什么是文員

其實所(suo)謂的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)(wen)員也(ye)就是(shi)(shi)(shi)文(wen)(wen)(wen)(wen)職人員，即主管經理(li)之(zhi)助理(li)之(zhi)類(lei)(lei)的(de)(de)(de)(de)(de)。但是(shi)(shi)(shi)在不(bu)同(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)公(gong)(gong)司(si)，文(wen)(wen)(wen)(wen)員一(yi)(yi)(yi)職所(suo)做(zuo)的(de)(de)(de)(de)(de)工作(zuo)(zuo)都有(you)所(suo)不(bu)同(tong)。通常(chang)情(qing)況下，文(wen)(wen)(wen)(wen)員是(shi)(shi)(shi)做(zuo)些文(wen)(wen)(wen)(wen)字處理(li)、文(wen)(wen)(wen)(wen)檔整(zheng)理(li)、復印文(wen)(wen)(wen)(wen)件、接(jie)聽(ting)電(dian)話及處理(li)辦公(gong)(gong)室(shi)日常(chang)事務(wu)（接(jie)待客人、清潔衛生、購(gou)買辦公(gong)(gong)用(yong)品等）之(zhi)類(lei)(lei)的(de)(de)(de)(de)(de)工作(zuo)(zuo)。總(zong)之(zhi)都比較繁(fan)瑣的(de)(de)(de)(de)(de)事。另外(wai)，有(you)些公(gong)(gong)司(si)的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)(wen)員還要(yao)協助會(hui)計做(zuo)一(yi)(yi)(yi)些記帳工作(zuo)(zuo)。一(yi)(yi)(yi)般要(yao)求(qiu)會(hui)基本(ben)的(de)(de)(de)(de)(de)電(dian)腦(nao)操(cao)作(zuo)(zuo)（公(gong)(gong)司(si)不(bu)同(tong)會(hui)有(you)具體的(de)(de)(de)(de)(de)要(yao)求(qiu)：就是(shi)(shi)(shi)指對電(dian)腦(nao)的(de)(de)(de)(de)(de)操(cao)作(zuo)(zuo)內(nei)容和熟練程(cheng)度(du)有(you)所(suo)不(bu)同(tong)，當然少(shao)數公(gong)(gong)司(si)可能也(ye)不(bu)需要(yao)電(dian)腦(nao)的(de)(de)(de)(de)(de)），一(yi)(yi)(yi)些大的(de)(de)(de)(de)(de)公(gong)(gong)司(si)對語言也(ye)有(you)所(suo)要(yao)求(qiu)的(de)(de)(de)(de)(de)（普通話，英語之(zhi)類(lei)(lei)的(de)(de)(de)(de)(de)），另外(wai)就是(shi)(shi)(shi)當事人本(ben)身(shen)所(suo)具備(bei)的(de)(de)(de)(de)(de)一(yi)(yi)(yi)些綜合素(su)質（工作(zuo)(zuo)態度(du)、思想品德、工作(zuo)(zuo)能力等）。

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文員分類

工行文(wen)(wen)(wen)員分兩類：第一(yi)類，文(wen)(wen)(wen)員即(ji)普通意義(yi)的文(wen)(wen)(wen)員；第二類，“文(wen)(wen)(wen)員”即(ji)非普通意義(yi)的文(wen)(wen)(wen)員。

主(zhu)要(yao)分：行政文員、人事文員、文案(an)文員、檔案(an)文員、銷售文員

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人事文員(yuan)主要負責人事考勤、人員(yuan)招聘、薪酬計算、社(she)保辦理(li)及后勤的管理(li)。

