展會策劃方案

第一部分 會展預備階段的文案

第一節 會展預備階段(duan)的文案簡(jian)介

一、 會展預備階段的文案的概念：

會展(zhan)預(yu)備階段的文案是(shi)指一次會展(zhan)從(cong)確定(ding)展(zhan)覽題(ti)材、收(shou)集信(xin)息(xi)、進(jin)行(xing)展(zhan)覽項目立項策劃一直到(dao)會展(zhan)正式開幕前的預(yu)先準備階段涉及到(dao)的所有文本文案。

二、 會展預備階段的文案種類：

一般來說，會(hui)展(zhan)(zhan)預備階段的文案包括(kuo)展(zhan)(zhan)會(hui)立項(xiang)策劃書、展(zhan)(zhan)會(hui)項(xiang)目立項(xiang)可行性研究報告(gao)、參(can)展(zhan)(zhan)說明書、展(zhan)(zhan)會(hui)招展(zhan)(zhan)方案、展(zhan)(zhan)會(hui)招展(zhan)(zhan)函(han)、招展(zhan)(zhan)進度計劃、觀眾邀請函(han)、參(can)展(zhan)(zhan)合(he)同、展(zhan)(zhan)出(chu)工作(zuo)方案、展(zhan)(zhan)會(hui)費用(yong)預算(suan)表、展(zhan)(zhan)會(hui)宣傳推廣計劃、廣告(gao)文案等。

第二節 會展預備階段的文案寫作

一(yi)、《展(zhan)會立項策(ce)劃書》的寫(xie)作

（一）《展會立項策劃書》的概念：

所謂展會(hui)(hui)立(li)項策劃(hua)(hua)(hua)(hua)(hua)，就是根據掌握的(de)(de)各種信息，對即將舉(ju)辦(ban)的(de)(de)展覽(lan)會(hui)(hui)的(de)(de)有關事宜進(jin)行初步(bu)規劃(hua)(hua)(hua)(hua)(hua)，設計出(chu)展覽(lan)會(hui)(hui)的(de)(de)基(ji)本框架，提出(chu)計劃(hua)(hua)(hua)(hua)(hua)舉(ju)辦(ban)的(de)(de)展覽(lan)會(hui)(hui)的(de)(de)初步(bu)規劃(hua)(hua)(hua)(hua)(hua)內容，主要(yao)包(bao)括：展會(hui)(hui)名稱(cheng)和(he)地(di)點、辦(ban)展機(ji)構(gou)、展品范圍、辦(ban)展時間、展會(hui)(hui)規模、展會(hui)(hui)定位(wei)、招展計劃(hua)(hua)(hua)(hua)(hua)、宣傳推廣和(he)招商(shang)計劃(hua)(hua)(hua)(hua)(hua)、展會(hui)(hui)進(jin)度計劃(hua)(hua)(hua)(hua)(hua)．現場(chang)管(guan)理(li)計劃(hua)(hua)(hua)(hua)(hua)、相關活動計劃(hua)(hua)(hua)(hua)(hua)等。

《展(zhan)會(hui)立(li)項策(ce)(ce)劃(hua)書》是為策(ce)(ce)劃(hua)舉辦一(yi)個新展(zhan)會(hui)而提出的一(yi)套辦展(zhan)規(gui)劃(hua)、策(ce)(ce)略和方法(fa)，它是對(dui)以上各項內(nei)容的歸(gui)納和總(zong)結。

（二） 展會立項策劃書的內容結構：

一般地，《展會立項策(ce)劃(hua)書》主要包括(kuo)以下內容(rong)：

1、辦展(zhan)市場環境分(fen)析：包括對(dui)展(zhan)會(hui)展(zhan)覽(lan)題材所(suo)在(zai)產(chan)業和市場的情(qing)況分(fen)析，對(dui)國家有關法律、政(zheng)策(ce)的分(fen)析，對(dui)相關展(zhan)會(hui)的情(qing)況的分(fen)析，對(dui)展(zhan)會(hui)舉(ju)辦地市場的分(fen)析等。

2、提出展(zhan)(zhan)會的基本(ben)框架(jia)：包括展(zhan)(zhan)會的名(ming)稱和(he)舉辦地點、辦展(zhan)(zhan)機構的組(zu)成、展(zhan)(zhan)品范圍(wei)、辦展(zhan)(zhan)時間、辦展(zhan)(zhan)頻率、展(zhan)(zhan)會規模和(he)展(zhan)(zhan)會定位等(deng)。

3、展會價格及(ji)初步預算(suan)方案。

4、展會工作人員分工計(ji)劃。

5、展會招展計劃(hua)

6、展會招商計劃。

7、展會宣(xuan)傳推廣計劃(hua)。

8、展(zhan)會籌(chou)備進(jin)度計劃。

9、展會服務商安排計劃。

10、展會(hui)開幕和(he)現場管理(li)計(ji)劃(hua)。

11、 展會期間舉辦的相關活動計劃(hua)。

12、 展會(hui)結算計劃。

（三） 展會立項策劃書的寫作要求：

1．展會名稱

展覽(lan)會(hui)(hui)的名(ming)稱一般包(bao)括三(san)個(ge)方面的內(nei)容：基(ji)本(ben)部(bu)分、限(xian)定(ding)部(bu)分和行業(ye)標識(shi)(shi)。如“第93屆中(zhong)(zhong)國出口商品交易會(hui)(hui)”，如果按上述三(san)個(ge)內(nei)容對(dui)號(hao)入(ru)座，則基(ji)本(ben)部(bu)分是(shi)(shi)“交易會(hui)(hui)”，限(xian)定(ding)部(bu)分是(shi)(shi)“中(zhong)(zhong)國”和“第93屆”，行業(ye)標識(shi)(shi)是(shi)(shi)“出口商品”。

下面分別對這三個內容作一些說明：

? 基本部(bu)分：用(yong)來表明展(zhan)覽(lan)會的性質和特征，常用(yong)詞(ci)有(you)：展(zhan)覽(lan)會、博覽(lan)會、展(zhan)銷會、交易會和“節”等。

? 限(xian)定(ding)部分：用來(lai)說明展(zhan)會舉(ju)辦的(de)時間、地點和展(zhan)會的(de)性質。

展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法里，用“屆”來去示最常見，它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。
展會舉辦的(de)地點在展會的(de)名稱里也要有(you)所(suo)體現，如第(di)三屆大連國際服(fu)裝節中的(de)“大連”。

展(zhan)(zhan)會(hui)名(ming)稱里體現展(zhan)(zhan)會(hui)性(xing)質的詞主要有“國際(ji)”、“世(shi)界”、“全(quan)國”、“地區”等。如第三屆大連國際(ji)服裝節(jie)中(zhong)的“國際(ji)”表明本展(zhan)(zhan)會(hui)是一個國際(ji)展(zhan)(zhan)。

? 行(xing)業標識(shi)：用來表明展覽題材和展品(pin)范圍。如(ru)第三屆大連(lian)國(guo)際(ji)服裝(zhuang)節(jie)中(zhong)的(de)“服裝(zhuang)”表明本展會(hui)是服裝(zhuang)產(chan)業的(de)展會(hui)。行(xing)業標識(shi)通常是一(yi)個(ge)產(chan)業的(de)名稱(cheng)，或者是一(yi)個(ge)產(chan)業中(zhong)的(de)某(mou)一(yi)個(ge)產(chan)品(pin)大類(lei)。

2、展會地點

策劃選擇展會的舉(ju)(ju)辦地(di)(di)點，包括兩個(ge)方面的內(nei)容：一是(shi)展會在(zai)什么地(di)(di)方舉(ju)(ju)辦，二是(shi)展會在(zai)哪個(ge)展館舉(ju)(ju)辦。

策劃(hua)選(xuan)擇展(zhan)會在什么(me)地方舉辦，就是要確定(ding)展(zhan)會在哪(na)個(ge)國家、哪(na)個(ge)省或者是哪(na)個(ge)城市里舉辦。

策劃選擇(ze)(ze)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)在哪個展(zhan)(zhan)館(guan)舉辦(ban)，就是要選擇(ze)(ze)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)舉辦(ban)的(de)(de)(de)(de)具體地點。具體選擇(ze)(ze)在哪個展(zhan)(zhan)館(guan)舉辦(ban)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)，要結(jie)合展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)的(de)(de)(de)(de)展(zhan)(zhan)覽題材和展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)定位而(er)定。另外，在具體選擇(ze)(ze)展(zhan)(zhan)館(guan)時(shi)，還要綜(zong)合考慮使用該展(zhan)(zhan)館(guan)的(de)(de)(de)(de)成本(ben)(ben)的(de)(de)(de)(de)大小如(ru)何、展(zhan)(zhan)期(qi)安排是否(fou)符合自己(ji)的(de)(de)(de)(de)要求(qiu)以(yi)及(ji)展(zhan)(zhan)館(guan)本(ben)(ben)身的(de)(de)(de)(de)設施和服務如(ru)何等因(yin)素。

