jian)要完(wan)整、準確，注意(yi)簡潔迅(xun)速。有時根據情況還要將對方的答復(fu)向主(zhu)任匯報。

會計實務

該項事務(wu)是指由(you)經理(li)直(zhi)接使用(yong)的(de)幾種(zhong)賬目(mu)的(de)管理(li)，包括(kuo)各項物品的(de)購入及(ji)發放(fang)、次(ci)產的(de)調配及(ji)運用(yong)、現(xian)金收入及(ji)支出等方(fang)面的(de)賬目(mu)記錄(lu)及(ji)管理(li)。

1、關于次產狀態及收支(zhi)情況要制作(zuo)明細(xi)表，至少一個月(yue)要制作(zuo)一張(zhang)月(yue)報(bao)表。在特殊(shu)情況下，要隨時根據經理及副經理發要求(qiu)拿(na)出報(bao)表。

2、處理資(zi)產(chan)狀況還應注意以下(xia)幾點(dian)：

（1）支(zhi)持及收入(ru)可(ke)以根據(ju)原(yuan)始憑證將其發生(sheng)額記(ji)下現(xian)金出納賬(zhang)中。現(xian)金出納賬(zhang)中與先進余額的(de)數額應(ying)保持一致。票據(ju)上要有經手人和(he)秘書的(de)印章(zhang)以明(ming)確(que)責(ze)任。將這些收據(ju)匯總(zong)后讓(rang)經理(li)過目。

（2）日常的現(xian)金支出應限(xian)定一定的數量，若(ruo)有特殊(shu)項目(mu)，應申請(qing)特別支出的資金或開出支票。

（3）開具支票(piao)需(xu)有收據(ju)或其他憑證，并在支票(piao)上記(ji)下用途，由經理(li)蓋章。

（4）資(zi)(zi)產(chan)分為(wei)土地、建筑物(wu)、有(you)價證(zheng)券備(bei)用品(pin)及(ji)各種(zhong)家具雜物(wu)的押金(jin)等(deng)。應設立各種(zhong)資(zi)(zi)產(chan)的臺賬及(ji)有(you)價證(zheng)券薄(bo)，詳(xiang)細記錄各種(zhong)資(zi)(zi)產(chan)的內容、單價、數量及(ji)現有(you)額及(ji)出入額等(deng)。

（5）銀行存款及郵政儲蓄要設(she)存款底帳(zhang)，接受(shou)款項者應(ying)按(an)名稱分(fen)別立(li)帳(zhang)并明示賬額。

3、各種(zhong)物品的購(gou)入(ru)和發放應注意有(you)無(wu)使(shi)用(yong)申請、手續是否(fou)齊全，并及時入(ru)帳，以免遺忘(wang)和推遲記賬(zhang)。

協助調查

公司的(de)調查通(tong)常分為任命調查和一般性調查兩類。公司在開展各種(zhong)調查調查時辦公室秘書(shu)需做好協(xie)助工作。

1、進行調查工作時，秘(mi)書應選(xuan)擇(ze)合適的專家、顧問(wen)進行委(wei)托或將他們列為(wei)調查委(wei)員，并與(yu)之保持聯(lian)系，需要時提(ti)出調查課(ke)題請他們完成。

2、有(you)些專家事項的(de)(de)調查(cha)，秘書也可以親自聽取專家和(he)當事人的(de)(de)意見，或在調查(cha)各(ge)方面(mian)情況后，將(jiang)意見和(he)調查(cha)情況匯總后報告給(gei)經理。

文書工作

文(wen)書工作(zuo)有(you)包括寫作(zuo)信涵、起(qi)草文(wen)件，以及卷清和(he)印刷文(wen)件三個方面。

1、信涵的完成：對經理會(hui)經常使(shi)用的信件種(zhong)類可事先(xian)匯集(ji)為“標準通信范(fan)圍例”，需要時選(xuan)擇(ze)一種(zhong)，略加(jia)增刪便(bian)可使(shi)用，較為方(fang)便(bian)。

2、文(wen)件的卷清及(ji)(ji)印刷：主要(yao)包括將(jiang)草(cao)案(an)以(yi)筆(bi)記形式卷清、用打字機打印、直接打印以(yi)及(ji)(ji)輯錄圖(tu)書雜(za)志上的有關內(nei)容等工作。