文案(an)文員主要負(fu)現起草文件合同等文件。

檔案文員主要負責管理公(gong)司文件、合同等相關(guan)的資(zi)料(liao)。

銷(xiao)售(shou)文員主要負責協助銷(xiao)售(shou)合同及(ji)其他(ta)營銷(xiao)文件資料的管(guan)理、歸類、整理、建檔(dang)和保管(guan)工作。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接待來(lai)(lai)訪：來(lai)(lai)訪者不同，事有大小，文員要(yao)區別對(dui)待。對(dui)應(ying)該會見的(de)人(ren)(ren)，應(ying)直接轉達(da)對(dui)方(fang)的(de)意圖(tu)，并引其進(jin)入會客室或(huo)告知各部門接洽人(ren)(ren)，不論對(dui)方(fang)要(yao)求見面(mian)還是(shi)預約。對(dui)不宜會見的(de)人(ren)(ren)，在(zai)請示相關人(ren)(ren)員后(hou)以(yi)“不在(zai)”、“正在(zai)開會”或(huo)“工作很忙”等為由，拒絕對(dui)方(fang)或(huo)是(shi)將個人(ren)(ren)意見報經理后(hou)接受答復。

2、接聽(ting)電話：接聽(ting)電話時一定要先聲明(ming)“這里是(shi)××公司”，然后記下對(dui)方(fang)的姓名、工作單(dan)位等，根據對(dui)方(fang)情(qing)況，不妨礙(ai)時可明(ming)確(que)回(hui)答，但(dan)一般不說總經理是(shi)否在。

3、轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)(zhuan)達：需要轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)(zhuan)達時要正確聽取對方的身份(fen)和要轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)(zhuan)達的內容(rong)，并準確、迅(xun)速(su)地(di)轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)(zhuan)達。

4、文(wen)(wen)(wen)件的收發及分送(song)：收到的郵件或送(song)來的文(wen)(wen)(wen)件首先要區別是直(zhi)接(jie)呈送(song)辦公室主任(ren)的，還是需(xu)文(wen)(wen)(wen)員再進行處置(zhi)和整理(li)的，或者是私用文(wen)(wen)(wen)書（這些區分的范圍(wei)需(xu)事先請示主任(ren)）。需(xu)主任(ren)辦理(li)的要直(zhi)接(jie)送(song)主任(ren)，主任(ren)不在時如果有于之(zhi)人直(zhi)接(jie)有關的留言、電報(bao)、快遞(di)，可用電話告(gao)知。

日常運轉工作

1、日(ri)(ri)程的設計及(ji)其安排：對(dui)所確(que)定的應由主任(ren)處理(li)的事項如會(hui)見、出席會(hui)議(yi)的日(ri)(ri)期(qi)和時(shi)間進行(xing)記錄整理(li)，并(bing)隨時(shi)進行(xing)調查(cha)，協助主任(ren)制(zhi)定出日(ri)(ri)程表。日(ri)(ri)程計劃應記入每月(yue)日(ri)(ri)程表，必要(yao)時(shi)在上面記下預定內容和變更情(qing)況(kuang)。

2、準備及(ji)安排：有(you)些(xie)工(gong)作需要特別的準備和安排，這些(xie)工(gong)作通常(chang)都有(you)一定(ding)的時間限制，因(yin)此必須提前做好適(shi)當的準備。

用品的整理

文員應將主任工作中所需要的文件資料、各項用(yong)品及備用(yong)品事先準備齊(qi)全。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及(ji)備用(yong)品(pin)(pin)，應在(zai)合適(shi)的地方放置合適(shi)的數量，為此，應設計一張用(yong)品(pin)(pin)及(ji)備用(yong)品(pin)(pin)的明細表，在(zai)上面記下品(pin)(pin)種和一月或一周所需數量以(yi)及(ji)補(bu)充的數量和補(bu)充日(ri)期。

2、主任外出時：主任外出時需(xu)使用的(de)鋼筆(bi)(bi)、鉛筆(bi)(bi)等，每天(tian)都應該注(zhu)意(yi)事先(xian)做(zuo)好準備好一定(ding)數量，需(xu)要收入提包內(nei)的(de)物品(pin)也要做(zuo)同樣(yang)考慮。這些需(xu)要準備的(de)物品(pin)應在(zai)詢問過主任后制做(zuo)一張明細表事先(xian)貼好以防遺漏。