3、辦展機構

辦(ban)展(zhan)機構是(shi)指負責(ze)展(zhan)會的(de)組織(zhi)、策劃、招展(zhan)和(he)招商等(deng)事宜的(de)有(you)關(guan)單位。辦(ban)展(zhan)機構可(ke)以(yi)是(shi)企業、行業協(xie)會、政府部(bu)門和(he)新(xin)聞媒體等(deng)。

根(gen)據各單位(wei)在(zai)舉辦(ban)展(zhan)覽(lan)會中的不同作用，一個展(zhan)覽(lan)會的辦(ban)展(zhan)機構一般(ban)有(you)以下幾種：主辦(ban)單位(wei)、承辦(ban)單位(wei)、協辦(ban)單位(wei)、支(zhi)持單位(wei)等。

主辦單(dan)(dan)位(wei)：擁有展(zhan)(zhan)會并對展(zhan)(zhan)會承擔(dan)主要法律責任的(de)辦展(zhan)(zhan)單(dan)(dan)位(wei)。主辦單(dan)(dan)位(wei)在法律上擁有展(zhan)(zhan)會的(de)所有權(quan)。

承辦(ban)單(dan)位：直接(jie)負責展會的策劃、組(zu)織、操作(zuo)與管理，并對(dui)展會承擔主(zhu)要(yao)財務(wu)責任的辦(ban)展單(dan)位。

協(xie)辦單(dan)(dan)位：協(xie)助主辦或承(cheng)辦單(dan)(dan)位負責展(zhan)會的策劃、組織、操作(zuo)與管(guan)理，部分(fen)地承(cheng)擔展(zhan)會的招展(zhan)、招商和宣傳推廣工作(zuo)的辦展(zhan)單(dan)(dan)位。

支(zhi)持(chi)(chi)單位：對展會(hui)主辦(ban)或承辦(ban)單位的(de)展會(hui)策劃、組織、操(cao)作與管理，或者是招展、招商(shang)和(he)宣(xuan)傳推廣等工(gong)作起(qi)支(zhi)持(chi)(chi)作用(yong)的(de)辦(ban)展單位。

4、辦展時間

辦展時間(jian)是指(zhi)展會計劃在(zai)什么時候(hou)舉辦。辦展時間(jian)有三個方面的(de)(de)含義：一是指(zhi)舉辦展的(de)(de)具體(ti)開(kai)展日期。二是指(zhi)展會的(de)(de)籌展和(he)撤展日期。三是指(zhi)展會對(dui)觀眾開(kai)放(fang)的(de)(de)日期。

展(zhan)(zhan)(zhan)覽時間的(de)(de)(de)長(chang)短(duan)沒有一個(ge)統一的(de)(de)(de)標(biao)準，要視不(bu)同的(de)(de)(de)展(zhan)(zhan)(zhan)會具體而定。有些展(zhan)(zhan)(zhan)會的(de)(de)(de)展(zhan)(zhan)(zhan)覽時間可以很長(chang)，如“世博會”的(de)(de)(de)展(zhan)(zhan)(zhan)期(qi)長(chang)達幾個(ge)月甚至(zhi)半(ban)年；但對于(yu)占展(zhan)(zhan)(zhan)會絕大(da)多數的(de)(de)(de)專業貿易展(zhan)(zhan)(zhan)來說(shuo)，展(zhan)(zhan)(zhan)期(qi)一般是3-5天(tian)為宜。

5、展品范圍

展(zhan)會(hui)的(de)展(zhan)品(pin)范圍要根據(ju)展(zhan)會(hui)的(de)定(ding)位、辦展(zhan)機(ji)構(gou)的(de)優劣勢(shi)和其(qi)他多種因素來確(que)定(ding)。

根據展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產業，或者是一個產業中的一個或幾個產品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國“法蘭克福國(guo)際汽(qi)車展(zhan)覽會”的(de)展(zhan)品范圍(wei)涉及(ji)到的(de)產(chan)業就(jiu)(jiu)很少，就(jiu)(jiu)只有汽(qi)車產(chan)業一個。

6、辦展頻率

辦(ban)(ban)展頻(pin)率是(shi)(shi)指展會(hui)是(shi)(shi)一(yi)(yi)(yi)年(nian)舉辦(ban)(ban)幾(ji)次還是(shi)(shi)幾(ji)年(nian)舉辦(ban)(ban)一(yi)(yi)(yi)次，或者(zhe)是(shi)(shi)不定期舉行。從(cong)目前展覽業的實際(ji)情況(kuang)看，一(yi)(yi)(yi)年(nian)舉辦(ban)(ban)一(yi)(yi)(yi)次的展會(hui)最多，約(yue)占(zhan)全部展會(hui)數(shu)量的80％，一(yi)(yi)(yi)年(nian)舉辦(ban)(ban)兩次和兩年(nian)舉辦(ban)(ban)一(yi)(yi)(yi)次的展會(hui)也(ye)不少(shao)，不定期舉辦(ban)(ban)的展會(hui)已經是(shi)(shi)越來(lai)越少(shao)了。

辦展(zhan)頻率的(de)確定受展(zhan)覽題(ti)材所在(zai)產(chan)業的(de)特征(zheng)的(de)制約。我們知道，幾乎(hu)每(mei)個產(chan)業的(de)產(chan)品都有(you)一(yi)個生命周期(qi)，產(chan)品的(de)生命周期(qi)對展(zhan)會的(de)辦展(zhan)頻率有(you)重大影響。

產(chan)品的投(tou)入期和成長期是企業參屜的黃(huang)金時(shi)期，展會的辦展頻(pin)率要牢(lao)牢(lao)抓(zhua)住這(zhe)兩個(ge)時(shi)期。

7、 展會規模

展(zhan)會規模包括(kuo)三(san)個(ge)方面的(de)含義：一是展(zhan)會的(de)展(zhan)覽面積是多(duo)少(shao)，二是參(can)展(zhan)單位(wei)的(de)數量是多(duo)少(shao)，三(san)是參(can)觀展(zhan)會的(de)觀眾(zhong)有多(duo)少(shao)。在策(ce)劃舉辦一個(ge)展(zhan)會時，對這三(san)個(ge)方面都要作出預(yu)測和規劃。

在規劃(hua)展會(hui)規模時，要充(chong)分考(kao)慮產(chan)業的特征。展會(hui)規模的大小還(huan)會(hui)受到會(hui)觀眾數(shu)量和質量的限制(zhi)。

8、展會定位

通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，具體地說，展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發展展會的差異化競爭優勢，使自己舉辦的展會在參展企業和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。
展(zhan)會(hui)定位要明(ming)確(que)展(zhan)會(hui)的(de)目標參展(zhan)商和觀眾、辦展(zhan)目標、展(zhan)會(hui)的(de)主題(ti)等(deng)。

9．展會價格和展會初步預算

展會(hui)價(jia)格(ge)就是為展會(hui)的(de)(de)(de)展位(wei)出(chu)租制定一個(ge)合(he)適的(de)(de)(de)價(jia)格(ge)。展會(hui)展位(wei)的(de)(de)(de)價(jia)格(ge)往(wang)往(wang)包(bao)括室(shi)內(nei)展場(chang)的(de)(de)(de)價(jia)格(ge)和室(shi)外展場(chang)的(de)(de)(de)價(jia)格(ge)，室(shi)內(nei)展場(chang)的(de)(de)(de)價(jia)格(ge)又分為空(kong)地(di)價(jia)格(ge)和標準層位(wei)的(de)(de)(de)價(jia)格(ge)。

在制定(ding)展(zhan)會的(de)價格時，一般(ban)遵循“優(you)地優(you)價”的(de)原則，即(ji)那些便于(yu)展(zhan)示和觀眾流(liu)量大(da)的(de)展(zhan)位(wei)的(de)價格往(wang)往(wang)要高一些。展(zhan)會初步預(yu)算是(shi)對(dui)舉(ju)辦展(zhan)會所需要的(de)各種費(fei)用和舉(ju)辦展(zhan)會預(yu)期(qi)以(yi)獲得的(de)收入進行的(de)初步預(yu)算。

