一、備忘錄是干什么用的

作(zuo)為個人使用的(de)備(bei)忘錄，除了記錄備(bei)忘事項這一基本用途外(wai)，備(bei)忘錄更多地是(shi)和時間管理相結合的(de)，它屬(shu)于時間管理方法的(de)第一步(bu)——收集。

收(shou)集(ji)就是指把所有在腦海里(li)浮現的(de)信息(xi)（任(ren)務，想(xiang)法，項目等(deng)）記錄到隨身攜(xie)帶的(de)小本(ben)子上任(ren)何適合(he)你(ni)的(de)工(gong)具（包(bao)括紙質(zhi)本(ben)子、APP、WEB版應用），把你(ni)的(de)工(gong)作(zuo)從大腦里(li)面清出來，記錄在可(ke)以看(kan)到的(de)地方，GTD把這個(ge)叫做“收(shou)納箱(xiang)”。

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收集分三步完成：把任務從大腦里清出來；填進收集的設(she)備里；準備(bei)下一步(bu)的處理(li)。

1、需要收集的工作內容有

（1）承諾他人的事(shi)情，如明天(tian)我要給XX發(fa)個XX材(cai)料。

（2）工作(zuo)中要(yao)做的事情，如XXX集(ji)團XX項目、XXX大會準備等(deng)。

（3）生命中應當承擔的責任，如我要(yao)幫(bang)助XXx干(gan)XXXX，我要(yao)拯(zheng)救全地球等(deng)(deng)等(deng)(deng)。

（4）生(sheng)活中的各種雜事，如幫媳婦打醬油，給孩子(zi)買生(sheng)日禮物等(deng)。

（5）突然冒出的靈感想法(fa)，如突然想SNS是(shi)不是(shi)可以跟家教(jiao)結合在一起，需要(yao)去論證一下。

（6）接受到得各種材(cai)料，需要處理。

等等，只要(yao)是跟自己(ji)有關，需要(yao)去過問或做的事情，都統統的收集到一起，放到一個容(rong)器里，我們稱之(zhi)為“收納箱(xiang)”。

2、收集的過程中有幾個注意事項

（1）完整的收(shou)集。做(zuo)到一件都不(bu)漏，這樣(yang)系統才(cai)能完全幫(bang)你管理起(qi)你的生活和工作(zuo)。

（2）一(yi)(yi)定盡量減(jian)少(shao)你用于(yu)(yu)收(shou)集雜事的工具的數量。這樣便(bian)于(yu)(yu)統一(yi)(yi)管(guan)理，不容易(yi)漏掉，而且簡便(bian)。

（3）你的(de)工具(ju)隨(sui)時(shi)隨(sui)地都能收集。不(bu)能隨(sui)時(shi)收集，很難(nan)做到第(di)一(yi)條(tiao)完整性。

（4）按照你的(de)愛(ai)好選擇工(gong)具，最喜歡的(de)工(gong)具才會(hui)用(yong)。

二、備忘錄格式怎么寫

備忘(wang)錄在公文函件(jian)中，它(ta)的等(deng)級(ji)是比較低的，主要用(yong)來提醒、督促對方，或就某個問題提出自己的意見或看法。在業務上，它(ta)一般用(yong)來補充正(zheng)式文件(jian)的不足。

作為公司的(de)備忘錄，在(zai)書寫時要注(zhu)意(yi)格式問(wen)題，如：

1、標題，備忘錄的標題有以下兩種寫法

（1）單一性標題

常見的單一性標(biao)題寫法是直接標(biao)示文種(zhong)名稱，如“備(bei)忘(wang)錄”。

（2）兩要素標題

兩(liang)要素標題由發(fa)文(wen)單位名稱和文(wen)種組成，如(ru)“萬向(xiang)節集團(tuan)公司備忘錄”。

2、眉首，眉首也稱書端，位于標題之下，正文之上

（1）發文人或發文單位名稱，也稱發自

標(biao)示(shi)為來自、自，其后面寫(xie)明(ming)發送信息的(de)人(ren)員(yuan)姓名或(huo)單位(wei)、部門名稱(cheng)，如“總經理辦(ban)公室”，人(ren)員(yuan)姓名的(de)前面可以根據(ju)需要標(biao)示(shi)其職(zhi)務。

（2）收文人或收文單位名稱，也稱發給、發送、致

其(qi)后面(mian)寫明接(jie)收信息的(de)人員姓(xing)名或單位、部門名稱，如“人力(li)資源部”，人員姓(xing)名的(de)前面(mian)可以根據需要標示(shi)其(qi)職務。

（3）地址

一般包(bao)括(kuo)發文(wen)人或發文(wen)單位(wei)地(di)址(zhi)和收文(wen)人或收文(wen)單位(wei)地(di)址(zhi)，有的(de)還包(bao)括(kuo)電(dian)報(bao)掛號、電(dian)傳號、電(dian)話號碼等。地(di)址(zhi)一項寫在左上角(jiao)編號處(chu)的(de)下(xia)面，其格式與(yu)書信(xin)的(de)寫法相同。

（4）發文日期

即寫明備(bei)忘錄發出的日期。

（5）主題

寫(xie)明備忘錄(lu)正文的主題思想或(huo)內容梗概(gai)，一(yi)(yi)般(ban)要用(yong)類似電報類的詞組或(huo)短語標(biao)(biao)示(shi)。許多單位有自己(ji)特制的信箋(jian)，在寫(xie)眉首時(shi)，其格(ge)式(shi)和標(biao)(biao)點符號的使用(yong)與一(yi)(yi)般(ban)信件的寫(xie)法(fa)基(ji)本相同。

3、正文

在眉首下方直接書(shu)寫(xie)需要(yao)傳遞事項的具體(ti)內容。可以是一(yi)段到底，篇段合一(yi)；如果內容較多，可以采(cai)用(yong)分(fen)段書(shu)寫(xie)。段落起首應(ying)采(cai)用(yong)空兩格(ge)的形(xing)式。

4、結束語

如(ru)果為(wei)了表示對對方的尊重，也(ye)可以(yi)(yi)寫(xie)上致敬語(yu)作為(wei)結束(shu)語(yu)。如(ru)果沒(mei)有必要(yao)也(ye)可以(yi)(yi)省略致敬語(yu)。

5、簽署

正文或者結束(shu)語之(zhi)后下方寫明發文人或發文單位的名(ming)稱。寫法與一般信件的格式相同(tong)。

怎么樣？備忘錄的(de)格式你(ni)學會了嗎？