3、文件、資料的準(zhun)備：首先要弄(nong)清楚(chu)那(nei)些文件是重(zhong)要的，如果(guo)不明(ming)白。要詳細詢問，以便將可(ke)能會用的文件材料一(yi)并準(zhun)備齊全，然后(hou)畫一(yi)張文件明(ming)細表以方便使用。

文件整理業務

1、為使(shi)主(zhu)任處理完(wan)畢或正在(zai)使(shi)用的(de)文件(jian)不丟失、散(san)亂，并(bing)且隨時(shi)可以(yi)提用，需(xu)要對文件(jian)進行整理。整理工作首先要根據主(zhu)任的(de)意見將文件(jian)分類，并(bing)放入固定(ding)的(de)裝具和內容器內，使(shi)用中(zhong)還要經常整理，做到(dao)很容易查(cha)到(dao)文件(jian)。

2、整(zheng)理工作的(de)關(guan)鍵是分類(lei)項目的(de)確定(ding)和保管及整(zheng)理文件用品(pin)的(de)選(xuan)擇(ze)與整(zheng)理、借閱手續的(de)完善。

3、業務(wu)用(yong)(yong)的(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)分為正在(zai)處理的(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)、正在(zai)運(yun)行(xing)(xing)的(de)現行(xing)(xing)文(wen)(wen)(wen)件(jian)和(he)已(yi)處理完畢的(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)，此外(wai)還有機密類的(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)。根據應用(yong)(yong)情況還可以分為每日(ri)必用(yong)(yong)、常(chang)用(yong)(yong)和(he)不常(chang)用(yong)(yong)的(de)三種。

4、經過整(zheng)理后，對文(wen)件(jian)(jian)進行裝訂，并給每一個文(wen)件(jian)(jian)集合體以一定的(de)(de)戶頭名(ming)稱。應在聽取合租(zu)人意見后再(zai)制作(zuo)一張文(wen)件(jian)(jian)分類(lei)的(de)(de)明細表，將表貼在保(bao)管場所或保(bao)管人的(de)(de)桌子上以便于(yu)參照。

整理清掃工作

1、清理桌面：臺(tai)歷每(mei)天調整日期，桌子要(yao)(yao)擦抹干(gan)凈，常用品要(yao)(yao)準備好，并按要(yao)(yao)求備齊數(shu)量，將前一天取出的圖書、文(wen)件放回原(yuan)處，有破損和污染的物品要(yao)(yao)清掃(sao)更換。

2、室內的(de)物品要放在固定的(de)地方。

代行業務

1、參加慶典、喪(sang)禮等儀式(shi)留心(xin)服裝(zhuang)和服飾(shi)品及(ji)行為以表達得體，同時(shi)還要十(shi)分講究寒暄(xuan)、應酬(chou)的用(yong)語(yu)。

2、轉達主任意見(jian)(jian)或命令：表達主任意見(jian)(jian)要完整、準確，注意簡潔(jie)迅速。有時根據情況還要將對方的答復向主任匯報(bao)。

會計實務

該項事(shi)務是指由經理(li)(li)直接使用的幾種賬(zhang)(zhang)目(mu)(mu)的管理(li)(li)，包括(kuo)各項物品(pin)的購入(ru)及(ji)發放、次產的調配及(ji)運(yun)用、現金收入(ru)及(ji)支出等方(fang)面的賬(zhang)(zhang)目(mu)(mu)記(ji)錄及(ji)管理(li)(li)。

1、關于次(ci)產狀態及收支情況要(yao)制作(zuo)明細表，至少(shao)一個月要(yao)制作(zuo)一張月報表。在特殊情況下，要(yao)隨時根據經理(li)及副經理(li)發要(yao)求拿出報表。