在策劃(hua)舉(ju)辦展(zhan)會時，要(yao)根據市場情況給展(zhan)會確定一個(ge)合適的價格(ge)，這樣對(dui)吸引目標參展(zhan)商參加展(zhan)會十分(fen)重要(yao)。

10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃

人員分(fen)工計劃、招(zhao)展計劃、招(zhao)商和宣傳推廣計劃是(shi)展會(hui)的具(ju)體(ti)實(shi)施(shi)計劃，這四(si)個計劃在具(ju)體(ti)實(shi)施(shi)時會(hui)互(hu)相影響。

人員分(fen)工(gong)計(ji)劃是對(dui)展會工(gong)作(zuo)人員的工(gong)作(zuo)進行統籌安排。

招(zhao)展計劃主要是為招(zhao)攬企業參展而(er)制定(ding)的各種策略、措(cuo)施和辦法。

招(zhao)商計(ji)劃主要是為(wei)招(zhao)攬觀眾(zhong)參觀展會而制定(ding)的各種策略、措施(shi)和(he)辦法。

宣傳推廣計劃則是為建(jian)立(li)展會品牌(pai)和樹立(li)展會形象，并同時為展會的招(zhao)展和招(zhao)商服(fu)務(wu)的。

11、展會進度計劃、現場管理計劃和相關活動計劃

展(zhan)(zhan)(zhan)會進(jin)(jin)度計劃(hua)(hua)是(shi)在時間上對展(zhan)(zhan)(zhan)會的招(zhao)展(zhan)(zhan)(zhan)、招(zhao)商、宣傳推廣和展(zhan)(zhan)(zhan)位劃(hua)(hua)分等工(gong)作進(jin)(jin)行(xing)的統籌(chou)安排。它(ta)明確在展(zhan)(zhan)(zhan)會的籌(chou)辦(ban)(ban)過(guo)程中(zhong)，到(dao)什么(me)階段就應該完(wan)成哪(na)些工(gong)作，直(zhi)到(dao)展(zhan)(zhan)(zhan)會成功舉(ju)辦(ban)(ban)。展(zhan)(zhan)(zhan)會進(jin)(jin)度計劃(hua)(hua)安排得好，展(zhan)(zhan)(zhan)會籌(chou)備(bei)的各項(xiang)準備(bei)工(gong)作就能有(you)條(tiao)不(bu)紊地進(jin)(jin)行(xing)。

現(xian)(xian)場(chang)管(guan)理(li)計(ji)(ji)劃(hua)(hua)是(shi)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)開幕(mu)后對(dui)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)現(xian)(xian)場(chang)進行有效管(guan)理(li)的各(ge)種計(ji)(ji)劃(hua)(hua)安排，它一(yi)般包括展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)開幕(mu)計(ji)(ji)劃(hua)(hua)、展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)場(chang)管(guan)理(li)計(ji)(ji)劃(hua)(hua)、觀(guan)眾登(deng)記計(ji)(ji)劃(hua)(hua)和撤展(zhan)(zhan)(zhan)計(ji)(ji)劃(hua)(hua)等。現(xian)(xian)場(chang)管(guan)理(li)計(ji)(ji)劃(hua)(hua)安排得好，展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)現(xian)(xian)場(chang)將井(jing)然有序，展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)秩序良好。

展會相關(guan)(guan)活動計(ji)劃是(shi)對準(zhun)備(bei)在展會期間(jian)同(tong)期舉辦(ban)(ban)的各種相關(guan)(guan)活動作出(chu)的計(ji)劃安排。與展會同(tong)期舉辦(ban)(ban)的相關(guan)(guan)活動最(zui)常見的有技術交流會、研討會和各種表演等，它們是(shi)展會的有益補充。

二、《展會項目立項可行性研究報告》的寫作

（一）《展(zhan)會項目(mu)立(li)項可行性研究(jiu)報告(gao)》的概念

完成(cheng)了《展(zhan)會(hui)(hui)立項(xiang)(xiang)(xiang)策劃(hua)書(shu)》，并不意味著該(gai)(gai)(gai)(gai)(gai)立項(xiang)(xiang)(xiang)的(de)(de)(de)展(zhan)會(hui)(hui)就可以(yi)(yi)舉(ju)(ju)辦(ban)了。項(xiang)(xiang)(xiang)目立項(xiang)(xiang)(xiang)只(zhi)是對舉(ju)(ju)辦(ban)什么題(ti)材的(de)(de)(de)展(zhan)會(hui)(hui)和(he)如何舉(ju)(ju)辦(ban)該(gai)(gai)(gai)(gai)(gai)展(zhan)會(hui)(hui)提出了一(yi)個初步(bu)的(de)(de)(de)意見，制定了一(yi)套初步(bu)的(de)(de)(de)方案，至于該(gai)(gai)(gai)(gai)(gai)展(zhan)會(hui)(hui)是否真(zhen)的(de)(de)(de)可以(yi)(yi)舉(ju)(ju)辦(ban)和(he)該(gai)(gai)(gai)(gai)(gai)方案是否真(zhen)的(de)(de)(de)可行，還需要對該(gai)(gai)(gai)(gai)(gai)展(zhan)會(hui)(hui)項(xiang)(xiang)(xiang)目及方案進(jin)行可行性分析。可行性分析的(de)(de)(de)結論(lun)及其他必須考慮的(de)(de)(de)因素(su)，才是決定最后是否可以(yi)(yi)舉(ju)(ju)辦(ban)該(gai)(gai)(gai)(gai)(gai)展(zhan)會(hui)(hui)的(de)(de)(de)最終(zhong)依據。

《展會(hui)(hui)(hui)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)可(ke)(ke)(ke)行(xing)(xing)(xing)性(xing)研(yan)(yan)(yan)究(jiu)(jiu)報(bao)告(gao)》就是(shi)(shi)(shi)在(zai)(zai)對展會(hui)(hui)(hui)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)進行(xing)(xing)(xing)可(ke)(ke)(ke)行(xing)(xing)(xing)性(xing)分(fen)析(xi)(xi)的(de)(de)(de)基礎上完成的(de)(de)(de)研(yan)(yan)(yan)究(jiu)(jiu)報(bao)告(gao)。展會(hui)(hui)(hui)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)可(ke)(ke)(ke)行(xing)(xing)(xing)性(xing)分(fen)析(xi)(xi)是(shi)(shi)(shi)展會(hui)(hui)(hui)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)策劃的(de)(de)(de)繼續。展會(hui)(hui)(hui)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)策劃主要是(shi)(shi)(shi)在(zai)(zai)掌握各種信息的(de)(de)(de)基礎上，初步(bu)提出(chu)計劃舉(ju)辦(ban)的(de)(de)(de)展會(hui)(hui)(hui)“是(shi)(shi)(shi)什么樣的(de)(de)(de)”；展會(hui)(hui)(hui)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)可(ke)(ke)(ke)行(xing)(xing)(xing)性(xing)分(fen)析(xi)(xi)則是(shi)(shi)(shi)在(zai)(zai)仔細研(yan)(yan)(yan)究(jiu)(jiu)各種信息的(de)(de)(de)基礎上，深入分(fen)析(xi)(xi)舉(ju)辦(ban)展會(hui)(hui)(hui)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)策劃提出(chu)的(de)(de)(de)“那(nei)樣的(de)(de)(de)展會(hui)(hui)(hui)”是(shi)(shi)(shi)否可(ke)(ke)(ke)行(xing)(xing)(xing)，為最后(hou)是(shi)(shi)(shi)否舉(ju)辦(ban)該(gai)展會(hui)(hui)(hui)提供科學(xue)的(de)(de)(de)決策依據。

如(ru)果展(zhan)(zhan)會(hui)立項(xiang)策劃通過可(ke)(ke)行性分析，證明計劃舉辦展(zhan)(zhan)會(hui)的市(shi)場條件具備，項(xiang)目具有(you)生命力，各(ge)種執(zhi)行方(fang)案策劃合理(li)，項(xiang)目在經濟上可(ke)(ke)行，風險(xian)較小且有(you)一定(ding)的社(she)會(hui)效益，就(jiu)可(ke)(ke)以通過該(gai)展(zhan)(zhan)會(hui)立項(xiang)策劃，決策舉辦該(gai)展(zhan)(zhan)會(hui)了。