聯系業務

聯系工作(zuo)就是要向(xiang)經(jing)(jing)(jing)理或副(fu)經(jing)(jing)(jing)理轉達(da)某項事情并向(xiang)對(dui)方轉告經(jing)(jing)(jing)理或副(fu)經(jing)(jing)(jing)理的意圖，聽取對(dui)方的答(da)復(fu)，并將答(da)復(fu)再反(fan)饋給經(jing)(jing)(jing)理。

招待事務

招待(dai)(dai)是指在經理(li)外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款(kuan)(kuan)待(dai)(dai)，多(duo)指派事務員(yuan)或勤(qin)雜工來完成(cheng)。款(kuan)(kuan)待(dai)(dai)包(bao)括向導(dao)、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往(wang)等。

1、為經理服務

（1）經理(li)外出時(shi)應準(zhun)備好(hao)車輛。

（2）回(hui)到公司時，要接過脫(tuo)下的外(wai)套(tao)、帽子等，然后放到一(yi)定的地方，并(bing)隨(sui)時用刷子清(qing)潔衣(yi)物(wu)。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要(yao)視(shi)空氣情況調好(hao)空調。

2、為客人服務：秘(mi)書還須對客人進(jin)行(xing)(xing)服務，比如出(chu)入(ru)公司時(shi)參照對經(jing)理的(de)服務進(jin)行(xing)(xing)接待。若需要來訪者(zhe)等候(hou)時(shi)，應遞上報(bao)紙或(huo)畫報(bao)等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內容還(huan)是很(hen)多(duo)的，但(dan)也被視為是一些基礎的工作，比(bi)如收(shou)發郵件、接待、文書、印(yin)信以及檔案(an)等方面都由文員(yuan)來(lai)做。雖(sui)然文員(yuan)從(cong)事的工作內容比(bi)較多(duo)，但(dan)因沒有太多(duo)的技(ji)術含量，所以在單(dan)位(wei)里來(lai)說(shuo)資(zi)相并不是很(hen)高。

一(yi)般來說，文員(yuan)的(de)工資(zi)(zi)多少與(yu)所(suo)在的(de)地(di)區整體消費(fei)(fei)水平有(you)關(guan)。比如(ru)一(yi)線大城市里的(de)文員(yuan)可(ke)以拿到四千及以上的(de)工資(zi)(zi)，而(er)小一(yi)些(xie)城市可(ke)能(neng)只有(you)兩千多塊錢。工作的(de)地(di)區消費(fei)(fei)高(gao)(gao)自(zi)然工資(zi)(zi)也會(hui)高(gao)(gao)一(yi)些(xie)，消費(fei)(fei)低的(de)地(di)區，文員(yuan)工資(zi)(zi)了不會(hui)太(tai)高(gao)(gao)。

以在深圳(zhen)工作為例吧，行政文員能獲(huo)得四(si)千(qian)(qian)多(duo)的工資(zi)；人事文員在3800左右(you)的工資(zi)；會計文員更高(gao)一(yi)些能拿到4千(qian)(qian)以上(shang)；還(huan)有(you)生產文員可能只有(you)3600元左右(you)。如今快(kuai)遞的發展迅速，所(suo)以還(huan)有(you)跟單(dan)文員，能獲(huo)得每年4千(qian)(qian)元的工資(zi)。

不論(lun)是(shi)(shi)在(zai)哪個(ge)城市里工(gong)作(zuo)(zuo)，也不論(lun)是(shi)(shi)哪一種文(wen)(wen)員(yuan)的(de)類別，工(gong)資(zi)的(de)多少與個(ge)人能(neng)力(li)有很大的(de)關(guan)(guan)系。雖然文(wen)(wen)員(yuan)的(de)技術含量看起來并不高(gao)，但那(nei)些工(gong)作(zuo)(zuo)時間(jian)久，工(gong)作(zuo)(zuo)經驗(yan)豐富的(de)文(wen)(wen)員(yuan)同樣(yang)可以(yi)獲得較高(gao)的(de)工(gong)資(zi)。關(guan)(guan)鍵的(de)一點是(shi)(shi)，一定要堅持自己(ji)的(de)工(gong)作(zuo)(zuo)，善于總結自己(ji)的(de)工(gong)作(zuo)(zuo)經驗(yan)，想要獲得高(gao)薪(xin)就要在(zai)工(gong)作(zuo)(zuo)中(zhong)努力(li)。