2、處理資(zi)產狀況還應(ying)注意以下幾點：

（1）支持(chi)及收入可以(yi)根據(ju)原始憑證將其發生額記下(xia)現(xian)金出納賬(zhang)中。現(xian)金出納賬(zhang)中與先進余額的數額應(ying)保(bao)持(chi)一(yi)致。票(piao)據(ju)上(shang)要有經手人(ren)和秘書的印章以(yi)明確責任(ren)。將這(zhe)些(xie)收據(ju)匯總后讓(rang)經理過(guo)目。

（2）日常的現(xian)金支(zhi)出應限定(ding)一定(ding)的數量，若有特(te)殊項目(mu)，應申請特(te)別(bie)支(zhi)出的資金或開出支(zhi)票。

（3）開具支(zhi)票需有收據或其他憑證，并(bing)在支(zhi)票上記下用途(tu)，由經理蓋章。

（4）資產(chan)(chan)(chan)分(fen)為土地、建筑物、有價證券備用品及(ji)各(ge)種家(jia)具雜物的(de)押(ya)金等(deng)。應設立各(ge)種資產(chan)(chan)(chan)的(de)臺賬及(ji)有價證券薄，詳細(xi)記錄各(ge)種資產(chan)(chan)(chan)的(de)內容、單價、數(shu)量(liang)及(ji)現有額及(ji)出(chu)入額等(deng)。

（5）銀行存(cun)款及郵政(zheng)儲(chu)蓄要(yao)設(she)存(cun)款底(di)帳(zhang)，接受(shou)款項者應按名稱分別(bie)立帳(zhang)并(bing)明示(shi)賬額。

3、各(ge)種(zhong)物品的購入和(he)發放應注意有無使(shi)用申請、手續是(shi)否齊全，并及(ji)時入帳，以免(mian)遺忘和(he)推(tui)遲記賬。

協助調查

公司的調查通常分為任命(ming)調查和一(yi)般性調查兩(liang)類。公司在開展(zhan)各種調查調查時辦公室(shi)秘(mi)書需(xu)做好協助工作。

1、進行調(diao)查(cha)工作時，秘書應選擇合(he)適的(de)專家、顧問進行委(wei)托(tuo)或將他(ta)們列為調(diao)查(cha)委(wei)員，并與之保(bao)持聯系，需要時提出調(diao)查(cha)課題(ti)請他(ta)們完(wan)成(cheng)。

2、有(you)些專家事項(xiang)的調查，秘(mi)書也可(ke)以親自聽取專家和(he)當事人的意見，或在調查各方面情況(kuang)后(hou)，將意見和(he)調查情況(kuang)匯總(zong)后(hou)報告給經理。

文書工作

文書(shu)工作(zuo)(zuo)有包(bao)括寫作(zuo)(zuo)信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三個方面。

1、信涵的完成：對(dui)經(jing)理會經(jing)常(chang)使(shi)用的信件種類可(ke)事先匯集為“標(biao)準通信范圍(wei)例”，需要時選擇一種，略加增刪便可(ke)使(shi)用，較為方便。

2、文件的卷(juan)(juan)清及印刷：主要包括將(jiang)草案以筆記形式卷(juan)(juan)清、用打字(zi)機打印、直(zhi)接打印以及輯錄(lu)圖書(shu)雜志上的有(you)關內容等工作(zuo)。

聯系業務

聯系工作就是要(yao)向經(jing)理(li)(li)或副經(jing)理(li)(li)轉(zhuan)(zhuan)達某項事情并向對方(fang)轉(zhuan)(zhuan)告經(jing)理(li)(li)或副經(jing)理(li)(li)的意圖，聽(ting)取對方(fang)的答(da)復，并將(jiang)答(da)復再反饋給經(jing)理(li)(li)。