（二）《展會項目立項可行性研究報告》的內容結構

《展(zhan)(zhan)會項目立(li)項可行性(xing)研究(jiu)報告(gao)(gao)》要對展(zhan)(zhan)會立(li)項是可行還是不可行作出系統的評估和說明，并為(wei)最終完善該展(zhan)(zhan)會項目立(li)項策劃(hua)的各(ge)具體執行方案提供改進依據和建議。因(yin)此(ci)，《展(zhan)(zhan)會項目立(li)項可行性(xing)研究(jiu)報告(gao)(gao)》主要包括(kuo)以下幾項內容：

1、市場環境分析

（1） 宏(hong)觀(guan)市場環(huan)境(jing)：包(bao)括人口(kou)環(huan)境(jing)、經濟環(huan)境(jing)、技(ji)術(shu)環(huan)境(jing)、政治法律環(huan)境(jing)、社(she)會文化環(huan)境(jing)等(deng)。

（2） 微(wei)觀市(shi)場(chang)環(huan)境：包(bao)括辦(ban)展機構內部環(huan)境、目標客戶、競爭(zheng)者、營(ying)銷中介、服務商、社會公(gong)眾等。

（3） 市場環境評(ping)價(jia)：SWOT分析(xi)法(fa)，即內部優勢(shi)、內部劣勢(shi)、外(wai)部機會、外(wai)部威脅分析(xi)。

2、展會項目生命力分析

（1） 項目發展(zhan)空(kong)間(jian)：即分析(xi)舉辦該(gai)展(zhan)會所依托的產業空(kong)間(jian)、市場空(kong)間(jian)、地域空(kong)間(jian)、政(zheng)策空(kong)間(jian)等是否具(ju)備。

（2） 項目(mu)競爭力(li)：包括展會(hui)定位的(de)號(hao)召力(li)、辦展機(ji)構的(de)品牌(pai)影響力(li)、參展商和觀眾(zhong)的(de)構成、展會(hui)價格、展會(hui)服務等。

（3） 辦展(zhan)機構(gou)優劣(lie)勢(shi)分析

3、展會執行方案分析

1）對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估，具體包括：

（1）展(zhan)(zhan)會名(ming)稱和展(zhan)(zhan)會的展(zhan)(zhan)品(pin)范圍(wei)、展(zhan)(zhan)會定位之間是否有沖突(tu)。

（2）辦(ban)展時間、辦(ban)展頻率是否符合展品范圍所在產業的特征。

（3）展會(hui)的(de)舉辦地點是(shi)否適合(he)舉辦該展品(pin)范(fan)圍所在產業的(de)展會(hui)。

（4）在(zai)展會(hui)展品范圍所在(zai)產(chan)業(ye)里(li)能否舉辦如此規模(mo)和(he)定位的展會(hui)。

（5）展會的(de)辦(ban)(ban)展機構在計劃的(de)辦(ban)(ban)展時(shi)間內能否(fou)舉辦(ban)(ban)如此規模和定位(wei)的(de)展會。

（6）辦展(zhan)機(ji)構對展(zhan)會展(zhan)品范圍所在的產業是否熟悉。

（7）展會(hui)定位(wei)與展會(hui)規模之間(jian)是否有(you)沖突。

2）招展招商和宣傳推廣計劃評估

（1）招(zhao)展計劃評估

（2）招商(shang)計劃評(ping)估

（3）宣傳推廣計劃(hua)評估

4、展會項目財務分析

（1） 價(jia)格定位(wei)

（2） 成本預測

舉辦一個展(zhan)會的成本費用一般包括：

1）展(zhan)覽場(chang)地(di)費(fei)用。即租用展(zhan)覽場(chang)館以及由此而產生的(de)各(ge)種費(fei)用。這些費(fei)用包括：展(zhan)覽場(chang)地(di)租金(jin)、展(zhan)館空(kong)調費(fei)、層位(wei)特(te)裝(zhuang)費(fei)、標準層位(wei)搭(da)建(jian)費(fei)、展(zhan)館地(di)毯及鋪設(she)地(di)毯的(de)費(fei)用、展(zhan)位(wei)搭(da)裝(zhuang)加班費(fei)等。

2）展(zhan)會(hui)宣傳推(tui)廣(guang)費(fei)。包括(kuo)廣(guang)告宣傳費(fei)、展(zhan)會(hui)資料(liao)設計和(he)印刷(shua)費(fei)、資料(liao)郵寄費(fei)、新聞發布(bu)會(hui)的費(fei)用(yong)等。

3）招展和招商的費用。

4）相關括動(dong)的(de)費用(yong)。包括技術交(jiao)流會、研討(tao)會展(zhan)會開幕式、嘉賓接待、酒會、展(zhan)會現場布置、禮品、請(qing)展(zhan)會臨時工作(zuo)人員的(de)費用(yong)等。

5）辦公(gong)費(fei)用和(he)人員(yuan)費(fei)用。

6）稅收

7）其他不可預(yu)測的費用

（3） 收(shou)入預測

舉辦一個展會的收入一般包括：

1） 展位費收(shou)入

2） 門票收入

3） 廣告和企業(ye)贊助(zhu)收入

4） 其他相關收入(ru)

（4） 盈虧平衡分析

（5） 現(xian)金(jin)流(liu)量分(fen)析(xi)

1） 凈現值分(fen)析

2） 凈(jing)現值(zhi)率分(fen)析

3） 獲利指數

4） 內部收益率

5、風險預測

（1）市場風險

（2）經營風險

（3）財務風險

（4）合作風險

6、存在的問題

包括通過(guo)以上可行性分析發現的(de)(de)(de)展會項(xiang)目立項(xiang)存在(zai)的(de)(de)(de)各種問題(ti)、研究(jiu)人(ren)員在(zai)可行性分析以外發現的(de)(de)(de)可能對展會產生影響的(de)(de)(de)其他問題(ti)等。

7、改進建議

針對(dui)上(shang)述問題，提出對(dui)展會項目立項策劃的改進建(jian)議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方(fang)向等。

8、努力的方向

根(gen)據展會的(de)(de)(de)辦(ban)展宗旨和辦(ban)展目標，在(zai)上述分析的(de)(de)(de)基礎上，針對存在(zai)的(de)(de)(de)問題，提(ti)出要辦(ban)好該展會所(suo)需(xu)(xu)要具備的(de)(de)(de)其他(ta)條(tiao)件和需(xu)(xu)要努力的(de)(de)(de)方(fang)向。

（三）《展會項目立項可行性研究報告》的寫作要求

《展(zhan)會項目立項可行性研(yan)究報告》是(shi)辦展(zhan)機構進行決(jue)策是(shi)否(fou)要(yao)舉辦該展(zhan)會的(de)重(zhong)要(yao)依(yi)據，因此(ci)，《展(zhan)會項目立項可行性研(yan)究報告》的(de)寫(xie)作必須做到材(cai)料真(zhen)實充分(fen)，分(fen)析(xi)客(ke)觀(guan)科學，判斷準確(que)有理。

1、市場環境分析

市(shi)場環境分(fen)析(xi)(xi)(xi)是(shi)展(zhan)會(hui)立項(xiang)(xiang)可行性分(fen)析(xi)(xi)(xi)的(de)(de)(de)第一(yi)步(bu)，它是(shi)根據展(zhan)會(hui)立項(xiang)(xiang)策劃提出的(de)(de)(de)展(zhan)會(hui)舉辦(ban)(ban)方案(an)，在已經(jing)掌握的(de)(de)(de)各種(zhong)信息(xi)的(de)(de)(de)基(ji)礎(chu)(chu)上，進一(yi)步(bu)分(fen)析(xi)(xi)(xi)和論(lun)證(zheng)舉辦(ban)(ban)展(zhan)會(hui)的(de)(de)(de)各種(zhong)市(shi)場條件(jian)是(shi)否具備，是(shi)否有舉辦(ban)(ban)該(gai)展(zhan)會(hui)所(suo)需要(yao)的(de)(de)(de)各種(zhong)政(zheng)策基(ji)礎(chu)(chu)和社會(hui)基(ji)礎(chu)(chu)。市(shi)場環境分(fen)析(xi)(xi)(xi)不僅要(yao)研究各種(zhong)現有的(de)(de)(de)市(shi)場條件(jian)，還要(yao)對其未來的(de)(de)(de)變化和發展(zhan)趨勢作出預(yu)測．使立項(xiang)(xiang)可行性分(fen)析(xi)(xi)(xi)得出的(de)(de)(de)結論(lun)更(geng)加科學合(he)理(li)。

市(shi)場環境分(fen)(fen)析(xi)是(shi)從計(ji)劃舉(ju)辦的展(zhan)會(hui)項(xiang)目(mu)的外部(bu)因素(su)出(chu)發來(lai)分(fen)(fen)析(xi)舉(ju)辦該(gai)(gai)展(zhan)會(hui)的條件是(shi)否具備；展(zhan)會(hui)項(xiang)目(mu)生(sheng)命(ming)力(li)分(fen)(fen)析(xi)則(ze)是(shi)從計(ji)劃舉(ju)辦的展(zhan)會(hui)項(xiang)目(mu)的本身出(chu)發，分(fen)(fen)析(xi)該(gai)(gai)展(zhan)會(hui)是(shi)否有發展(zhan)前途。分(fen)(fen)析(xi)展(zhan)會(hui)項(xiang)目(mu)的生(sheng)命(ming)力(li)，不是(shi)只(zhi)分(fen)(fen)析(xi)展(zhan)會(hui)舉(ju)辦一屆(jie)或兩(liang)屆(jie)的生(sheng)命(ming)力(li)，而是(shi)要(yao)分(fen)(fen)析(xi)該(gai)(gai)展(zhan)會(hui)的長期(qi)生(sheng)命(ming)力(li)，即要(yao)分(fen)(fen)析(xi)如果本展(zhan)會(hui)舉(ju)辦超(chao)過五屆(jie)以上，本展(zhan)會(hui)是(shi)否還有發展(zhan)前途的問(wen)題。

2、展會項目生命力分析

市場環境分(fen)(fen)(fen)析是從計(ji)劃舉(ju)(ju)辦(ban)的(de)(de)展(zhan)會(hui)(hui)(hui)項(xiang)目(mu)的(de)(de)外部因素出(chu)發(fa)來分(fen)(fen)(fen)析舉(ju)(ju)辦(ban)該(gai)(gai)展(zhan)會(hui)(hui)(hui)的(de)(de)條件是否(fou)具備；展(zhan)會(hui)(hui)(hui)項(xiang)目(mu)生(sheng)(sheng)(sheng)命(ming)力(li)分(fen)(fen)(fen)析則(ze)是從計(ji)劃舉(ju)(ju)辦(ban)的(de)(de)展(zhan)會(hui)(hui)(hui)項(xiang)目(mu)的(de)(de)本身出(chu)發(fa)，分(fen)(fen)(fen)析該(gai)(gai)展(zhan)會(hui)(hui)(hui)是否(fou)有(you)發(fa)展(zhan)前途(tu)。分(fen)(fen)(fen)析展(zhan)會(hui)(hui)(hui)項(xiang)目(mu)的(de)(de)生(sheng)(sheng)(sheng)命(ming)力(li)，不是只分(fen)(fen)(fen)析展(zhan)會(hui)(hui)(hui)舉(ju)(ju)辦(ban)一(yi)屆或兩屆的(de)(de)生(sheng)(sheng)(sheng)命(ming)力(li)，而是要(yao)分(fen)(fen)(fen)析該(gai)(gai)展(zhan)會(hui)(hui)(hui)的(de)(de)長期生(sheng)(sheng)(sheng)命(ming)力(li)，即要(yao)分(fen)(fen)(fen)析如果(guo)本展(zhan)會(hui)(hui)(hui)舉(ju)(ju)辦(ban)超過五(wu)屆以上(shang)，本展(zhan)會(hui)(hui)(hui)是否(fou)還有(you)發(fa)展(zhan)前途(tu)的(de)(de)問題(ti)。

3、展會執行方案分析

展會(hui)執(zhi)行(xing)(xing)方案(an)分(fen)析是從(cong)計劃舉(ju)辦的(de)展會(hui)項目(mu)的(de)本身出發，分(fen)析該展會(hui)項目(mu)立項計劃準備實施的(de)各(ge)種(zhong)執(zhi)行(xing)(xing)方案(an)是否(fou)完備，是否(fou)能保(bao)證該展會(hui)計劃目(mu)標(biao)的(de)實現。展會(hui)執(zhi)行(xing)(xing)方案(an)分(fen)析的(de)對象(xiang)是該展會(hui)的(de)各(ge)種(zhong)執(zhi)行(xing)(xing)方案(an)，分(fen)析的(de)重點是各(ge)種(zhong)執(zhi)行(xing)(xing)方案(an)是否(fou)合理、是否(fou)完備和是否(fou)可行(xing)(xing)。

需(xu)要強(qiang)調(diao)的(de)(de)一(yi)點(dian)是，對展(zhan)會(hui)基(ji)(ji)本(ben)框(kuang)架(jia)進行評估，重點(dian)不(bu)(bu)是分析構(gou)成(cheng)展(zhan)會(hui)基(ji)(ji)本(ben)框(kuang)架(jia)的(de)(de)某一(yi)個(ge)因素(su)的(de)(de)策劃安(an)排是否(fou)合(he)理(li)和(he)可(ke)行，而是從總(zong)體上(shang)(shang)分析展(zhan)會(hui)基(ji)(ji)本(ben)框(kuang)架(jia)是否(fou)合(he)理(li)和(he)可(ke)行。因為(wei)，盡管對構(gou)成(cheng)展(zhan)會(hui)基(ji)(ji)本(ben)框(kuang)架(jia)的(de)(de)每(mei)一(yi)個(ge)因素(su)的(de)(de)策劃安(an)排可(ke)能是合(he)理(li)和(he)可(ke)行的(de)(de)，但由(you)這些因素(su)所(suo)(suo)構(gou)成(cheng)的(de)(de)展(zhan)會(hui)基(ji)(ji)本(ben)框(kuang)架(jia)從總(zong)體上(shang)(shang)看卻可(ke)能是不(bu)(bu)合(he)理(li)和(he)不(bu)(bu)可(ke)行的(de)(de)。所(suo)(suo)以，要避免這種“個(ge)體合(he)理(li)，群體沖突”現象的(de)(de)出現，對展(zhan)會(hui)基(ji)(ji)本(ben)框(kuang)架(jia)進行評估就(jiu)十分重要。

4、展會項目財務分析

展會項目財(cai)務分析(xi)是從辦(ban)(ban)(ban)展機構財(cai)務的(de)角度出發，分析(xi)測算舉辦(ban)(ban)(ban)該(gai)展會的(de)費(fei)用支出和收益。展會項目財(cai)務分析(xi)的(de)主(zhu)要目的(de)是分析(xi)計劃舉辦(ban)(ban)(ban)的(de)展會是否經濟可行，并為即將舉辦(ban)(ban)(ban)的(de)展會指定資金(jin)使用規劃。

5、風險預測

從(cong)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)立項(xiang)可行性(xing)分(fen)析的(de)(de)(de)(de)角度看，風險就是辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機構(gou)(gou)在舉(ju)辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的(de)(de)(de)(de)過程中(zhong)，由于一些難以預(yu)料和(he)無法控制的(de)(de)(de)(de)因素的(de)(de)(de)(de)作用，使辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機構(gou)(gou)舉(ju)辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的(de)(de)(de)(de)計(ji)劃(hua)和(he)舉(ju)辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的(de)(de)(de)(de)實際收(shou)益與預(yu)期(qi)(qi)發生背離(li)，從(cong)而使辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機構(gou)(gou)舉(ju)辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的(de)(de)(de)(de)計(ji)劃(hua)落空；或者是即(ji)使展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)如期(qi)(qi)舉(ju)辦(ban)(ban)(ban)，但(dan)辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機構(gou)(gou)有蒙(meng)受一定的(de)(de)(de)(de)經濟(ji)損失(shi)的(de)(de)(de)(de)可能性(xing)。

6、存在的問題

包括通過以上可(ke)行性分(fen)析(xi)發(fa)(fa)現的(de)展會(hui)項目立項存在(zai)的(de)各種(zhong)問(wen)題、研究人員在(zai)可(ke)行性分(fen)析(xi)以外發(fa)(fa)現的(de)可(ke)能對展會(hui)產生影(ying)響的(de)其他問(wen)題等。

7、改進建議

針(zhen)對上述問(wen)題，提出對展(zhan)會項目立項策(ce)劃的(de)改(gai)進建(jian)議，指出要成功舉辦該展(zhan)會應該努力的(de)方向等。

8、努力的方向

根據展會的(de)(de)辦展宗旨和辦展目(mu)標，在上述分(fen)析的(de)(de)基(ji)礎上，針對存在的(de)(de)問(wen)題，提出要(yao)辦好(hao)該展會所需(xu)(xu)要(yao)具備(bei)的(de)(de)其他條件和需(xu)(xu)要(yao)努力的(de)(de)方向(xiang)。