招待事務

招待(dai)是指在經理外出(chu)、返回或有客人(ren)來訪(fang)時(shi)的禮(li)儀(yi)性款(kuan)待(dai)，多指派(pai)事務(wu)員或勤(qin)雜(za)工來完成(cheng)。款(kuan)待(dai)包括向導、收(shou)存攜帶物品、奉送茶點、迎(ying)來送往等。

1、為經理服務

（1）經理外(wai)出(chu)時應準備好車輛。

（2）回到公(gong)司時(shi)，要接過脫下(xia)的外套、帽子等，然(ran)后(hou)放到一(yi)定的地方，并隨(sui)時(shi)用刷子清潔衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要(yao)視空氣情況調好空調。

2、為客人服(fu)務(wu)：秘書還須對客人進行(xing)服(fu)務(wu)，比如出入公司時(shi)參(can)照對經理的服(fu)務(wu)進行(xing)接(jie)待(dai)。若需要來訪(fang)者等候(hou)時(shi)，應遞上報(bao)紙(zhi)或畫報(bao)等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內容還是(shi)很(hen)多的(de)，但(dan)也被視為是(shi)一(yi)些基(ji)礎的(de)工(gong)作，比(bi)如(ru)收發郵件、接待、文書(shu)、印信以及檔案等方(fang)面都由(you)文員來做。雖然(ran)文員從事(shi)的(de)工(gong)作內容比(bi)較(jiao)多，但(dan)因(yin)沒有太(tai)多的(de)技術含量，所以在(zai)單位里來說資相(xiang)并不是(shi)很(hen)高。

一(yi)般(ban)來說，文員的(de)(de)工(gong)資(zi)(zi)多(duo)少與所在的(de)(de)地區整體消(xiao)費(fei)水平有關。比如一(yi)線大城市里(li)的(de)(de)文員可以拿到四千(qian)及以上的(de)(de)工(gong)資(zi)(zi)，而小一(yi)些城市可能只有兩千(qian)多(duo)塊(kuai)錢。工(gong)作的(de)(de)地區消(xiao)費(fei)高(gao)自然工(gong)資(zi)(zi)也(ye)會高(gao)一(yi)些，消(xiao)費(fei)低(di)的(de)(de)地區，文員工(gong)資(zi)(zi)了不會太(tai)高(gao)。

以(yi)在深圳(zhen)工作為例吧，行政文員(yuan)能(neng)(neng)獲得(de)四(si)千(qian)(qian)多的(de)工資(zi)(zi)；人事文員(yuan)在3800左右的(de)工資(zi)(zi)；會(hui)計文員(yuan)更高一些(xie)能(neng)(neng)拿到4千(qian)(qian)以(yi)上(shang)；還(huan)有生產文員(yuan)可能(neng)(neng)只有3600元左右。如(ru)今快(kuai)遞的(de)發展迅速(su)，所以(yi)還(huan)有跟單文員(yuan)，能(neng)(neng)獲得(de)每年4千(qian)(qian)元的(de)工資(zi)(zi)。

不(bu)論(lun)是(shi)在哪個城(cheng)市里工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)，也不(bu)論(lun)是(shi)哪一種文(wen)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)類別，工(gong)(gong)資(zi)的(de)(de)(de)(de)(de)多少(shao)與個人(ren)能力(li)有很(hen)大的(de)(de)(de)(de)(de)關(guan)系。雖然文(wen)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)技術含量看起來并不(bu)高(gao)(gao)，但那些工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)時間久(jiu)，工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)經(jing)驗(yan)豐富的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)員(yuan)同樣可以獲得(de)較(jiao)高(gao)(gao)的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)資(zi)。關(guan)鍵的(de)(de)(de)(de)(de)一點是(shi)，一定要(yao)(yao)堅(jian)持自己(ji)(ji)的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)，善(shan)于總(zong)結(jie)自己(ji)(ji)的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)經(jing)驗(yan)，想要(yao)(yao)獲得(de)高(gao)(gao)薪就要(yao)(yao)在工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)中努力(li)。