三、《參展說明書》的寫作

（一）《參展說(shuo)明書》的概念

辦展機構(gou)在(zai)確定(ding)了(le)展會(hui)(hui)的(de)有關日期安(an)排，指(zhi)定(ding)了(le)展會(hui)(hui)承建商(shang)、展會(hui)(hui)運輸代理和展會(hui)(hui)旅游(you)代理以(yi)后，就可以(yi)著(zhu)手編制展會(hui)(hui)的(de)《參展說明(ming)書(shu)》了(le)。

《參(can)展(zhan)(zhan)說(shuo)明書》是(shi)辦展(zhan)(zhan)機構將展(zhan)(zhan)會籌備(bei)、開幕以及參(can)展(zhan)(zhan)商(shang)參(can)加展(zhan)(zhan)會時應注竟的其他問題匯編成冊(ce)(ce)，以方便參(can)展(zhan)(zhan)商(shang)進行(xing)參(can)展(zhan)(zhan)準(zhun)備(bei)的一種(zhong)小冊(ce)(ce)子。編制參(can)展(zhan)(zhan)商(shang)手冊(ce)(ce)是(shi)展(zhan)(zhan)會籌備(bei)過程(cheng)中的一項(xiang)基礎性的工作。

（二）《參展說明書》包含的主(zhu)要內(nei)容及寫作要求

從某種意義上講，參展說明書是幫助參展商進行參展籌備的綱領性文件，也是辦展機構對展會布展、展覽和撤展等各環節進行有效管理的指導性文件，參展商手冊所包含的內容涉及到舉辦展會的各個環節。
一般來說，參展(zhan)說明書主(zhu)要包括(kuo)以下幾方面(mian)的內容：

(1)前言(yan)。主要是對參(can)展(zhan)(zhan)商(shang)參(can)加本(ben)展(zhan)(zhan)會(hui)表示歡迎(ying)，說明本(ben)手冊編制的(de)原則(ze)和(he)目的(de)，提醒(xing)參(can)展(zhan)(zhan)商(shang)在籌展(zhan)(zhan)、布展(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)覽和(he)撤展(zhan)(zhan)等環節要自覺遵(zun)守(shou)本(ben)手冊的(de)相關(guan)規(gui)定等。前言(yan)一般都很(hen)簡(jian)短，言(yan)簡(jian)意賅。

(2)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)場(chang)地(di)(di)基本(ben)情(qing)(qing)況。包括展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)及展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)區(qu)平面(mian)圖(tu)(tu)、至展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)的(de)(de)交通圖(tu)(tu)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)場(chang)地(di)(di)的(de)(de)基本(ben)技術數據(ju)等。繪制(zhi)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)及展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)區(qu)平面(mian)圖(tu)(tu)時，要(yao)注(zhu)(zhu)意標明(ming)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)各(ge)(ge)種服務設施所在的(de)(de)位置(zhi)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)區(qu)和(he)(he)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)位劃分的(de)(de)詳細情(qing)(qing)況、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)內部通道和(he)(he)出人口(kou)等；在繪制(zhi)至展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)的(de)(de)交通圖(tu)(tu)時，要(yao)注(zhu)(zhu)意標明(ming)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)在該城(cheng)市的(de)(de)具(ju)體位置(zhi)、到(dao)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)可以利用的(de)(de)各(ge)(ge)種主要(yao)交通工具(ju)和(he)(he)交通路線、各(ge)(ge)指定接待酒店在該城(cheng)市的(de)(de)具(ju)體位置(zhi)等；對于該展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)場(chang)地(di)(di)的(de)(de)基本(ben)技術數據(ju)，要(yao)清楚(chu)準確(que)地(di)(di)列出地(di)(di)面(mian)承重、館(guan)內通風(feng)條件、貨運電(dian)梯容(rong)積容(rong)量、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)室內空間高度(du)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)入口(kou)高度(du)和(he)(he)寬度(du)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)的(de)(de)水電(dian)供應(ying)狀況等。對展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)場(chang)地(di)(di)基本(ben)情(qing)(qing)況的(de)(de)介紹(shao)．對于幫助參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商準確(que)地(di)(di)找到(dao)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)和(he)(he)自(zi)己的(de)(de)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)位，進而(er)進行展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)位搭裝和(he)(he)布展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)有著(zhu)很好的(de)(de)指引作用。

（3)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)基(ji)本信息。包括展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的(de)(de)(de)名稱、舉辦(ban)(ban)地點、展(zhan)(zhan)(zhan)覽時(shi)(shi)(shi)(shi)間(jian)、辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機(ji)構、展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)指(zhi)定(ding)(ding)承建商、指(zhi)定(ding)(ding)運(yun)輸(shu)(shu)代理、指(zhi)定(ding)(ding)旅(lv)游代理、指(zhi)定(ding)(ding)接待(dai)酒(jiu)店等(deng)。對(dui)于辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)時(shi)(shi)(shi)(shi)間(jian)，要具(ju)體(ti)列(lie)明(ming)(ming)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的(de)(de)(de)布展(zhan)(zhan)(zhan)時(shi)(shi)(shi)(shi)間(jian)、開(kai)幕時(shi)(shi)(shi)(shi)間(jian)、對(dui)專(zhuan)業觀眾和普(pu)通大(da)眾開(kai)放(fang)的(de)(de)(de)時(shi)(shi)(shi)(shi)間(jian)、撤展(zhan)(zhan)(zhan)時(shi)(shi)(shi)(shi)間(jian)、布展(zhan)(zhan)(zhan)撤展(zhan)(zhan)(zhan)加班時(shi)(shi)(shi)(shi)間(jian)等(deng)，對(dui)以(yi)上(shang)時(shi)(shi)(shi)(shi)間(jian)盡量精(jing)確(que)到小(xiao)時(shi)(shi)(shi)(shi)；對(dui)于辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機(ji)構，要具(ju)體(ti)列(lie)明(ming)(ming)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的(de)(de)(de)主(zhu)辦(ban)(ban)單(dan)位(wei)、承辦(ban)(ban)單(dan)位(wei)、支持(chi)單(dan)位(wei)和協辦(ban)(ban)單(dan)位(wei)等(deng)；另外，還(huan)要具(ju)體(ti)列(lie)明(ming)(ming)各(ge)辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機(ji)構、展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)指(zhi)定(ding)(ding)承建商、指(zhi)定(ding)(ding)運(yun)輸(shu)(shu)代理、指(zhi)定(ding)(ding)旅(lv)游代理、指(zhi)定(ding)(ding)接待(dai)酒(jiu)店等(deng)的(de)(de)(de)詳細聯系地址、聯系電話、傳真和聯系人，如(ru)果(guo)有網(wang)址和E—MAlL也最好能公布，以(yi)便參展(zhan)(zhan)(zhan)商在需(xu)要的(de)(de)(de)時(shi)(shi)(shi)(shi)候(hou)方便聯系各(ge)有關單(dan)位(wei)。

(4)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)規(gui)(gui)則(ze)。就(jiu)是展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)要求參展(zhan)(zhan)商(shang)和觀(guan)眾等參加展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)時(shi)所必須遵守的(de)(de)一些規(gui)(gui)章(zhang)制度(du)，包括：展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)有(you)關證(zheng)件使用(yong)和管理的(de)(de)規(gui)(gui)定(ding)(ding)(ding)、展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)現場保(bao)安和保(bao)險(xian)的(de)(de)規(gui)(gui)定(ding)(ding)(ding)、層位清潔的(de)(de)規(gui)(gui)定(ding)(ding)(ding)、物品(pin)儲(chu)藏的(de)(de)規(gui)(gui)定(ding)(ding)(ding)、現場使用(yong)水電的(de)(de)注(zhu)意事項(xiang)、現場展(zhan)(zhan)品(pin)銷售的(de)(de)規(gui)(gui)定(ding)(ding)(ding)、消防規(gui)(gui)定(ding)(ding)(ding)、知識(shi)產權保(bao)護(hu)規(gui)(gui)定(ding)(ding)(ding)、現場展(zhan)(zhan)品(pin)演示的(de)(de)注(zhu)意事項(xiang)等。展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)規(gui)(gui)則(ze)是所有(you)與會(hui)(hui)人員必須遵守的(de)(de)一些制度(du)，對展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)現場管理和維(wei)護(hu)現場秩序(xu)十分(fen)重要。

（5）展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標準展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標準展位的基本結構和配置都是一樣的，所以“標準展位說明”主要是對展位的標準配置作出說明，列明參展商使用標準展位的注意事項，
提出如果參展商需要增加非標準配置以外的其他配置的處理辦法等。
“空(kong)地(di)(di)展(zhan)位(wei)搭(da)(da)(da)裝說明”主要(yao)是(shi)對參展(zhan)商(shang)搭(da)(da)(da)建空(kong)地(di)(di)展(zhan)位(wei)作出的一些規(gui)定(ding)(ding)(ding)和要(yao)求(qiu)，如使用(yong)材料的要(yao)求(qiu)、動(dong)火作業的規(gui)定(ding)(ding)(ding)、消防(fang)安(an)全的規(gui)定(ding)(ding)(ding)和鋪設(she)電線的規(gui)定(ding)(ding)(ding)等。層位(wei)搭(da)(da)(da)裝指(zhi)南對指(zhi)導參展(zhan)商(shang)順利(li)、安(an)全地(di)(di)搭(da)(da)(da)裝展(zhan)位(wei)和布展(zhan)有較(jiao)大幫(bang)助。

(6)展(zhan)(zhan)(zhan)品(pin)(pin)運(yun)輸(shu)指(zhi)(zhi)南。是對參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)將展(zhan)(zhan)(zhan)品(pin)(pin)等物品(pin)(pin)運(yun)到展(zhan)(zhan)(zhan)覽現場(chang)所(suo)作的(de)一些指(zhi)(zhi)引(yin)和(he)(he)說明，主要包括(kuo)海(hai)(hai)(hai)外(wai)運(yun)輸(shu)指(zhi)(zhi)南和(he)(he)國內運(yun)輸(shu)指(zhi)(zhi)南等。不管是海(hai)(hai)(hai)外(wai)還是國內運(yun)輸(shu)指(zhi)(zhi)南，都要對展(zhan)(zhan)(zhan)品(pin)(pin)等的(de)運(yun)輸(shu)方(fang)式和(he)(he)運(yun)輸(shu)線路、各種貨品(pin)(pin)的(de)交運(yun)和(he)(he)文件(jian)提交的(de)期限、貨運(yun)文件(jian)的(de)準(zhun)備和(he)(he)交付、收費標準(zhun)、包裝(zhuang)、海(hai)(hai)(hai)關(guan)報關(guan)、回程運(yun)輸(shu)、可供選擇(ze)的(de)自選服(fu)務等作出具體說明。展(zhan)(zhan)(zhan)品(pin)(pin)運(yun)輸(shu)指(zhi)(zhi)南對幫助參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)及時安(an)排展(zhan)(zhan)(zhan)品(pin)(pin)等物品(pin)(pin)的(de)運(yun)輸(shu)有較大的(de)作用。

(7)會展(zhan)(zhan)旅(lv)(lv)游信(xin)息。是對解決(jue)參(can)(can)展(zhan)(zhan)商及觀眾(zhong)等(deng)(deng)參(can)(can)加展(zhan)(zhan)會期(qi)間的交通、吃、住、行等(deng)(deng)需要(yao)和(he)(he)展(zhan)(zhan)會前后的旅(lv)(lv)游需要(yao)等(deng)(deng)作出(chu)的一些說明。會展(zhan)(zhan)旅(lv)(lv)游信(xin)息要(yao)詳細地列出(chu)各(ge)指定(ding)接待酒(jiu)店的檔次(ci)、協(xie)議優惠價格、地址(zhi)、聯(lian)系電話和(he)(he)傳(chuan)真(zhen)以及聯(lian)系人、與展(zhan)(zhan)館的距離(li)等(deng)(deng)，要(yao)列出(chu)海外(wai)觀眾(zhong)和(he)(he)參(can)(can)展(zhan)(zhan)商入境的簽證辦法、會展(zhan)(zhan)期(qi)間及前后可供選擇的商務考(kao)察和(he)(he)觀光(guang)休(xiu)閑旅(lv)(lv)游的線(xian)路和(he)(he)安排(pai)等(deng)(deng)。會展(zhan)(zhan)旅(lv)(lv)游信(xin)息主(zhu)要(yao)是為了方便參(can)(can)展(zhan)(zhan)商及觀眾(zhong)的日(ri)常(chang)生活服(fu)務的。

(8)相關表格。是有關參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務表、聘請臨時服務人員申請表、額外工作證
和邀請卡申請表、研討會和技術交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。
參展(zhan)(zhan)(zhan)說明(ming)書(shu)編制成功以(yi)(yi)后，可以(yi)(yi)印刷成冊，在展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)開幕前適(shi)當的(de)時間(jian)寄給參展(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)，也可以(yi)(yi)將其內容發(fa)布(bu)在展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的(de)專(zhuan)門網站上供參展(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)閱覽(lan)和下載，如果展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)有海外參展(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)，還要將參展(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)手(shou)冊翻(fan)譯成外語文本。

（三）《參展說明書》的作用

《參展(zhan)說(shuo)明(ming)書》主(zhu)要是為(wei)方(fang)便和(he)指引叁展(zhan)商順利(li)進(jin)行籌展(zhan)、布展(zhan)、展(zhan)覽(lan)和(he)撤展(zhan)等服(fu)務的(de)(de)，它(ta)不(bu)僅對(dui)參展(zhan)商進(jin)行參展(zhan)籌備有著十分重(zhong)要的(de)(de)指引作用，也對(dui)辦展(zhan)機構對(dui)展(zhan)會的(de)(de)布展(zhan)、展(zhan)覽(lan)和(he)撤展(zhan)等各壞節進(jin)行有效的(de)(de)現場管理有很大的(de)(de)幫助和(he)影響(xiang)：

1、參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)說明(ming)(ming)書(shu)對(dui)(dui)參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)的(de)(de)(de)指(zhi)引(yin)作(zuo)用。參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)手冊分別對(dui)(dui)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽場地、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)基本情(qing)況(kuang)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)規則、層位(wei)搭裝、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)品運(yun)輸(shu)和(he)會(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)旅(lv)游等(deng)作(zuo)出詳細的(de)(de)(de)說明(ming)(ming)，參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)在(zai)(zai)得到參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)說明(ming)(ming)書(shu)以(yi)后(hou)(hou)，就可(ke)以(yi)按(an)(an)照該(gai)說明(ming)(ming)書(shu)的(de)(de)(de)指(zhi)引(yin)對(dui)(dui)叁展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)的(de)(de)(de)各項準備工作(zuo)進(jin)行籌備，如(ru)安排展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)品的(de)(de)(de)運(yun)輸(shu)、準備展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)位(wei)的(de)(de)(de)搭裝材料和(he)設計等(deng)；在(zai)(zai)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)布(bu)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)現場，參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)將按(an)(an)該(gai)說明(ming)(ming)書(shu)的(de)(de)(de)有關要求進(jin)行展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)位(wei)搭裝和(he)布(bu)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)，避免(mian)布(bu)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)期(qi)間的(de)(de)(de)盲目和(he)違(wei)規；在(zai)(zai)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽期(qi)間，參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)可(ke)以(yi)按(an)(an)該(gai)說明(ming)(ming)書(shu)的(de)(de)(de)要求布(bu)置(zhi)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)品演示；在(zai)(zai)撤展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)期(qi)間，參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)可(ke)以(yi)按(an)(an)照該(gai)說明(ming)(ming)書(shu)的(de)(de)(de)指(zhi)引(yin)有條(tiao)不紊地撤展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)；展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)結(jie)束后(hou)(hou)，

參(can)展商還可(ke)(ke)以(yi)按照(zhao)該說(shuo)明(ming)書的(de)指(zhi)引(yin)選(xuan)擇適(shi)合自己需要(yao)的(de)會(hui)展旅游。在(zai)參(can)展說(shuo)明(ming)書的(de)指(zhi)引(yin)下，參(can)展商可(ke)(ke)以(yi)更有(you)效(xiao)地準備和完成參(can)加展會(hui)各工作環節的(de)各項事務(wu)。

2、參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)說明(ming)書對(dui)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會現(xian)(xian)(xian)場管理的(de)(de)(de)作用(yong)。參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)說明(ming)書對(dui)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會在籌(chou)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、布展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)和(he)(he)撤(che)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)期間的(de)(de)(de)各(ge)項規(gui)定，不僅(jin)有利(li)于(yu)(yu)指導(dao)各(ge)參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商按(an)規(gui)定辦(ban)(ban)(ban)事，也有利(li)于(yu)(yu)辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)機構按(an)該手冊的(de)(de)(de)規(gui)定監督展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會現(xian)(xian)(xian)場的(de)(de)(de)各(ge)種(zhong)事宜，并按(an)手冊的(de)(de)(de)規(gui)定為(wei)參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商提供各(ge)種(zhong)服(fu)務(wu)。參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商手冊是辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)機構對(dui)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會籌(chou)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、布展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)和(he)(he)撤(che)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)等環節進行(xing)現(xian)(xian)(xian)場管理的(de)(de)(de)重要依據之一，它為(wei)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會各(ge)階(jie)段(duan)制(zhi)定了(le)大家必須遵守的(de)(de)(de)行(xing)為(wei)規(gui)范(fan)，有利(li)于(yu)(yu)辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)機構按(an)此規(gui)范(fan)對(dui)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會各(ge)環節的(de)(de)(de)現(xian)(xian)(xian)場進行(xing)管理。

3、參展(zhan)(zhan)(zhan)說(shuo)(shuo)明(ming)書對(dui)觀(guan)眾(zhong)的(de)作(zuo)(zuo)(zuo)用。除了對(dui)參展(zhan)(zhan)(zhan)商的(de)指(zhi)引和對(dui)展(zhan)(zhan)(zhan)會現場(chang)管理的(de)作(zuo)(zuo)(zuo)用外(wai)，參展(zhan)(zhan)(zhan)說(shuo)(shuo)明(ming)書對(dui)展(zhan)(zhan)(zhan)會觀(guan)眾(zhong)也能起一定的(de)作(zuo)(zuo)(zuo)用。比如，手(shou)冊對(dui)展(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)(guan)平面圖、館(guan)(guan)內服務設施分布圖、交通(tong)路線、指(zhi)定接待酒店和展(zhan)(zhan)(zhan)會開放時間(jian)的(de)說(shuo)(shuo)明(ming)，就對(dui)觀(guan)眾(zhong)參觀(guan)展(zhan)(zhan)(zhan)會有較大的(de)幫(bang)助。

觀(guan)眾在(zai)(zai)展(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)交(jiao)通路線圖的(de)指引下(xia)可(ke)(ke)以(yi)更(geng)方(fang)便地達到(dao)(dao)展(zhan)(zhan)(zhan)館(guan)，在(zai)(zai)館(guan)內服務設施分(fen)布圖的(de)指引下(xia)可(ke)(ke)以(yi)找到(dao)(dao)自(zi)己(ji)需要的(de)服務提供點，可(ke)(ke)以(yi)享受展(zhan)(zhan)(zhan)會指定接待(dai)酒(jiu)店的(de)優惠價(jia)格待(dai)遇．在(zai)(zai)展(zhan)(zhan)(zhan)會開放時(shi)間說明的(de)指引下(xia)可(ke)(ke)以(yi)合(he)理(li)地安排(pai)自(zi)己(ji)的(de)參觀(guan)時(shi)間等(deng)等(deng)。

一般來說，展(zhan)會的觀眾(zhong)有很大一部分是各參(can)展(zhan)商自己邀請來的，參(can)展(zhan)商一般都會將上述信(xin)息通知其邀請的觀眾(zhong)，這樣，參(can)展(zhan)說明書對觀眾(zhong)所起的作用將更(geng)大。

四、編制《參展說明書》的基本原則

從(cong)參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)說(shuo)明書(shu)所起(qi)的作(zuo)用我(wo)們可以看出，參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)說(shuo)明書(shu)是展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)籌(chou)備過程(cheng)中(zhong)的一個重要(yao)文(wen)件。要(yao)讓參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)說(shuo)明書(shu)在展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)籌(chou)備過程(cheng)中(zhong)切實(shi)地起(qi)到(dao)(dao)上(shang)述作(zuo)用，在編制參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)商手(shou)冊時，我(wo)們必須(xu)做到(dao)(dao)：

第一、實用。參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)說(shuo)明書所(suo)包含的(de)內(nei)容(rong)必須是對參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商進行籌展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、布展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽和(he)撤展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)等有較(jiao)大的(de)指引作用，或者是對辦(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)機構對展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會籌展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、布展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽和(he)撤展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)各(ge)環節進行管理有較(jiao)大幫助，或者對參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商邀請其老客戶來展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會參(can)觀有輔助作用，否(fou)則，該內(nei)容(rong)就不能進入參(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商手(shou)冊。

第二、簡潔明了。參展說明書對各方面內容的說明和敘述應該簡潔，文字不要太多，篇幅不要太長，能說明問題就行；參展說明書對各方面內容的說明和敘述必須準確、具體，讓人看得明明白白，不能讓人看不懂，更不能讓人產生歧義．否則，在展會籌展、布展、
展覽(lan)和撤展等環節的具(ju)體執行中就會引起(qi)爭議，既不利(li)于(yu)參展商(shang)展出，也不利(li)于(yu)辦展機構對展會現場進行管理(li)。

第三(san)、詳(xiang)細全面(mian)。對于參展(zhan)說明書提到的各項內容要(yao)盡量(liang)詳(xiang)細，如對布展(zhan)和(he)(he)撤展(zhan)加班時間的規定可(ke)以具(ju)體到小時和(he)(he)分(fen)鐘，對各種表格的返回(hui)最后(hou)期(qi)限的規定具(ju)體到某(mou)月某(mou)日等等，這樣更有

利于展會具體操作和管理；對于參展說明書提到的各項內容要做到沒有遺漏，
如對(dui)展(zhan)覽場地(di)基本情況的(de)說明中，對(dui)展(zhan)館(guan)人口的(de)高(gao)度(du)和寬度(du)、對(dui)展(zhan)館(guan)的(de)地(di)面承重能(neng)(neng)力、對(dui)消(xiao)防的(de)注意(yi)事項等要一一列明，不(bu)能(neng)(neng)遺漏(lou)，否則，現場操作就會(hui)出現問題，比(bi)如，如果(guo)沒有提到展(zhan)館(guan)入口的(de)高(gao)度(du)和寬度(du)，就有可能(neng)(neng)會(hui)使一些較大(da)較長的(de)物品進不(bu)了展(zhan)館(guan)。

第四、美觀。參(can)展說(shuo)(shuo)明(ming)書的排版和制(zhi)作要美觀大方，印(yin)刷講究(jiu)，盡量不要出(chu)現(xian)錯別字(zi)和其他印(yin)刷錯誤；參(can)展說(shuo)(shuo)明(ming)書的制(zhi)作和用紙(zhi)與展會的檔次和辦展機構(gou)的品牌與聲譽相(xiang)符，不能讓人產(chan)生(sheng)不好(hao)的聯想。

第五、專(zhuan)業(ye)。參(can)展說明書的(de)遣詞造句(ju)要(yao)符合(he)行業(ye)習慣和規范，要(yao)使(shi)用(yong)行業(ye)熟悉的(de)語言，所涉及的(de)術語要(yao)規范，不能(neng)想當(dang)然(ran)地(di)使(shi)用(yong)一些行業(ye)比較陌生的(de)詞語；內(nei)容(rong)編排要(yao)符合(he)參(can)展商(shang)籌展的(de)籌備程序，不能(neng)讓(rang)他們(men)翻來覆去地(di)尋找自己需要(yao)了解的(de)內(nei)容(rong)。

第六、國際(ji)化(hua)。如果展(zhan)會是(shi)國際(ji)性的(de)展(zhan)會，或(huo)者(zhe)展(zhan)會有向國際(ji)化(hua)方向發展(zhan)的(de)打算，那么，參(can)展(zhan)說(shuo)(shuo)明(ming)(ming)書(shu)的(de)內容編排和制作也(ye)要(yao)(yao)盡量(liang)做到符合國際(ji)參(can)展(zhan)商的(de)需要(yao)(yao)，如除要(yao)(yao)有中(zhong)文的(de)文本(ben)外還要(yao)(yao)有外文的(de)文本(ben)。外文文本(ben)的(de)參(can)展(zhan)說(shuo)(shuo)明(ming)(ming)書(shu)，其翻(fan)譯(yi)一定要(yao)(yao)準確(que)(que)，因(yin)為(wei)海外參(can)展(zhan)商就是(shi)根據該說(shuo)(shuo)明(ming)(ming)書(shu)來籌(chou)備各項參(can)展(zhan)事宜的(de)；如果翻(fan)譯(yi)不準確(que)(que)，將(jiang)會給他們(men)帶來極大的(de)不便。